Vaardigheden schrijven - communiceren met woorden

Van alle lessen die ik volgde op de universiteit en in de graduate school, waren de twee die me het meest hebben geholpen in mijn carrière Engelse compositie en zakelijk Engels. In deze lessen heb ik effectieve schrijfvaardigheden geleerd die ik heb gebruikt in elke baan die ik ooit heb gehad. Geen andere baan, maar mijn werk op deze site omvatte het schrijven als onderdeel van mijn functieomschrijving. Desondanks moest ik in elke functie schrijven, en het werd als vanzelfsprekend beschouwd dat ik dit zou kunnen doen.

Dit is het geval bij de meeste opdrachten, of u interne memo's moet schrijven, met klanten moet corresponderen of moet helpen bij het ontwerpen van verkoopmateriaal. Mooie proza ​​en poëzie schrijven is een talent. Effectief schrijven is echter een vaardigheid die kan worden geleerd.

Uw schrijven organiseren

Of u nu een memo aan uw collega of een rapport voor uw baas schrijft, u moet beslissen welke informatie u wilt overbrengen. Hier is hoe dit te doen:

1. Vermeld elk item dat je nodig hebt om te bespreken in je memo of rapport.
2. Zet ze op volgorde, van meest naar minst belangrijk.
3. Schrijf een korte samenvatting van uw hele memo - dit is uw eerste alinea.
4. Vouw op elk item uit stap 1.
5. Als er een actie moet worden ondernomen door de ontvanger, vermeld dat dan in uw afsluitende alinea.

Enkele tips

Voorkom woordelijkheid. Zeg hardop wat je probeert te schrijven. Luister hoe de woorden klinken. Bijvoorbeeld, de zin: "Ik ontdekte dat ik een kijkje moest nemen naar onze verkoopcijfers in het verleden om een ​​plan te bedenken om ons te helpen onze verkooptechniek opnieuw te evalueren" zou eenvoudiger gezegd kunnen worden als: "Ik moet een bekijk onze verkoopcijfers uit het verleden om onze verkooptechniek opnieuw te evalueren. "

Schrijf voor uw publiek.

Gebruik eenvoudige taal. Je wilt niet dat de lezer een woordenboek nodig heeft om te ontcijferen wat je probeert te zeggen. Je moet niet proberen je lezer te imponeren met je enorme vocabulaire. De kans bestaat dat u uw lezer in de plaats frustreert. De meeste mensen jongleren tegelijkertijd met verschillende taken en zijn geïnteresseerd in het ontvangen van alleen de benodigde informatie.

U bent er verantwoordelijk voor dat dit gebeurt. In plaats van te zeggen: "Zijn gezelligheid kenmerkt hem als een overtreffende trap kandidaat voor de baan," zeg "Zijn vriendelijkheid maakt hem een ​​topkandidaat voor de baan."

Blijf uit de buurt van het jargon dat uw lezer misschien niet begrijpt. Als je werk erg technisch is, maar de persoon naar wie je schrijft niet goed thuis is, blijf je bij woorden die die persoon zal begrijpen. Als u bijvoorbeeld een websiteontwerper bent, heeft deze zin in een memo aan uw klant, een psycholoog, geen zin: "Wat zou u mij als BGCOLOR voor uw site willen gebruiken: # ADD8E6 of #FFFFFF?" Iedereen die bekwaam is in het ontwerp van webpagina's weet dat deze vraag kan worden vertaald naar "Wat zou u willen dat de achtergrondkleur van uw site zou zijn: lichtblauw of wit?"Verwacht echter niet dat uw cliënt meer bekend is met dit technische jargon dan met haar bespreking van een psychologische term als trichotillomanie.

Een cliché per dag houdt de lezer weg - althans dat doet het niet laat hem of haar onthouden wat je zegt. Je wilt dat je schrijven gedenkwaardig is. Omdat we vaak clichés horen, raken we ongevoelig voor hen. De woorden zijn dus niet uniek geassocieerd met je schrijven. In plaats van te zeggen " Stel morgen niet uit wat je vandaag kunt doen "in een notitie aan een ondergeschikte probeer je te motiveren. Zeg gewoon:" Stop met uitstellen. Werk nu klaar. "

Gebruik waar mogelijk de actieve stem." De actieve stem maakt je zin sterker en meestal korter. "Laten we deze voorbeelden eens proberen: passieve stem:" De verkoop is toegenomen door het netwerken dat ik heb gedaan. "Actieve stem : "Mijn netwerk verhoogde de verkoop."

Wees niet overbodig. Het is niet nodig om te zeggen "2 p. m. 's middags "of" de aanstaande zwangere vrouw. "Zeggen" 2 p. m. "of" 2 in de middag "of" de aanstaande vrouw "of" de zwangere vrouw "dragen allemaal over wat je wilt zeggen en zijn minder omslachtig.

Let natuurlijk op de grammatica. Gebruik Strunk en White's > Stijlelementen

, beschikbaar op internet Een goed woordenboek zou in de buurt moeten zijn, samen met een thesaurus. Een thesaurus zal u toelaten om uw schrijven fris te houden door u te helpen een verscheidenheid aan woorden te vinden die u kunt gebruiken. van deze bronnen zijn online beschikbaar. Proeflezen is een van de belangrijkste dingen die u kunt doen. Aangezien u waarschijnlijk het grootste deel van uw schrijven op een computer doet, heeft u toegang tot geautomatiseerde spelling- en grammaticacontrollen. gebruikt in de verkeerde context kan worden overgeslagen door gecomputeriseerde spellingcontrole, bijvoorbeeld de zin "Aan medewerkers bijgewoond vergaderingen twee leren over de GNU-software", zou de spellingcontrole passeren zonder dat spelfouten worden gedetecteerd. indien mogelijk. Als de tijd het toelaat, plaats dan je composities verder weg, en proef het later, of beter nog, de volgende dag.