De beste manier om werknemers te betalen voor hun kilometers

Wat is de beste manier om werknemers voor kilometers te betalen voor hun bedrijfsvoertuig? Ik heb deze vraag besproken met Craig Powell, CEO van Motus, Motus levert een voertuigbeheer- en vergoedingsplatform dat eerlijke en accurate vergoedingen voor mobiele werknemers verzekert.

Wat zijn de mogelijkheden voor het opzetten van een rijsysteem voor mijn bedrijf?

Bedrijfsarbeiders worden steeds meer mobiel, met meer werknemers die dagelijks op zakenreis zijn.

U heeft twee alternatieven voor uw bedrijf: een vlootprogramma van bedrijfsauto's, of een vergoedingsprogramma voor werknemers die hun eigen auto's aandrijven.

Een vlootprogramma (bedrijfsauto's) is een aantrekkelijke optie voor werkgevers die transport nodig hebben voor specifieke functies, zoals servicewagens, bestelwagens, vrachtwagens of die met andere apparatuurvereisten. Het vlootprogramma geeft uw bedrijfscontrole en het toezicht op zaken als verzekering en onderhoud van voertuigen en de mogelijkheid om de voertuigfuncties te kiezen die het bedrijf belangrijk vindt. Deze omvatten functies zoals corporate branding, veiligheidselementen en telematica om 24/7 inzicht te krijgen in waar hun voertuigen zich bevinden en worden aangedreven.

->

A vergoedingsprogramma voor werknemers die hun eigen auto's aandrijven, wordt gebruikt door bedrijven die geen speciale voertuigen of vrachtwagens nodig hebben voor hun werknemers, zoals verkoop- en dienstverlenende bedrijven.

Terugbetaling biedt flexibiliteit en keuze voor werknemers, vereist minder interne administratie en vereist geen voorafgaande kosten of kapitaalafvoer.

Wat is belangrijk bij het bepalen van welke systeem te gebruiken?

Ongeacht het model - vloot of vergoeding - moet u de werknemers goed terugbetalen voor het bedrijfsgebruik dat verband houdt met hun voertuigen of de gevolgen ondervinden, zoals dure IRS-audits of slechter, class-action rechtszaken.

Stel voor een vlootprogramma, , het voornaamste doel van het programma voor - als medewerker perk (voordeel) of om de transportbehoeften van uw bedrijf te voorzien. Als uw primaire doel is om een ​​zakelijk gereedschap te leveren, moet u de kosten van de vloot beperken door de kosten te verhogen die verband houden met het persoonlijke gebruik van voertuigen van werknemers.

Met een vergoedingsprogramma, kunt u kiezen uit een flat-car allowance, cent per mile programma of de standaard IRS-kilometersnelheid om hun werknemers te vergoeden. Maar al drie deze opties kunnen ervoor zorgen dat bedrijven duizenden dollars per medewerker per jaar verliezen omdat ze niet nauwkeurig rekening houden met de kosten van elke individuele chauffeur, zoals wisselende gasprijzen en het aantal gereden kilometers.

Wat is FAVR en waarom is het het beste alternatief voor kilometersvergoeding?

FAVR is een IRS-inkomstenprocedure die werknemers belastingvrij betaalt voor vaste en variabele kosten in verband met het rijden voor zaken. Vaste kosten kunnen verzekering-, licentie- en registratievergoedingen omvatten, terwijl variabele kosten inclusief brandstof en onderhoud omvatten.

FAVR is de meest nauwkeurige vergoedingsoplossing omdat het elke mobiele medewerker op maat vergoedt op basis van de lokale kosten en bedrijfsmijlpaal, die van maand tot maand kan verschillen.

Maar nauwkeurig vastleggen van alle vaste en variabele kosten kan complex zijn om te beheren. Daarom gebruiken de meeste werkgevers het niet.

Veel werkgevers kiezen in plaats van eenvoudiger vliegtuigauto's als een 'one size fits all' benadering (bijvoorbeeld $ 500 per maand per werknemer). Maar deze methode houdt niet rekening met het feit dat geen twee zakenreizen hetzelfde zijn, zodat geen twee medewerkers hetzelfde bedrag moeten terugbetalen. Een cents-per-mile programma terugbetaling is eerlijker, maar nog steeds niet accuraat.

Waarom is de IRS standaard kilometerverhouding niet het beste alternatief?

De meeste bedrijven maken gebruik van de IRS-bedrijfskostenvergoeding om te berekenen wat elke individuele werknemer terugbetaald moet worden. Maar het IRS-tarief is niet een vereiste vergoeding, omdat het gebaseerd is op de nationale gemiddelde kosten van het exploiteren van een voertuig tijdens het vorige jaar.

Het IRS-tarief is een point-in-time gemiddelde van de kosten met behulp van de voorgaande jaren, niet een daadwerkelijk vergoedingspercentage. Werknemers zouden meer op reis kunnen uitgeven dan ze worden vergoed, of ze zouden kunnen worden vergoed als de gasprijzen zijn gevallen - en er worden geen aanpassingen gemaakt in wat ze worden betaald omdat het gebaseerd was op de cijfers van vorig jaar.

Wat worden de meeste bedrijven verkeerd als het gaat om platte auto-vergoedingen versus vergoeding?

