Tijd besparen op binnenkomende telefoongesprekken - Telefoontips

Inkomende telefoontjes kunnen veel tijd kosten en uw productiviteit ernstig verminderen door u af te leiden van andere taken. Maar net zoals er manieren zijn om uitgaande telefoongesprekken af ​​te handelen die uw tijdmanagement verbeteren, zijn er manieren om inkomende telefoongesprekken af ​​te handelen om de hoeveelheid tijd die u verbrandt aan de telefoon te verminderen - zonder onbeleefd te zijn voor degene die gebeld heeft u. Deze telefoonbeantwoordingstips helpen.

Telefoontips voor inkomende oproepen

1) Beantwoord uw telefoon met een goede begroeting voor zakelijke gesprekken.

Zeg bijvoorbeeld bij het beantwoorden van de telefoon iets als: "Cypress Technologies, Susan spreekt, hoe kan ik u helpen?" Hiermee weet de beller niet alleen dat ze een bedrijf hebben bereikt, maar legt hij ook de verantwoordelijkheid voor het beantwoorden van de vraag, waardoor hij tijd bespaart bij verkennende vragen zoals "Is dit Cypress Technologies?" En "idle chit chat".

2) Denk en prioriteer terwijl u spreekt.

Kan de oproep nu of later het best worden afgehandeld? Veel van de telefoontjes die bedrijven ontvangen, zijn snelle vragen die gemakkelijk kunnen worden beantwoord, zoals: 'Hoe laat bent u nog open?' Maar anderen houden meer complexe en tijdrovende antwoorden in. Als dat het geval is, vertel het de beller dan, en vraag wanneer het handig zou zijn om haar terug te bellen om het te bespreken.

3) Gebruik technieken zoals parafraseren en samenvatten om telefoongesprekken op het goede spoor te houden.

Als je iemand aan de telefoon hebt die lijkt te willen chatten of afdwalen, zeg dan iets als: "Dus wat ik je hoor zeggen is …" of "Dus de kernpunten zijn … "of" Is (voeg samenvatting toe) een juiste samenvatting van wat u zei? " Het is moeilijk om spraakzaam te zijn met iemand die weigert te chatten. <4> 4) Maak er een gewoonte van om elk binnenkomend telefoongesprek te beëindigen met een samenvatting van de actie die u en de beller hebben afgesproken.

Hoewel dit in de meeste gevallen slechts enkele seconden zal duren, kan dit u veel tijd besparen door fouten te voorkomen en de noodzaak om te controleren. Bijvoorbeeld, na een gesprek waarin je een ontmoeting met een klant hebt geregeld, zou je kunnen zeggen: "Goed.

Ik zal je op je kantoor ontmoeten op (voeg locatie in ) morgen om 10 uur en we zullen samen de monsters bespreken. "

5) Bewaar een tekstblok en schrijfgerei op al uw telefoons, zodat u tijdens het gesprek details kunt opschrijven.

Dit is niet alleen goed tijdmanagement in die tijd, waardoor u zich kunt blijven concentreren op de oproep, maar een hulpmiddel kunt zijn voor tijdbeheer als u de details van een bepaald gesprek moet vinden en / of bekijken.

6) Geef uw klanten en klanten de e-mailoptie.

Veel van hen gebruiken e-mail om contact met u op te nemen in plaats van te bellen als ze weten wat uw e-mailadres is.Zorg ervoor dat het e-mailadres van uw bedrijf prominent aanwezig is op uw visitekaartjes en op uw website, als u die heeft. Als u hun e-mailadressen hebt, stuur dan een e-mail naar uw huidige klanten en klanten, vermeld de e-mailoptie en presenteer deze als een manier om de communicatie te verbeteren.

7) Gebruik technologie om de tijd te beheren die u besteedt aan het beantwoorden van de telefoon.

Uw bedrijf moet minimaal beschikken over een antwoordapparaat en voicemail. Stel deze in met geschikte bedrijfsscripts en gebruik ze om de telefoon voor u te beantwoorden wanneer u niet op kantoor bent of aan iets ononderbroken moet werken. Plan vervolgens de tijd om deze telefoonberichten elke dag te beantwoorden.

Wat tijdbeheer betreft, wint u waardevolle tijd door telefoongesprekken samen te groeperen.

8) Als u een thuisbedrijf heeft, kunt u een afzonderlijke zakelijke telefoon of lijn krijgen.

U moet beschikken over een tweede "zakelijke" telefoon met een eigen "zakelijke" antwoordapparaat en / of voicemail. Dit is niet alleen professioneler, maar het bespaart u ook de tijd die het kost om door berichten te waden en te bepalen welke bedrijfsgerelateerd zijn.

9) Het is altijd het beste om iemand de telefoon te laten opnemen.

Het geautomatiseerde Interactive Voice Response (IVR) -systeem heeft een machine die wordt opgehaald of slechter. Het is een echte afslag die u zaken zal kosten wanneer mensen niet de moeite nemen om berichten achter te laten of terug te bellen. Als het beantwoorden van inkomende telefoongesprekken te veel tijd kost, overweeg dan om een ​​receptioniste of een professionele antwoorddienst in te huren om de telefoon voor u te beantwoorden.

De kosten om iemand anders het te laten doen, kunnen meer dan gecompenseerd worden door de toename van uw productiviteit en betere verkopen.

10) Houd een geschreven script bij met veelgestelde vragen (en antwoorden) op uw telefoon.

Het bespaart u en uw medewerkers tijd als ze niet hoeven te zoeken naar antwoorden of moeten nadenken over het beantwoorden van een bepaald verzoek bij het beantwoorden van de telefoon.

Telefoontips Samenvatting

Vergeet niet dat de telefoon een bedrijfsinstrument moet zijn en geen opdringerige tijdverspiller die uw werkdag regelt. Als u uw inkomende telefoongesprekken verwerkt volgens deze tijdmanagementtips, kunt u uw tijd beter beheren, uw productiviteit verbeteren en uw telefoon terugzetten op de juiste plaats. Zo kunt u uw bedrijf runnen in plaats van u te leiden.