Werknemers Compensatie-audits

Het compensatiebeleid voor de meeste werknemers wordt onderworpen aan een audit. In dit artikel worden de soorten audits beschreven die beschikbaar zijn en de redenen waarom ze zijn uitgevoerd.

Geschatte premie

De premierente voor uw werknemers wordt berekend door een tarief te vermenigvuldigen met uw payroll en het resultaat te delen door 100. Stel dat uw payroll $ 500.000 is en dat het tarief $ is. 10. Uw premie is 500, 000 X. 1/100 of $ 500.

De premie die u aan het begin van uw polisperiode betaalt, is een voorlopig bedrag. Het is een schatting op basis van uw verwachte loonlijsten voor het komende jaar. Nadat uw polis is verlopen, voert uw verzekeraar een audit uit om uw werkelijke loonlijsten voor dat jaar te bepalen. Uw verzekeraar past vervolgens uw premie aan. Als uw werkelijke salaris hoger is dan uw geschatte loonlijst, wordt mogelijk een extra premie in rekening gebracht. Als uw werkelijke loonlijst lager is dan uw geprojecteerde loonlijst, kunt u een retourpremie ontvangen.

Doel van de controle

Er worden audits uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de premies die werkgevers betalen voor de werknemerscompensatieverzekering nauwkeurig hun risico's weerspiegelen. Verzekeraars controleren of werkgevers correct zijn geclassificeerd en of de loonlijsten die voor ratingdoeleinden worden gebruikt, juist zijn. Als het beleid van een werkgever de verkeerde classificaties of loonlijsten bevat, betaalt de werkgever misschien te veel of te weinig, in verhouding tot andere werkgevers, een werknemersverzekeringsverzekering.

Veel staten verplichten verzekeraars om alle schadeloosstellingspolissen voor werknemers te controleren waarvan de geschatte jaarlijkse premie een bepaalde drempel overschrijdt, zoals $ 10.000. Afdelingen staatsverzekeringen voeren periodieke controles uit om te verzekeren dat verzekeraars de vereiste audits uitvoeren.

Contractuele verplichting

Het meeste werknemerscompensatiebeleid, inclusief het standaard NCCI-formulier, bevat een clausule die betrekking heeft op audits.

In het NCCI-formulier bevindt deze clausule zich onder deel vijf, premium. Hierin staat dat de werkgever de verzekeraar binnen drie jaar na het verstrijken van de polis op elk moment de polis moet laten controleren. De verzekeraar heeft het recht om alle bescheiden die betrekking hebben op het beleid te onderzoeken. Deze kunnen zijn: boekhoudkundige grootboeken, belastingaangiften en loonadministratie.

Werknemerscompensatiebeleid bevat ook een bepaling met betrekking tot inspecties. In het NCCI-formulier staat deze bepaling onder Deel Zes, Voorwaarden. Het geeft de verzekeraar het recht om op elk moment de werkplek van de werkgever te inspecteren. Het doel van dergelijke inspecties is om de verzekerbaarheid van uw bedrijf te beoordelen en om salarisinformatie te verzamelen. Arbeidsinspectie-inspecties zijn niet bedoeld als veiligheidsinspecties.

Een verzekeringspolis is een wettelijk contract. Wanneer u werknemers vergoedingsdekking inkoopt, bent u contractueel verplicht om te voldoen aan de audit- en inspectiebepalingen in de polis.Als uw verzekeraar vraagt ​​om uw faciliteit te bezoeken of bijgewerkte looninformatie aanvraagt, moet u zich onderwerpen aan zijn eisen. Het nalaten hiervan kan een contractbreuk vormen. Uw verzekeraar kan reageren op uw weigering door uw polis te annuleren of te weigeren het te verlengen.

Dit kan een negatieve invloed hebben op uw ervaringsaanpassing.

Soorten audits

Er zijn verschillende soorten compensatiecontroles voor werknemers. De soorten audits die beschikbaar zijn, kunnen van staat tot staat en van verzekeraar tot verzekeraar verschillen.

