De ideale locatie voor het evenement vinden

Het beslissen over het beste evenement of de locatie is van cruciaal belang voor het algehele succes van uw evenement. Terwijl de planning van de ruimte tijd vergt, hoeft het niet overweldigend te zijn. Voor veel professionele evenementenplanners en amateurs kan het eigenlijk een leuke uitdaging zijn.

Als u ervan uitgaat dat u alstublieft het type gebeurtenis heeft vastgesteld en u bent van plan, dan zijn er veel andere factoren die moeten worden beschouwd als u het proces begint om de locatie zelf te selecteren.

In het volgende volgt deze routekaart u door stappen te helpen bij het kiezen van de perfecte gebeurtenisruimte.

Uw doelgroep identificeren en uw gastenlijst kennen

Bij plaatsbepaling voor een evenement is een van de belangrijkste informatie die u moet weten, wie uw gasten zullen zijn en hoeveel u verwacht te bezoeken. Hoewel het type evenement de plaatselijke keuze zeker zal informeren, is het een van de grootste beperkende factoren voor een evenementruimte. Zorg ervoor dat u tenminste een nauwkeurige schatting weet (het kan een bereik zijn) van het aantal gasten, omdat dit onmiddellijk uw locatie opties beperkt. U moet uw publiek ook overwegen. Zorg ervoor dat de locatie niet alleen het evenement weerspiegelt, maar ook de smaak en verwachtingen van de gasten.

Eventdatums identificeren

Controleer uw agenda, omdat timing veel beslissingen zal beïnvloeden, inclusief uw gewenste locatie. Na uw gastenlijst is de datum van uw evenement de volgende beperkende factor.

Afhankelijk van welk type gebeurtenis u van plan bent, mag u wellicht flexibel zijn met uw afspraakdatum om de gewenste locatie te krijgen of u moet flexibel zijn met uw locatiekeuze om de datum te krijgen jij wil. Je moet beginnen met planning van de locatie, waar je of de klant flexibel bent.

Hier zijn een aantal vragen om na te denken:

• Wanneer zijn uw gasten het meest waarschijnlijk aanwezig op basis van hun dienstregelingen?
• Welke locaties hebben passende en beschikbare ruimte voor die tijden?
• Wanneer is de beste tijd voor uw managementteam om het evenement te houden?

Bereken uw budget

Met een open budget, kan iedereen een geweldig evenement plannen en een oneindige selectie van lokaalkeuzes hebben. Maar waarschijnlijk zijn uw financiële middelen beperkt en moet u vanaf het begin van wat uw financiële beperkingen zijn, zich bewust zijn - zelfs als uw evenementenbegroting eenvoudig een balparkschatting of -bereik is. Een evenementenplanner kan altijd een goed evenement plannen binnen een redelijk budget.

• Vallen de locaties binnen uw budgetparameters voor ruimte-, technische en cateringkosten?
• Heb je een gunstig tarief voor diensten onderhandeld en de waarde van je rol aangetoond?
• Heeft u flexibiliteit toegestaan ​​in uw budget indien de uitgaven voor line items het plan overschrijden?

Omvang van verschillende locaties

Nadat de gastenlijstnummers en mogelijke afspraakdata zijn verlaagd, is het belangrijk om de locaties te identificeren waar het evenement kan worden gehouden. Hotels en evenementen- of conferentiecentra zijn enkele van de meest populaire evenementenruimten voor bedrijfsevenementen en bruiloftrecepties, maar ze zijn niet de enige opties.

Dit is een tijd om creatief te zijn in je denken. Overweeg het volgende:

• Op basis van het thema van uw vergadering, welke drie beste locaties zijn er aan de hand?
• Waar zouden uw gasten deze vergadering bijwonen?
• Wat is het meest geschikt voor uw gasten?
• Anders dan een hotel, welke onverwachte locaties kunnen het RSVP-tarief verhogen?

Vind het juiste type gebeurtenisruimte

De locatie die u kiest moet een geschikte ruimte hebben voor het type gebeurtenis dat u van plan bent. Zal uw evenement een dansvloer hebben? Heeft u een PA-systeem nodig? Hoe zit het met een podium van een luidspreker of een projectorscherm? Welk soort tafelopstelling heb je nodig? Naast het overwegen van deze soort vragen, zijn hier enkele van de top-locatie planning vragen om jezelf te vragen:

• Voldoet het evenement aan de speciale criteria van je programma of evenement?
• Kan de locatie uw productie, entertainment, A / V, geluid en andere technische behoeften aanpassen?
• Weerspiegelt de conditie van de faciliteit de hoge normen van uw organisatie?

Beoordeel plaatsbepalingen en beperkingen

Naast het vinden van het juiste type gebeurtenisruimte, wilt u kijken naar de soorten andere diensten die door de locatie worden aangeboden en hun waarde voor uw evenement bepalen. Sommige locaties hebben ook een voorkeurverkoperlijst, waaruit u moet werken om leveranciers of leveranciers te vinden voor andere diensten. Andere locaties hebben beperkingen op decor of andere aspecten op het evenement zelf. Enkele vragen om te vragen zijn:

• biedt deze locatie goede parkeermogelijkheden of valet?
• biedt deze locatie veiligheid?
• Biedt deze locatie extra diensten zoals catering, bloemenarrangementen, linnen en tafelverhuur, enz.?
• Heeft deze locatie een opzet en opruimen van de bemanning?
• Beperkt deze locatie welke andere leveranciers u samenwerkt?
• Heeft deze locatie eten en drinken?

Beoordeel plaatsreputatie

De reputatie van een locatie voor de dienstverlening is cruciaal. Dit is vaak het verschil tussen het houden van een goed evenement en het produceren van een geweldig evenement. De manier waarop een locatie beheert zijn faciliteiten, personeel en klanten, zal altijd onthouden worden. Om de reputatie van de locatie te beoordelen, overweeg deze vragen:

• Wat is de duur van de conferentiemanager, cateringmanager of chef-kok?
• Zal het management u als een VIP-klant behandelen of als één van meerdere programma's?
• Hoeveel flexibiliteit is de locatie bereid om u uit te breiden?
• Hebben zij getuigenissen of reviews beschikbaar?
• Biedt de locatie foto's van evenementen die vergelijkbaar zijn met jou?

Plan een lokaal bezoek

Tenzij logistiek en tijd het absoluut verhinderen, moet elke gebeurtenisplanner een site inspectie uitvoeren alvorens een locatie aan te gaan.Afbeeldingen kunnen zeer behulpzaam zijn, maar er zijn veel aspecten die alleen persoonlijk kunnen worden geëvalueerd. Vraag om een ​​rondleiding van de locatie, inclusief alles van de parkeerplaats naar de ingang en de evenementruimte naar de badkamers. Je bent blij dat je deed!

Inclusief klantvoorkeuren

Eventuele plannen moeten eventueel hun locatieaanbevelingen aan hun cliënt presenteren (of dat nu een interne client is, zoals bedrijfsleiders of management of een externe klant) en goedkeuring verkrijgen. De enige vraag die jezelf met betrekking tot de opdrachtgever tijdens de planningsfase van de locatie vraagt, zal de klant mijn aanbeveling (en) goedkeuren? Om die vraag met zekere vertrouwen te kunnen beantwoorden, moet u ervoor zorgen dat u van tevoren de verwachtingen en voorkeuren van de klant begrijpt.