Een banketfeestorder (BEO) lezen en goedkeuren

Locaties willen er zeker van zijn dat grote evenementen zonder een hek gaan, of als er een hitch is, willen ze er zeker van zijn dat het niet hun fout is. Met dat in gedachten creëren zij zorgvuldig vervaardigde Banket Event Orders (BEO's) welke evenementencoördinatoren moeten ondertekenen. Hoewel het moeilijk kan zijn om te dagvaarden indien een BEO niet in de brief wordt gevolgd, is het voor alle doeleinden een wettelijk contract; zeker, het moet goed worden gelezen voordat het is ondertekend.

Wat is een Banquet Event Order (BEO)?

Bijna elke grote gebeurtenis die in een hotel of speciale evenement wordt gepland, vereist een Banket Event Order of BEO, een contract dat elk detail van het evenement omschrijft. Als u een gebeurtenisplanner bent, wil u vertrouwd raken met BEO's, zodat u ervoor kunt zorgen dat alle gegevens correct zijn bedekt.

De overeenkomst wordt vaak omschreven op een formulier dat selecties voor voedsel en drank, audio / visuele, kameropstelling, inclusief tafelcentra, personeelsbehoeften en alle andere items met betrekking tot uw evenement geeft. Inbegrepen in de BEO is een afgebroken lijst van kosten die u moet betalen.

De overeenkomst bevat waarschijnlijk "blokken" van informatie onder onderverdelingen, zoals contactgegevens, planning, voedsel- en drankregelingen, opstelling van de kamer, audiovisuele voorwaarden, voorwaarden en de handtekeningblokken.

Het bestellen van de Banquet Event Order

Hoewel het duidelijk is, moet u de BEO lezen en akkoord gaan met de voorwaarden die in de overeenkomst zijn omschreven. Lees ook de fijne afdruk.

Zorg ervoor dat u volledig op de hoogte bent van waar u mee akkoord gaat, inclusief alle kosten.

Controleer of het volgende in het algemene gedeelte van de BEO is beschreven:

• Informatie van het contactpersoon, inclusief een mobiele telefoonnummer
• Gebruik van de ruimte voor de dag van het evenement (dubbel controleer of de De genoemde ruimtes zijn de ruimten die je eigenlijk hebt getraind.
• Opzet, start en eindtijden voor het evenement
• Het totale aantal gasten verwacht

Voedsel- en drankregelingen

Een deel van de BEO wordt gewijd naar eten en drinken arrangementen.

• Het volledige menu, inclusief alle cursussen
• Elk item bij een buffet en hoe elk station in de kamer wordt geplaatst en geplaatst
• Hoe de locatie is van plan om de behoeften van gasten die speciale dieetproblemen hebben (zoals glutenvrije of vegetarische diëten) aan te pakken.
• Dienstijden
• Bijzondere voorzieningen met betrekking tot service, zoals wijn en mousserend water op de tafels.
• Een uiteenzetting van Alle voedingsprijzen
• Gedetailleerde lijst met alcohol, merken van alcohol en bieren beschikbaar bij de bar

Opstelling van de kamer

De BEO dient specifiek de gehele kamer op te stellen. Dit omvat:

• Plaatsing van tafels
• Aantal zitplaatsen per tafel
• Plaatsing van voedselstations
• Plek van vermaak (en details over accommodatie van entertainers, indien van toepassing, met inbegrip van opslag van apparatuur, toegang tot voedsel en drinken, ruimte veranderen, enz.)
• Plaats van bar / s

Sommige BEO's kunnen zelfs een diagram van de opgestelde kamer bevatten.

Audiovisuele en externe verkopers

Audiovisuele afspraken komen soms voor op een BEO, maar aangezien veel locaties contracten van een / v-diensten aan derden uitmaken, is het wellicht een apart contract.

Als het in de BEO is opgenomen, zorg ervoor dat alle details zijn afgerond voordat u het contract ondertekent.

Algemene voorwaarden

Alle contracten, inclusief BEO's, hebben de voorwaarden waaraan u zich moet houden. Zorg ervoor dat u zich bewust bent van alle voorwaarden voordat u het document ondertekent. Bijvoorbeeld, wat zijn de voorwaarden van de overeenkomst bij annulering? Hoe zullen geschillen worden opgelost als bijvoorbeeld een gast glijdt en valt?

Het is belangrijk om eventuele vragen van de faciliteitsbeheerder te stellen en de gegevens te bevestigen met uw klant alvorens te ondertekenen. Zodra u de BEO heeft getekend is het een bindend contract.