Items die u moet hebben op uw evenementen planning checklist

Elke gebeurtenisplanner die hun zout waard is, weet dat een checklist voor evenementen planning misschien het meest waardevolle hulpmiddel is bij het plannen van een succesvol evenement. Het is het enige evenementenplanningshulpmiddel dat u op het gemak zet wanneer u in het midden van de nacht wakker wordt in een paniekachtig zweet dat u een belangrijk detail in de planning van uw volgende gebeurtenis vergeten bent. Met een uitgebreide event planning checklist van je kant, kunt u uw evenement met vertrouwen benaderen, wetende dat u niets over het hoofd gezien hebt.

Wat als je jezelf super georganiseerd hebt en je al een checklist gebruikt bij het plannen van een evenement, maar je hebt geconfronteerd met situaties waarin je te laat bent geconstateerd dat je geen belangrijke details hebt gehad. Waar ben je verkeerd gegaan?

Elk evenement vereist een checklist voor event planning, ontworpen met dat specifieke evenement in gedachten en aangepast aan de individuele gebeurtenis specificaties. Dus elke gebeurtenis planning checklist is anders. Er zijn echter vijf items die u moet op uw event planning checklist, ongeacht of u een klein verjaardagsfeest of een grote bedrijfsfunctie plannen.

Sign Event Contracts

Dit lijkt misschien wel duidelijk, maar wees er zeker van dat je ondertekent - en ontvang ondertekende kopieën in ruil - alle contracten die je nodig hebt voor je evenement. Dit omvat evenementencontracten met de klant, locatie, verkopers, hotel, entertainment, enz. Een stevige handdruk is een mooie manier om zaken te doen maar niet de manier om de aanwerving van leveranciers te waarborgen en niet de manier om zich voor te bereiden op een klant .

Krijg alles op schrift en doe geen werk of besteden een bedrag aan bij het plannen van uw evenement totdat al het papierwerk is ondertekend en geleverd. Als u een afspraakplanner bent die een afspraak voor uw evenementen nodig heeft, klik dan hier.

Bevestig de gebeurtenis datum en tijd

U bent knie diep in de planningstadia voor dit evenement.

Hoe kan iemand de datum fout hebben? Verkopers hebben vaak andere zaken binnen. Klanten kunnen overeenkomen met een datum en tijd voor het evenement en simpelweg vergeten om u op de hoogte te stellen van de veranderingen in plannen. Voordat u begint met het plannen van uw evenement, controleer dan de datum en de start- en eindtijd en schrijf deze op schrift, zodat iedereen op dezelfde pagina staat.

Huur extra hulp

Onderschat niet de waarde van extra hulp op de dag van uw evenement. Er is altijd iets dat nodig is en de meeste evenementenplanners zijn al te druk om het evenement te runnen om hun aandacht te vestigen op situaties die zich voordoen. Verhuren van extra hulp is een belangrijke stap die vaak wordt over het hoofd gezien, totdat het mogelijk is te laat om het beste evenementenpersoneel te huren voor de baan bij de hand. Niet voor de overblijfselen voor het verhuren van evenementenpersoneel afrekenen.Zet dit item op uw evenement checklist en beveil de goed opgeleide medewerkers met de ervaring die u nodig heeft die past bij uw evenement budget.

Een doorlopen van een site uitvoeren

Niets vergelijkt het om iets in je gedachten te voorstellen, alsof je het handmatig vindt. Het doorlopen van de gebeurtenis site met uw klant en leveranciers is een kritische stap in het evenementenplanningsproces.

Het biedt de gelegenheid om vragen op te roepen, problemen aan te pakken en afspraken te maken over de opstelling van een kamer, inrichting, plaatsing van de registratie en de totale stroom van het evenement. Vaak, zelfs als we denken dat we duidelijk communiceren, is onze visie op iets in strijdig contrast met wat iemand anders voorstelt op basis van onze beschrijving. De fysieke ruimte doorloopt tijdens de planningstadia, zodat er geen verrassingen op de dag van de gebeurtenis zijn.

Include Reminders to follow-up

In de ideale wereld zou het een keer een keer genoeg zijn om ervoor te zorgen dat het werk wordt gedaan. Helaas werkt de echte werkwereld niet op die manier of in ieder geval niet het geval van evenementenplanning. Met zoveel details om te beheren en meerdere spelers die betrokken zijn bij verschillende stadia van het evenement, is het makkelijk om iets te verloren gaan.

Dus, als u uw checklist voor gebeurtenissen planning ontwikkelt om u georganiseerd en op schema te houden, moet u herinneringen voor bepaalde opvolgingen bevatten. Bijvoorbeeld, als u met de cateraar over menu-ideeën heeft gesproken, sluit een item op uw checklist voor de planning van gebeurtenissen die luidt: "Opvolgen van de cateraar op het voorgestelde menu" en "Schema-proeverij met de cateraar." Bij het plannen van gebeurtenissen is er geen zoiets als iets te veel bevestigen.