Planning Checklist voor kleine evenementen

Kleine evenementen hebben veel meer flexibiliteit als het gaat om kansen met locaties, activiteiten en interactie. Uiteindelijk is het eenvoudiger om met de behoeften van een kleinere groep te werken. Natuurlijk moeten planners nog creatief zijn als je de dag goed wilt laten verlopen, en daarom heb ik een checklist gemaakt met items die je moet overwegen bij het coördineren van kleine evenementen.

Start met de basis

De beste ideeën beginnen met een solide basis, dus het is belangrijk om het kader van uw evenement in te stellen voordat u te ver vooruit kijkt.

Dingen zoals datums, tijden en routes moeten worden voltooid voordat u doorgaat met ingewikkelde details.

Kies de juiste locatie

U kunt gemakkelijker een kamer vinden voor een kleinere groep, maar de drempels voor de capaciteit worden krapper. Als uw evenement uitbreidt van 50 naar 100 personen, moet u mogelijk naar een grotere kamer gaan, afhankelijk van de capaciteit van uw locatie. Over het algemeen is het gemakkelijker om kleiner te worden, dus ga op zoek naar een ruimte die geschikt is voor uw grootste aanwezigheidsprojectie.

Een marketingstrategie uitstippelen

Zelfs als u een "gratis evenement" host, moet u dit nog steeds presenteren op een manier die uitnodigt tot registreren. Mensen willen weten hoe ze er baat bij hebben bij het bijwonen van de gelegenheid, en de manier waarop u uw uitnodigingen en marketingmateriaal noemt, kan van grote invloed zijn op het al dan niet verschijnen. Hoewel je evenement waarschijnlijk heel opwindend voor je klinkt, is de echte uitdaging om ook anderen enthousiast te maken.

Budget per persoon

Het enige nadeel van kleine evenementen is dat ze meestal meer kosten per persoon omdat de hotel- en cateringprijzen dalen naarmate de hoeveelheden toenemen. Om het nog gecompliceerder te maken, kan een daling van 20% in aantallen voor een klein evenement van invloed zijn op de prijsstatus van uw groep. Met dat in gedachten wilt u de kosten per persoon budgetteren op basis van het laagste verwachte aanwezigheidscijfer.

Als u dit nauwkeurig doet, neemt uw winstmarge juist toe voor elke persoon die u toevoegt via de projectie.

Play to Your Strengths

Kleine groepen bieden meer mogelijkheden voor georganiseerde discussies, dus gebruik dit in uw voordeel bij het plannen van de reisroute. Het is niet leuk om de hele dag met iemand te 'praten'. Daarom bieden veel kleine evenementen groepssessies of breakout-opties. Zelfs groepsprojecten kunnen onder de juiste omstandigheden worden geïntegreerd. Bedenk manieren om uw deelnemers bij de dialoog te betrekken, omdat dit hun retentiegraad van elke presentatie verhoogt.

Q & A-sessies en feedbackformulieren opnemen

De beste manier om een ​​sprong te maken bij het plannen van uw volgende evenement, is luisteren naar feedback van uw huidige evenement. Laat voldoende tijd over voor vragen aan het einde van elk segment. Je kunt ook vragen van je personeel stellen om het gesprek op gang te krijgen.Feedbackformulieren zijn eenvoudig genoeg om in uw informatiepakketten op te nemen, maar zorg ervoor dat u deelnemers vertelt hoe u ze wilt laten indienen.

Netwerk na evenement toevoegen

Een goede netwerkfunctie kan voor alle deelnemers een enorme meerwaarde betekenen. Als je effectief was in het stimuleren van de dialoog tussen deelnemers, zou iedereen aan het eind van de dag iets over elkaar moeten weten.

Het helpt altijd om voedsel beschikbaar te maken in een functie als deze en je kunt zelfs toezeggingen werven voor de dag van het evenement. Zoals ze zeggen, niets trekt een menigte als een menigte, dus wees proactief in het promoten van alle functies na het evenement.

Kleine evenementen hebben de potentie om een ​​rijke en lonende ervaring voor iedereen te zijn, maar je moet elke minuut plannen met het publiek in gedachten. Het goede nieuws is dat het elke keer makkelijker wordt omdat je precies begrijpt waar je gasten op hopen.