Maak een dagelijks plan efficiënter

De eerste en belangrijkste stap om efficiënter te werken, is om een ​​dagelijks plan op te zetten. Het is belangrijk dat je plan ergens opgeschreven wordt - op een kalender, notitieblok of op je computer opgeslagen. Ga niet elke dag door een mentale checklist.

Met een schriftelijk plan is het een must om nagende gedachten uit de achterkant van je hoofd te houden en om rampen te voorkomen omdat je iets vergeten bent.

De meeste vrouwen vinden dat ze van tijd tot tijd van een dagelijks plan moeten afwijken, maar met het helpen van je kan je je tijd beter organiseren, vooraf voorbereiden op specifieke projecten en een plan zal geven u een duidelijker mentale foto over alle dingen die u moet doen.

Wordt ontdaan van dagelijkse afleiding met een plan

Als u elke dag op het werk komt en onmiddellijk overweldigd raken met uw lange lijst "doe" en bureauclutter, zal u op zijn best als een racehorse bout (en snel uitbranden na een sprint, net als een racehorse), die zich richten op wat er op elk moment het meest druk is. Het ergste geval is dat je in een funk zit zonder te weten waar je moet beginnen. Hoe dan ook, elke dag is het elke dag de meest efficiënte manier om je werklading aan te vallen en de beste manier om jezelf uit te voeren, terwijl je alleen achteruit komt.

Zonder een plan zullen de afleiding van de dagen snel overnemen: de telefoon belt, je begint e-mails te beantwoorden, collega's beginnen met chit-chat en voordat je het weet, is de lunch tijd aangekomen en heb je weinig volbracht.

Je dagelijkse plan kan elke ochtend een uur bevatten om in te spelen door terug te bellen, e-mail te controleren voordat je aan de slag gaat met andere taken, maar het zal meer doen dan alleen als richtlijn dienen over wat je met je tijd moet doen. Bijvoorbeeld, als u opzettelijk een uur opzet om iets te doen en u over die termijn gaat, dan weet u dat u uw plan voor de volgende dag moet aanpassen.

Door uw dag in segmenten of taken te identificeren, kunt u gemakkelijker probleemgebieden identificeren en uw piek efficiëntietijden (dat wil zeggen dat u minder efficiënt kan zijn na de lunch als u van de middagafval leidt of een trage starter kan zijn in de ochtend .)

Een plan kan u helpen om niet meer aan te pakken dan u kunt hanteren.

Een optimist is iemand die het positief in een bepaalde situatie kan zien, in het algemeen richten op het geloof dat "alle dingen mogelijk zijn". Er is niets mis met een optimist, tenzij het je leidt om je vaardigheden te onderschatten, de tijd die het zal duren om iets te bereiken en resulteert in meer aanvang dan je kan hanteren.

Een realist kan een optimist zijn, maar een realist ziet ook de logistiek die betrokken kan zijn bij het omgaan met een situatie en zal een rol spelen in mogelijke obstakels en beperkingen.

Als je geen eigen spelplan hebt opgesteld voor de dag, kan het moeilijker zijn om andere te helpen of aanvullende projecten aan te nemen omdat je een positieve houding hebt die de werkelijkheid of gezond verstand kan overschrijden. Het is makkelijk te onderschatten hoe lang het duurt om je eigen taken te verwezenlijken, veel minder iemand anders als je denkt dat je supervrouw bent en een zonnige uitkijk is alles wat nodig is om dingen te doen.

Als u weet wat er op uw eigen bord staat voor de dag en al een budget voor uw eigen tijd voor specifieke taken heeft vastgesteld, kunt u de deadlines halen, elke dag meer doen en meer realistisch zijn om extra werk te doen.

Uw aanvalplan maken

Voordat u naar het werk gaat, moet u vooraf bepalen wat u zich zal richten wanneer u daar aankomt. Beter nog, beplan je dag de vorige nacht en maak je bureau klaar voor de taken die je in de ochtend wilt bereiken. Bijvoorbeeld, krijg bestanden of leesmateriaal georganiseerd voor de ochtend, zodat je gewoon kan springen, of doe items die je nodig hebt om te typen of telefoongesprekken om terug te keren in de volgorde die je nodig hebt om ze te krijgen.

Met een plan kan u een voorspellende routine creëren die op zijn beurt beter voorbereid is op chaotische dagen wanneer uw baas of een hoge onderhoudskliënt meer van uw tijd vraagt.

Meer artikelen in deze serie

Hoe sneller en efficiënter werkt

Stap 2: Bepaal kleine doelen en controleer die welke u uitvoert. Het maken van een lijst en het uitchecken van items die u hebt bereikt, klinkt misschien nog maar een ander ding om te doen, maar als het goed wordt gedaan, kan het bijhouden van de taak u helpen om efficiënter te werken.

Stap 3 - Stop met uitstel, maar voel je vrij om werk uit te zetten wanneer nodig. Velen van ons zetten dingen weg omdat we het niet willen doen om ze te doen in de eerste plaats - vooral als we het voelen dat het iemand anders verantwoordelijk is.