Wanneer moet ik werknemers betalen voor reistijd?

Wat is werknemersreizen?

In het algemeen moet de tijd die werknemers aan werkgerelateerde activiteiten besteden, worden betaald. Reizen die verband houden met de plichten van de werknemer en de tijd die wordt besteed aan woon-werkverkeer (reizen tussen huis en werk), worden niet betaald. Reistijd kan zowel lokale reizen als reizen weg van huis omvatten.

Reistijd versus woon-werktijd

Woon-werkverkeer gaat heen en weer naar zijn werk. Iedereen (tenminste iedereen die niet thuis werkt) pendelt naar een baan.

Woon-werktijd is persoonlijke tijd, niet bedrijfstijd. De IRS staat niet toe dat bedrijven de reistijd van het woon-werkverkeer als bedrijfskosten aftrekken en werknemers moeten niet worden betaald voor de reistijd.

Het ministerie van arbeid (DOL) bespreekt werknemers die door de werkgever geleverde voertuigen besturen. De DOL beschouwt de tijd die wordt besteed aan het reizen van huis naar werk door een werknemer in een door de werkgever verstrekt voertuig, of aan activiteiten die door een werknemer worden verricht en die verband houden met het gebruik van het voertuig voor woon-werkverkeer, zijn over het algemeen niet "uren gewerkt" en, daarom hoeft niet te worden betaald.

Hier is een vuistregel: als u een reis autoriseert, ongeacht hoe de werknemer reist (auto, trein, bus, enz.), Moet de reistijd worden betaald.

Reiskosten voor werknemers per uur

Het betalen aan werknemers voor lokale reistijd is alleen van toepassing op niet-vrijgestelde (per uur) werknemers, niet om (professionele of leidinggevende) werknemers vrij te stellen. Vrijgestelde werknemers worden betaald voor hun expertise door de baan, niet per uur.

Reisvoorbeelden: betaald of niet betaald?

• Een medewerker rijdt dagelijks vanuit zijn huis naar zijn werk. Je vraagt ​​hem om te stoppen onderweg en bagels op te halen voor de personeelsvergadering. Deze rijtijd wordt niet betaald. De tijd die reist naar het werk is nooit betaalde tijd; de tijd om te stoppen voor de bagels is "incidenteel" voor het woon-werkverkeer en maakt geen deel uit van het werk van de werknemer.
• U vraagt ​​een medewerker om in de winkel naar een winkel te rijden om bagels te krijgen voor de vergadering op kantoor. Als de werknemer deze reis maakt tijdens de normale werkuren, moet hij of zij worden betaald.
• Een LPN (erkende professionele verpleegkundige) werkt voor een verpleegafdeling en reist tussen de twee locaties van deze faciliteit zoals voorgeschreven, waarbij patiënten op beide locaties worden verzorgd. Haar dagelijkse reistijd moet in haar loon worden opgenomen omdat ze niet pendelt, maar reist tussen werklocaties.

Medewerkers betalen voor bestede tijd weg van huis

Medewerkers die voor zakelijke doeleinden naar een andere locatie reizen, zijn een ander geval. Over het algemeen moet u werknemers betalen voor bestede tijd die onder uw controle staat en tijd die zij niet kunnen uitgeven als zij dat willen. Dus als een medewerker van Cleveland naar Pittsburgh reist voor een tweedaags seminarie in de richting van het bedrijf, moet een deel van de tijd van de werknemer worden vergoed.

In het geval van werknemers in loondienst is het betalen van reistijd geen probleem, omdat werknemers in loondienst worden betaald voor de baan, niet voor gewerkte uren. Betalen voor zakelijke reistijden kan een probleem zijn, maar in het geval van een werknemer per uur.

Het betalen van reistijd voor een dag of een overnachting is ingewikkeld.

Neem contact op met het dichtstbijzijnde districtskantoor van het Amerikaanse ministerie van arbeid voor informatie over specifieke voorbeelden van reistijden die van invloed zijn op uw bedrijf. U kunt ook contact opnemen met een arbeidsauditeur om deze kwesties te bespreken.

Reiskostenvergoeding

Naast het betalen van werknemers voor reistijd, moet u hun reiskosten betalen. Het ministerie van Arbeid vereist geen vergoeding van reiskosten, maar het is zinvol om werknemers te betalen als u ze nodig heeft om te reizen. Reiskosten zijn aftrekbaar voor uw bedrijf en werknemers kunnen niet-vergoede reiskosten in mindering brengen. Als werknemers zakelijke en persoonlijke reizen combineren, moet u het gedeelte dat bedrijfsgerelateerd is sorteren en alleen deze uitgaven betalen.

Staatsreglementering voor betalen voor werknemersreizen

Neem contact op met uw nationale arbeidsbureau om te zien of er regels zijn die de federale regels kunnen vervangen.

Voor meer informatie

heeft The Balance enkele tips voor het verlagen van de kosten van het reizen met werknemers.

SHRM (de Society for Human Resource Management) heeft meer informatie over het betalen van reistijd van werknemers.

Zie IRS-publicatie 535: Zakelijke uitgaven voor meer informatie van de IRS over de reistijd van werknemers.