Video: Michel Kok l Super-to-do-lijstjes en wat echt werkt 2024
We hebben alles gedaan om te doen lijsten. Op een of andere manier lijkt er nooit genoeg op de dag om alle dingen op je to-do lijst te bereiken. Hier is een systeem dat werkt - en het kan ook voor u werken.
Een lijst is niet genoeg
Een "dingen om te doen lijst" maken is niet genoeg. Je moet ze rangschikken. U moet weten welke taken belangrijker zijn, zodat u zich kunt richten op hen. Dan moet je de middelen toewijzen aan die items, meet je vooruitgang en beloon jezelf voor je succes.
Rangschikking
Maak een overzicht van al je taken in een spreadsheet, alhoewel je ze ook op papier kunt doen. U kunt ze ook op uw computer of smartphone plaatsen, ze op uw kalender schrijven of ze invoeren aan een tijdbeheer software.
De eerste stap is om alles te vermelden wat u moet doen. Geef dan een rang aan hen, zodat u zich kunt concentreren op de belangrijke items. (Zie het artikel Pareto's Principle - De 80-20 Rule voor een vernieuwing waarom dit belangrijk is.)
Gebruik een A, B, C ranking. De A-lijst is de dingen die ik vandaag moet doen voordat ik vertrek. De B-lijst is dingen die je moet doen, maar niet noodzakelijkerwijs vandaag. Tenslotte is de C-lijst de dingen die je nodig hebt om tijd te vinden om snel te doen.
U kunt wellicht snel zien dat die dingen op de C-lijst, en zelfs de B-lijst, gewoon nooit gedaan worden. In een Operations Manager positie een aantal jaren geleden, bleek ik steeds meer gefrustreerd met mijn A-lijst. Niet alleen kwam ik er elke dag door, zoals ik altijd al had, maar de A-lijst bleef groeien.
Toen ik erachter kwam wat ik moest doen om mijn werklijst te maken voor mij, en ik ontwikkelde een systeem dat deed werkte.
Tijdbeheer
Het was niet genoeg om te weten wat belangrijk was; wat heeft de A-lijst gemaakt. Ik moest ook weten hoe lang het zou duren en hoeveel tijd ik aan hen moest besteden. Ik heb een kolom toegevoegd aan mijn to-do list met de geschatte tijd die elke taak moet nemen en een aangrenzende kolom met het cumulatieve totaal.
Dan heb ik een eenvoudige tijdstudie gedaan. Zoals ik elke taak heb gedaan, schreef ik wat ik deed en de begin- en eindtijden. Ik bleef een hele dag volgen. Toen herhaalde ik het een paar weken later op een andere dag. Het was niet een uitputtende enquête, maar het gaf me wat inzicht. Als Operations Manager werd veel van mijn dag opgetreden door onderbrekingen - omgaan met gebeurtenissen die er zijn gebeurd, crises die er zijn ontstaan of problemen die opgelost moeten worden. Deze onderbrekingen verbruiken gemiddeld vier uur per dag. Aangezien ik meestal een uur van tien uur werk, liet ik me zes uur per dag voor de dingen op mijn to-do list.
Elke nacht, voordat ik het kantoor verliet, zou ik mijn to-do lijst updaten. Ik zou de dingen verwijderen die ik had voltooid, gedelegeerd of gedegradeerd, voeg de nieuwe dingen toe die er waren gekomen, herrangschikken de prioriteiten om de belangrijkste taken bovenop te krijgen en de geschatte tijd aan elk toe te wijzen.Dan zou ik de lijst naar de zes uur mark gaan en een lijn trekken. Dat werd mijn doel voor de volgende dag.
Beloon jezelf
Vaak liep die lijn ergens op mijn A-lijst. Zelden was het ergens bij de bodem. Dat was echter mijn doel. Als ik de lijn slaagde of doorgegeven, ging ik naar huis alsof het een productieve en succesvolle dag was geweest.
In plaats van mezelf te verslaan over de dingen die ik niet kon bereiken, erkende ik mijn succes om mijn doel te hebben ontmoet of geslagen. De volgende dag moest ik opnieuw beginnen en het nieuwe doel bereiken, maar ik deed het vanuit het perspectief van het opbouwen van eerder succes, in plaats van de frustratie om steeds meer te doen wat ik tijd had om te bereiken.
U hebt een systeem nodig
Om succesvol te zijn, moet u een systeem ontwikkelen om uw tijd te beheren, zodat u meer kunt doen in de tijd die u heeft. Als je doellijn op je to-do lijst altijd dichtbij de top ligt, gaat je baas beginnen met zoeken naar iemand anders die elke dag iets verder in de lijst kan werken. Hieronder kunt u een aantal bronnen raadplegen om u beter te helpen bij het beheren van tijd.
Beheer dit probleem
Geef de taken op die u moet doen. Prioriteren die belangrijk zijn, niet alleen dringend.
Maak een plan voor wat je elke dag moet bereiken. Werk naar dat plan. Beloon jezelf als je je doel ontmoet of slaat.
Meer over tijdbeheer op de werkplek
- Hoe u uw tijdsmanagementvaardigheden kunt verbeteren
- Uw tijd en productiviteit beheren
- Een tijdbeheer systeem dat echt werkt
Hoe u een koude oproep voor een netwerkvergadering maakt
Hoe u een pensioenbegroting maakt, een stap voor stap gids
Geloven of niet, een budget kan leiden tot meer plezier bij pensioen! Hier is hoe het opstellen van een plan voor waar je wilt uitgeven kan leiden tot meer plezier.
Maakt, hoe u uw werkberichten opmerkelijk maakt
Wanneer een communicatie tot op het punt is, relevant, waard en dwingend, het beweegt de luisteraar of lezer naar actie. Zie hoe u dit doet.