Hoe u tijd bespaart bij uitgaande gesprekken

Telefoontijdbeheer is belangrijk omdat de telefoon voor de meeste kleine bedrijven nog steeds het belangrijkste communicatiemiddel is. Maar veel van de tijd die bedrijven besteden aan het gebruik van de telefoon is tijdverspilling. In plaats van te communiceren met de mensen waarmee we willen communiceren tijdens het maken van uitgaande gesprekken, versnipperen we tijd met het praten met andere mensen of machines en spelen we eindeloze rondes van het telefoonlabel.

Maar wat als we gewoon konden bellen en praten met de mensen met wie we wilden praten, zeggen wat we wilden zeggen en verder gaan?

Stel je voor hoeveel productiever we zouden kunnen zijn en hoeveel tijd we zouden hebben om andere dingen te doen.

Dat kunnen we - en het enige dat nodig is, is een beetje voorbereiding vooraf.

Tijdbeheer Telefoontips voor uitgaande oproepen

1) Of het nu leveranciers, vaste klanten of aannemers zijn, velen van ons bellen herhaaldelijk dezelfde personen. Houd uw contactgegevens bijgewerkt met met tijdbesparende details, zodat u geen tijd verspilt aan het bereiken van mensen die niet beschikbaar zijn.

Als u bijvoorbeeld weet dat een bepaalde persoon die u wilt bereiken, een lunch kost van 1 tot 2 p. m. Waarom zou ik elke dag mijn tijd verspillen met proberen haar te bellen in deze tijd?

2) Programmeer de nummers voor degene die u regelmatig belt met uw telefoon. Ik sta versteld van mensen die dit niet doen, omdat de tijd die u bespaart als u niet opzoekt naar cijfers en ze ponst, even verbluffend is.

3) Plan uw uitgaande gesprekken. Noteer voordat u belt het hoofddoel van de oproep en de belangrijkste punten die u wilt bespreken.

Hiermee blijft u precies op het punt staan ​​dat u aan het telefoneren bent en zorgt u ervoor dat u alles bedekt wat u wilt bedekken, waardoor u tijd bespaart tijdens het telefoongesprek en u niet opnieuw hoeft te bellen omdat u iets bent vergeten. Zie 11 Cold Calling-technieken voor succesvolle verkopen voor het voorbereiden van een beginscript dat u helpt om bij het onderwerp te blijven.

4) Als u iemand belt die is opgenomen in uw contactendatabase, beschikt u over alle informatie over de persoon die u belt wanneer u belt. Of u nu een desktopcomputer, een mobiel apparaat of een Rolodex gebruikt, dit is een geweldig geheugensteuntje tijdens het gesprek. En als u niet iets hoeft op te zoeken zoals de naam van de man van de klant, kunt u tijdens het gesprek notities maken, waardoor u nog meer tijd bespaart.

5) Natuurlijk, als u notities wilt maken tijdens een gesprek (of iets anders doet terwijl u aan het telefoneren bent), is een goede luidspreker of headset van essentieel belang. Als u uw handen vrijmaakt , kunt u veel tijd vrijmaken.

6) Als u het antwoordapparaat of de voicemail van iemand wel bereikt, laat dan een volledig bericht achter waarin uw telefoonnummer twee keer staat en vermeld de reden waarom u belt .Bijvoorbeeld: "Dit is Susan Ward op (telefoonnummer) .Ik bel om de schatting voor uw project te bespreken .U kunt mij vanmiddag bereiken op (telefoonnummer)."

Als u uw nummer tweemaal opgeeft, krijgt de ontvanger van het bericht een veel betere kans om het goed te krijgen en het op te schrijven zonder het bericht te herhalen.

7) Geef niet toe aan telefonische dwang . Wanneer u iemand probeert te bereiken en u niet, is het verleidelijk om terug te bellen - misschien elk half uur!

Maar als u een goed bericht hebt verstuurd, hoeft u uw tijd niet te verspillen aan het achterlaten van herhaalde berichten (en het antwoordapparaat of de voicemail van de persoon in te vullen). Geef de persoon die u belt een redelijke tijd om terug te bellen, bijvoorbeeld tot de volgende werkdag.

8) Plan uw telefoongesprekken en maak ze allemaal samen in een enkel blok van tijd, indien mogelijk. De meesten van ons zijn niet zo goed in multitasking en verliezen veel productiviteit wanneer we van de ene taak naar de andere gaan. Dus als je op een bepaalde dag een tiental oproepen moet plaatsen, is het efficiënter om ze allemaal in één uur te maken dan om er een of twee te maken, en dan nog een keer drie uur later en daarna nog eens drie minuten.

9) Boek uw uitgaande telefoongesprekken, indien mogelijk. Als het niet snel gaat, wanneer je iemand voor het eerst belt, stel je jezelf voor, vertel haar waarom je belt en vraag haar of het een geschikt moment is om te praten of dat ze liever een tijd boekt om het te bespreken.

Regel dan dat je haar op dat moment zult bellen. Dit kan je niet alleen tijd ter plaatse besparen, maar ook tijd besparen als je de persoon terugbelt, omdat je allebei bereid bent om het probleem te bespreken waar je oorspronkelijk over hebt gebeld.

10) Maak uw uitgaande oproepen indien mogelijk in "prime time". Uit onderzoek is gebleken dat meer mensen 's morgens vroeg op kantoor zijn en tussen 8 en 15 uur kunnen worden bereikt. m. en 11 a. m.

Wilt u meer tips voor het afhandelen van telefoontjes? Lees dan het begeleidende stuk bij dit artikel, Tijdmanagementtips voor inkomende telefoongesprekken.

Misschien wilt u ook lezen:

Tijd besparen en meer tijd voor uw drukke leven krijgen

11 tips voor tijdbeheer die werken