Een gids voor prijsconcurrentie voor conferenties en vergaderingen

Anders dan in de Verenigde Staten is het een gebruikelijke praktijk voor Europese hotels om zakelijke conferentie- en vergaderarrangementen te bieden als opties voor evenementplanners die seminars, conferenties en andere vergaderingen houden in het hotel. Het idee achter het aanbieden van pakketdiensten voor zakelijke evenementen voor bedrijven is om alle verschillende elementen van vergaderruimte, eten en drinken en audiovisuele behoeften te combineren in een vergaderpakket voor een vast dagtarief per deelnemer.

Niet alleen kan deze praktijk over het algemeen efficiënter zijn voor degenen die betrokken zijn bij de planning van het evenement, maar maakt het beheren en voorspellen van de kosten die aan de locatie zijn verbonden, een veel eenvoudiger proces.

In de Verenigde Staten is het daarentegen nog steeds veel gebruikelijker voor hotels om regelitems voor vergaderkosten per regel te maken op basis van de gedetailleerde en aangepaste behoeften van elke vergadering of evenement. Hoewel de praktijk het mogelijk maakt dat de evenementplanner meer controle heeft over elk detail van het evenement, creëert het ook vaak ingewikkelde evenementen voor banketgebeurtenissen en meer problemen bij het beheren van de kosten en het algemene evenementbudget.

Hoewel de manier waarop belangrijke spelers in de sector hun manier van werken blijven veranderen, weerspiegelt het Europese model en het Amerikaanse model nog steeds deze verschillen in hun benadering van congres- en bedrijfsevenementen. Voor een diepere duik, laten we een kijkje nemen bij twee voorbeelden van bedrijfsevenementen en congrespakketten: een van het voormalige Fira Palace in Barcelona (Europees voorbeeld) en de andere bij Wynn Resorts in Las Vegas (Amerikaans voorbeeld).

Europese conferentie- en vergaderpakketten Voorbeeld

Dagelijks verpakte tarieven zijn populair in het Verenigd Koninkrijk en hebben ook hun weg naar het vasteland van Europa bereikt. "De Britse markt was de eerste die om dit type pakket vroeg en we proberen onze voorstellen altijd aan te passen aan de behoeften van onze klanten", legt de voormalige algemeen directeur van Fira Palace in Barcelona (nu het Crowne Plaza Barcelona), een bedrijf uit hotel dat populair is bij planners van bedrijfsevenementen en vergaderingen die internationale vergaderingen organiseren.

European Hotel Clientele

Toen het Crowne Plaza Barcelona nog steeds in gebruik was als het Fira Palace, was ongeveer 20% van de klanten van het hotel afkomstig uit Spanje. De rest van de jaarlijkse klantenkring kwam uit het VK (19%), de VS (17%), Frankrijk (7%), Italië (6%), Japan (4%) en Duitsland (4%). Bovendien was ongeveer de helft van de bedrijfsevenementen die daar werden georganiseerd afkomstig uit de farmaceutische industrie en de rest inclusief klanten op het gebied van technologie, eten en drinken, banken en auto-industrie.

Europese vraag naar prijzen voor conferentiepakketten

Gedurende deze tijd omvatte het dagelijkse vergaderarrangement in Fira Palace het gebruik van de vergaderruimte, koffiepauze (s), lunch, scherm en meer.Het beschikbare vergaderpakket (en) bevatten in essentie alles wat een planner nodig zou kunnen hebben om in een vergadering op te nemen.

Naarmate de branche evolueerde, zijn de aanvragen voor conferentie- en vergaderpakketten na verloop van tijd blijven veranderen. Aanvankelijk vroegen planners van bedrijfsevenementen platte conferentietarieven voor vergaderruimtes en eten en drinken. Na verloop van tijd werden deze verzoeken uitgebreid met andere items, zoals schermen, internettoegang, flip-overs en geluidssystemen. Maar de vraag was nog steeds voor een prijsvaststelling in pakketten.

Voor degenen die overnachtingskamers nodig hadden, vroegen ze ook een speciaal / onderhandeld tarief voor accommodaties bij de algemene evenemententarieven van hun conferentie.