Vliegtuigauto's zijn gewoon niet eerlijk als het gaat om het terugbetalen van werknemers die op verschillende locaties wonen. Bijvoorbeeld, een werknemer kan in een gebied wonen waar gasprijzen 12 cent goedkoper zijn dan de prijzen in de volgende stad waar een andere werknemer woont. Ook de vaste kosten van zakenreizen, zoals de prijs van autoverzekeringspremies en belastingen, verschillen aanzienlijk op locatie.

Andere rijkosten variëren ook. Bijvoorbeeld, autoverzekeringspremies variëren sterk per staat, van $ 825 in Charlotte, North Carolina tot $ 3, 150 in Detroit, Michigan. Belastingen voor dezelfde 21.000 dollar draagkosten kosten 249 dollar in Nevada, maar kunnen zo veel kosten als $ 1, 689 in Rhode Island. Jaarlijkse reparatiekosten zijn niet hetzelfde in elke staat, ofwel gemiddeld 393 dollar in New Jersey, maar slechts 270 dollar in Vermont. Het betalen van hetzelfde vaste tarief aan werknemers die op verschillende locaties wonen, negeren deze afwijkingen volledig.

Omdat autovergoedingen als compensatie worden behandeld, zijn ze ook belastbaar voor zowel de werkgever die FICA-belastingen betaalt (Social Security and Medicare-belasting) en de werknemer die zowel FICA als inkomstenbelasting betaalt. Dit betekent dat het bedrijf het bedrag van de autovergoeding betaalt, plus de bijbehorende FICA-belastingbijdrage, terwijl de werknemer het bedrag van de autovergoeding, minder inkomstenbelasting en hun FICA-bijdrage, thuis brengt.In een belastingvrij vergoedingsmodel, zoals FAVR, neemt de werknemer exact het bedrag dat de werkgever terugbetaalt.

Welke fouten maken bedrijven in het laden voor persoonlijk gebruik van een vlootvoertuig?

Sommige werkgevers staan ​​hun werknemers in staat om vlootvoertuigen in eigen beheer te gebruiken voor hun persoonlijke rijgebruik. Maar u zou verbaasd zijn over hoeveel bedrijven zich niet realiseren dat dit persoonlijk gebruik belastbaar is voor de werknemer. Bedrijven hebben ook niet een goede manier om het bedrag te berekenen dat elke bestuurder voor dit belastbaar voordeel moet worden aangerekend.

Veelvoudige organisaties laden gewoon een platte hoeveelheid om persoonlijk gebruik over al hun chauffeurs te dekken, ongeacht hoeveel persoonlijke kilometers ze rijden. Dit kan uitkomen als een groot monetair voordeel voor werknemers die vlootvoertuigen heel veel gebruiken voor persoonlijk gebruik. Maar werknemers die vlootvoertuigen strikt voor bedrijfsgebruik gebruiken en hun eigen auto's voor eigen gebruik buiten de arbeidsvoorwaarden bewaren, kunnen onterecht overladen zijn.

Wat gebeurt er als een bedrijf haar werknemers niet nauwkeurig vergoeden?

Onjuiste vergoeding van werknemers voor bedrijfsgerelateerde rijkosten kost veel bedrijven duizenden dollars per jaar (ongeveer $ 3, 000 dollar per medewerker per jaar, zoals berekend door Motus). Dit is echter niets in vergelijking met de kosten van class action-rechtszaken. In de afgelopen jaren hebben werknemers hun werkgevers succesvol tot zoveel 7 miljoen dollar opgezegd om te compenseren voor onbillijke vergoedingspraktijken. In de staat Californië worden deze rechtszaken snel de regel geworden, niet de uitzondering, omdat de California Labor Code sectie 2802 bijzonder streng is.

De Californiëcode zorgt ervoor dat "Een werkgever vrijwaart zijn werknemer voor alle noodzakelijke uitgaven of verliezen die door de werknemer worden veroorzaakt in directe zin van het vervullen van zijn of haar taken. " Dit werd door werkgevers vaak geïnterpreteerd als beperkt tot de kosten van apparatuur of gereedschap die op het werk wordt gebruikt, maar wordt nu steeds meer gebruikt in kilometersvergoedingskwesties (Radio Shack en Toys" R "Us voorbeeld).

Fleetprogramma's komen ook met hun eigen uitdagingen om het personeel voor persoonlijk gebruik van deze voertuigen nauwkeurig op te laden. Het persoonlijke gebruik van bedrijfsvoertuigen moet op passende wijze gedocumenteerd zijn en de werknemers worden terugbetaald voor persoonlijk gebruik. Onder-gemelde persoonlijke kilometers brengt bedrijven risico's op kostbare IRS-audits en kan het bedrijf kosten in gemiste terugboekingen.

Wat zijn sommige middelen die mijn bedrijf kunnen helpen?

Uw bedrijf kan dezelfde technologie gebruiken die de nieuwe digitale werkplek toestaat om hun bedrijfskosten voor kilometers te volgen. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden:

• GPS-enabled smart devices voor het verzamelen en opslaan van zakelijke zakelijke reisinformatie
• Mobiele apps voor het automatiseren van de kilometers bijhouden van medewerkers en nauwkeurig rekening houden met de exacte zaken van de werknemer, pendel en persoonlijk mijl.

Met de juiste mobiele applicaties en softwareplatform kunt u de handmatige taken voor chauffeurs elimineren om de productiviteit te verhogen, de kosten te verlagen en de naleving van de IRS te waarborgen - alles inzicht in het rijgedrag en de mobiliteit van de personeelsbestand.