• Mail Audit Het eenvoudigste type audit. Postaudits kunnen worden toegestaan ​​voor kleine werkgevers die niet veel premie genereren. Postaudits zijn echter mogelijk niet beschikbaar voor werkgevers in bepaalde beroepen (zoals dakbedekking), ongeacht hun grootte.
• Voorbereidende audit Uitgevoerd wanneer een beleid voor het eerst met een nieuwe verzekeraar wordt geschreven. Voorafgaande audits worden over het algemeen ter plaatse uitgevoerd. Hun doel is ervoor te zorgen dat de juiste classificaties en loonlijsten op het beleid worden gebruikt.
• Telefooncontrole Gebruikt door sommige verzekeraars. De verzekeraar kan u een formulier sturen om in te vullen en terug te sturen naar de verzekeraar. Wanneer de verzekeraar de informatie heeft ontvangen, plant hij een telefoontje voor u met een auditor om de door u verstrekte informatie te bespreken.
• Field Audit Een fysieke audit die bij u wordt uitgevoerd. Het doel is om de loonlijst en andere informatie te verzamelen die de verzekeraar zal gebruiken om uw definitieve premie te berekenen.
• Tussentijdse audit kan worden uitgevoerd als uw bedrijf op een of andere manier is gewijzigd, bijvoorbeeld door een nieuwe bewerking te starten. Tussentijdse audits worden ook gebruikt door grote werkgevers die hun loonlijst maandelijks of per kwartaal willen rapporteren in plaats van eenmaal per jaar. Deze audits worden meestal per post uitgevoerd. Een fysieke audit wordt uitgevoerd aan het einde van de beleidsperiode.
• Testcontrole Uitgevoerd door een compensatie-instantie voor overheidswerknemers om de door de verzekeraar verkregen auditresultaten te verifiëren. Overheidsbureaus voeren testaudits uit om te verzekeren dat verzekeringsauditors het classificatie- en ratingsysteem correct gebruiken. De bureaus willen er ook voor zorgen dat verzekeraars gebruikmaken van beoordelingsplannen die zijn goedgekeurd door het bureau (wanneer voorafgaande goedkeuring vereist is).

Fraude door een werkgever

Het naleven van het verzoek om informatie van uw verzekeraar is niet uw enige verplichting als verzekeringnemer. U moet ook nauwkeurige gegevens verstrekken. Als u opzettelijk onjuiste informatie aan uw verzekeraar verstrekt, zou u door de verzekeringsafdeling van uw staat voor verzekeringsfraude kunnen worden vervolgd. Hier zijn voorbeelden van acties die als frauduleus kunnen worden beschouwd:

• Uw loonlijst onderrapporteren met de bedoeling uw premie te verlagen
• Foute functieomschrijvingen verstrekken aan een verzekeringscontroleur
• Foute belastingaangiften of andere financiële rapporten verstrekken
• verbergen het feit dat u onderaannemers hebt ingehuurd
• Vervalste certificaten van verzekering verstrekken aan onderaannemers

Nadat een audit is voltooid, stuurt uw verzekeraar u een rapport. Idealiter zullen de in het rapport weergegeven payrolls niet wezenlijk afwijken van de geschatte loonlijsten die op uw polis staan ​​vermeld.Helaas is dit niet altijd het geval. Als uw loonprognoses te laag waren, heeft de controle mogelijk een grote extra premie gegenereerd. Het auditrapport kan ook wijzigingen in uw classificaties laten zien. Als de auditor heeft vastgesteld dat uw bedrijf verkeerd is geclassificeerd, heeft hij mogelijk nieuwe klassencodes toegevoegd of bestaande codes verwijderd.

Auditgeschillen

Verzekeringnemers zijn het niet altijd eens met auditrapporten. Een rapport kan fouten bevatten, zoals de verkeerde ervaringsaanpassing of onjuiste looncijfers. Als alternatief kan het classificatie-wijzigingen bevatten waarmee u het niet eens bent.

Als u niet tevreden bent met de resultaten van een audit, neem dan onmiddellijk contact op met uw verzekeraar. De meeste verzekeraars geven instructies over het betwisten van een audit. Deze kunnen worden opgenomen in uw beleidsdocumenten. Zorg ervoor dat u de aanwijzingen van de verzekeraar zorgvuldig volgt. Dien uw klacht schriftelijk in binnen de door de verzekeraar aangegeven termijn. Beschrijf het probleem in detail. Als u bijvoorbeeld van mening bent dat de auditor de verkeerde classificatie heeft gebruikt, licht dan uw redenering toe en stel een alternatief voor. De verzekeraar beoordeelt uw klacht en beslist of een herziening gerechtvaardigd is.

Als een audit een extra premie heeft gegenereerd maar u de auditresultaten hebt betwist, moet uw verplichting om de aanvullende premie te betalen worden geschorst totdat het geschil is opgelost. Als de verzekeraar het probleem niet tot uw tevredenheid aanpakt, kunt u tegen de beslissing van de verzekeraar beroep aantekenen bij uw schadeloosstellingscomité voor staatswerknemers.