Hoewel deze pakketten een groot deel van de evenementbehoeften zouden dekken, zouden planners nog steeds onderhandelen voor andere evenementvereisten, zoals tentoonstellingsruimte, galadiners, cocktailrecepties en andere evenementenagenda-items.

Voors en tegens van de Europese aanpak

Het is duidelijk dat de voornamelijk Europese aanpak van conferentieplanning en prijsstelling om verschillende redenen nuttig kan zijn voor evenementplanners, inclusief de perceptie van kostenbesparingen, voorspelbaarheid van kosten en het gemak van klantpresentatie en goedkeuringen.

Dat gezegd zijnde, legt een dergelijke aanpak absoluut een extra last op het hotel om de behoeften van zijn klanten te voorspellen en tegelijkertijd naar zijn eigen eindresultaat te presteren. "Vanuit ons oogpunt is het veel gemakkelijker om 'à la carte' evenementen te doen. In feite is de operatie veel gecompliceerder, maar het voordeel voor ons is de klanttevredenheid, "zegt de voormalige algemeen directeur van Fira Palace.

Amerikaanse conferentie- en vergaderpakketten Voorbeeld

Hoewel de Europese markt relatief volgroeid is met de acceptatie en het gebruik van conferentie- of vergaderarrangementen, meer Amerikaanse hotels kunnen overwegen om hun pakket- en prijsconferenties en -vergaderingen te veranderen. Dit is vooral belangrijk nu evenementplanners meer nodig hebben om vergaderbeslissingen onder kortere deadlines te nemen. vaker.

In mei 2009 nam Wynn Las Vegas het initiatief om drie soorten te introduceren die zij all-inclusive vergader- en vergaderpakketten noemen voor de kleinere bijeenkomstenmarkt, dat wil zeggen die met minder dan 80 aanwezigen. Vandaag bieden ze die pakketten nog steeds aan. Deze omvatten:

• Delegate-pakket voor een volledige dag
• "AM" Delegate-pakket voor een halve dag
• "PM" Delegate-pakket voor een halve dag voor conferenties

Net zoals Europese evenementplanners gewend zijn, zijn de pakketopties van Wynn geprijsd op basis van een tarief per deelnemer (zoals een deelnemer), inclusief de vergaderruimte, eten en drinken, snacks voor pauzes en LCD-projector en -scherm.

Het idee voor Wynn om zijn pakketaanbodopties te ontwikkelen, groeide uit de Europese marktbenadering. In feite kwam André Link, de voormalige nationale verkoopmanager van Wynn, eerder uit Europa. "Voor het grootste deel in Europa is dit de enige manier waarop we vergaderingen hebben verkocht … Het is zeer zeldzaam dat we à la carte voorstellen hebben opgesteld met F & B-kosten, kamerverhuur, AV-kosten, etc., "Legt Link uit.

Een verschuiving in de Amerikaanse bedrijfsevenement- en congresindustrie

Met de lancering van hun kleine pakket met vergaderpakketten, verwachtte Wynn Resorts dat de pakketconferentietarieven populairder zouden zijn bij hun zakelijke klanten omdat de meeste associatievergaderingen groter zijn . Ze hadden gelijk. Sindsdien zijn verschillende spraakmakende Amerikaanse hotelketens begonnen met het aanbieden van zakelijke vergader- en conferentiepakketten die beter aansluiten op het Europese model als bedrijfsevenementen worden gepland.

Om zeker te zijn, voldoen de vergader- en conferentiepakkettarieven niet aan de behoeften van elk evenement. In feite erkennen de meeste planners dat ze bepaalde detailvoorkeuren voor hun programma zullen opgeven of vereisen dat de locatie het pakket aanpast met extra elementen. Er is altijd de voorzichtigheid om te vertrouwen op pakkettarieven als planners verwachten dat hun programma's langer zullen werken dan aanvankelijk werd verwacht, wat extra kosten kan veroorzaken. Maar voor vergaderingen en evenementplanners die hun budget nauwlettend in de gaten houden, bieden deze vergader- en conferentiepakketten duidelijke voorspelbaarheid voor het conferentiebudget.