Manieren om uw projectbelanghebbers te irriteren

Als projectleider moet u ervoor zorgen dat belanghebbenden - dat is uw projectteam en de belangrijkste klanten en leveranciers - wat ze nodig hebben van het project. Uw belanghebbenden moeten uw belangrijkste kampioenen zijn. Zij zouden u moeten ondersteunen, u helpen de doelstellingen van het project te bereiken en ervoor te zorgen dat iedereen in dezelfde richting trekt.

Maar het is makkelijk om ze te irriteren. En als dat gebeurt, kunnen ze veranderen in mensen die niets meer met je project willen doen.

Dat is een groot risico voor een projectmanager omdat je hulp en ondersteuning nodig heeft om succesvol te zijn. Zonder hun input kan het mogelijk zijn project niet te leveren.

Hier zijn manieren om je project belanghebbenden te irriteren en wat je in plaats daarvan moet doen.

Niet communiceren

Communicatie zou ongeveer 80% moeten zijn van wat u als projectmanager doet. Wanneer u uw team, leveranciers of klanten niet vertelt wat er aan de hand is, dan worden ze snel irritant. Erger is dat ze de leemtes invullen met hun uitleg over wat er gebeurt, wat waarschijnlijk niet nauwkeurig is en de reputatie van het project in gevaar kan brengen.

Doe in plaats: Zet duidelijke projectrapporten samen. Ontmoet ze individueel en in groepen en houd ze op elke hoogte van de weg. Zet een projectcommunicatieplan samen en voer stakeholderanalyse uit, zodat u kunt bepalen wie moet horen wat en wanneer ze het moeten horen.

Gebruik deze 15 communicatie-instrumenten om uw bericht over te halen.

Mislukken om hun mening te geven

Communicatie is een ding, maar dat heeft meestal betrekking op status updates en project tracking. Je moet er meer aan doen om ze in het project te betrekken.

Dit kan mensen irriteren als ze een vakgebied in een bepaald gebied zijn, en u vraagt ​​niet om hun input over iets waar ze zeer gekwalificeerd zijn om op te reageren.

Projectmanagers kunnen in de val komen om te geloven dat ze alles moeten doen en zelf alle beslissingen nemen, maar dat is helemaal niet het geval.

Doe in plaats daarvan: Stel hun mening over hoe u projectproblemen behandelt als ze zich voordoen. Neem hun standpunten in aanmerking. Je hoeft niet te doen wat ze voorstellen, maar het helpt om relaties op te bouwen als je luistert.

U kunt dit doen via projectbijeenkomsten en beschikbaar zijn om te luisteren wanneer ze u met suggesties komen. Als het jouw team is, zorg ervoor dat ze voldoende gelegenheid hebben om hun standpunten over te brengen.

Uw kwalificaties geloven geven u supermachten

Als u een PMP® bent, wordt u niet de beste projectmanager ter wereld (hoewel het misschien een klein beetje kan helpen). Het bezit van een PRINCE2® Practitioner certificaat, of een APMP of een andere projectmanagement benaming zorgt ervoor dat u geen spijt krijgt.

Het praten over je kwalificaties de hele tijd en hoe de boeken dingen doen, is een goede manier om je stakeholders te irriteren. Ze willen niet horen over je goede scores in het examen of hoe je de methodologie toepast op hun project. In feite is alles wat ze willen, dat het project goed gaat. Ze geven niet veel om hoe je daar komt, meestal.

Stel dat niet omdat je een kwalificatie hebt en weet hoe je risicomanagement wilt uitvoeren, bijvoorbeeld dat je geen projectrisico krijgt.

Het gebeurt met ons beste! Dus het is beter om nederig en toegewijd te zijn, zodat je vaardigheden op een praktische manier op een goede manier kunnen worden gebruikt, terwijl je niet gelooft dat ze je boven je collega's stellen.

Doe in plaats van: Uw kwalificaties moeten rustig u het vertrouwen geven om uw werk zo goed mogelijk te doen, maar u zult merken dat veel mensen die als projectmanagers werken, certificaten hebben. In feite houden veel mensen die werken in gespecialiseerde industrieën certificaten en voor veel bedrijven zijn referenties in jouw vakgebied, of het nu architectuur, boekhouding of projectmanagement is, gewoon een hygiëne factor.

Verwacht niet dat uw belanghebbenden onder de indruk zijn en niet altijd over hen praten. Demonstreer je vaardigheden door het project goed te leveren en te laten zien hoe je de kennis die je in het klaslokaal hebt geleerd, toepassen.

De deadline veranderen

Wanneer iedereen zich heeft aangemeld bij projectmijlpalen en weet wat er gebeurt als je allemaal harmonieus kan werken als één team.

Wanneer u de deadlines wijzigt en niemand zegt, dan beginnen mensen irritant te worden.

Lees verder: Wat is een projectmijlpaal?

Het wijzigen van de data heeft een enorme invloed op het werk van anderen. Zij hebben wellicht vakantie tijd geboekt rond hun kritische werkzaamheden op het project. Zij hebben wellicht de benodigde middelen in andere teams nodig, omdat er op een bepaald moment iemand op het project nodig is. Als u de data wijzigt zonder deze achtergrond te begrijpen, dan kunt u het project in gevaar brengen.

Doe in plaats: Uw projectsponsor begrijpt of u de afgesproken mijlpalen niet kunt raken. Dingen veranderen. Er worden nieuwe items toegevoegd aan uw projectomvang of dingen die u hebt verwijderd. Maar het is niet jouw taak om in te stemmen op veranderingen in de deadlines alleen.

Werk met je projectteam om de impact van de verandering te begrijpen. Stel dan een oplossing voor uw projectsponsor voor, en leg de redenering voor de wijziging van de data uit. Zorg ervoor dat alle belanghebbenden zich bewust zijn van de verandering en hoe ze hun werk kunnen beïnvloeden. Vervolgens, met ieders afspraak, de wijziging en update uw projectdocumentatie. U mag nooit de datums wijzigen zonder de rest van het team eerst te laten weten.

Tijd verspillen

Vergaderingen! We houden allemaal van hen, nietwaar? Ze moeten efficiënt, goed beheerd en een geweldig gebruik van iedereen's tijd zijn.

Maar dat is niet altijd het geval. Veel belanghebbenden klaagden dat zij hun tijd in vergaderingen hebben verspild. Er is geen agenda geweest, of de beslissing die zij verwachtte te maken, werd niet gemaakt omdat de verkeerde mensen in de kamer waren.

U heeft ook andere mogelijkheden om hun tijd te verspillen - het is niet alleen vergaderingen. Laat hun inbox niet rommel door ze in een kopie van e-mails te plaatsen als ze niet hoeven te zijn.

Doe in plaats daarvan: Stakeholders over projecten hebben ook nog een baan, dus ze moeten hun tijd verstandig gebruiken. Zorg ervoor dat uw vergaderingen een agenda hebben. Plan ze, nodig de juiste mensen uit en zorg ervoor dat u daarna volgt.

Lees verder: 6 manieren om voor een projectvergadering op te zetten.

Stuur alleen e-mails naar de relevante mensen. Als u iemand wilt ccn, moet u ervoor zorgen dat ze begrijpen waarom het belangrijk is dat ze zich bewust zijn, en vermijd de gevreesde 'antwoord alles' voor zover mogelijk.

Wees gewoon bewust van het feit dat andere mensen bezig zijn en dat uw project altijd de hoogste prioriteit is (als het ooit is).