Het organiseren van een conferentie vanuit de grond vereist een enorme hoeveelheid voorhanden en gegevensverzameling. Het hele proces kan een paar jaar duren, afhankelijk van de grootte van de groep, maar het is denkbaar om een succesvolle conferentie in een jaar te starten als u snelle beslissingen kunt nemen.
De realiteit van het plannen van een conferentie is dat je, zonder enige ervaring, veel tijd kunt bedenken om elk klein detail te overdenken, terwijl je meer belangrijke problemen overweegt.
Om het proces eenvoudiger te maken voor de eerste timers, hebben we de belangrijkste stappen beschreven, terwijl u koppelingen geeft aan onze gedetailleerde doorlopen op elk specifiek onderwerp. Het resultaat hier is een conferentie planning gids die u zal helpen beginnen met een solide sjabloon op zijn plaats.
Stap 1: Ontwerp een visie van uw conferentie
Elk evenement begint met een visie, maar je moet je visie omzetten in woorden en cijfers om de kosten te meten en op de hoogte te houden van de planning. Ten eerste moet u beginnen met de basis, zoals wie, wat, wanneer, waar en waarom.
Lees meer: Evenementenplanning 101: Het opstellen van essentiële details
Stap 2: Een bedrijfsplan maken
Tenzij uw conferentie wordt gefinancierd door een subsidie of organisatie, moet u erachter komen waar uw geld is vandaan komen en waarvoor het wordt gebruikt. Het eerste deel van deze vergelijking, de omzet, moet vroeg in het planningsproces worden berekend.
Nu, om een prijs op een conferentie te plaatsen, moet u een idee hebben van wat u van plan bent om deelnemers aan te bieden. Uw reisroute en sprekerregeling is de verkoopfactor voor potentiële registranten.
Stap 3: Vergelijken van locaties en diensten
Nadat u een meer specifiek idee hebt over wanneer uw conferentie zal plaatsvinden en hoeveel mensen u wilt bijwonen, kunt u dan beginnen met een geschikte locatie te winkelen.
Houd er rekening mee dat uw locatie selectie ook uw catering- en audiovisuele kosten bepaalt. Dit komt omdat de meeste conferentiecentra en evenementhotels u van hun interne diensten gebruik maken voor eventuele on-site evenementen.
De meeste conferenties zullen een soort van overnachtingen moeten bieden voor gasten die van buiten de regio reizen. Deze noodzaak creëert een andere reeks overwegingen om in uw plaatsbeschikking te bepalen.
Lees meer:
- Evaluatie van elke locatie
- 10 tips voor het huren van een traiteur
Stap 4: Recrutering en beheer van registranten
Zelfs de meest populaire conferenties moeten hun evenement op de markt brengen om elke stoel te vullen in het huis. Bijwonen is de belangrijkste factor bij het succes van uw evenement. Goede aanwezigheidsnummers brengen inkomsten en sponsor mogelijkheden. En hoe meer mensen u hebt geregistreerd, creëert meer vraag naar reclame en deelname openingen.Lang verhaal kort, als je een menigte kunt tekenen, dan zal al het andere gemakkelijker op zijn plaats vallen.
Het beheren van registratie wordt moeilijker naarmate uw evenement groter wordt. Dit is waar een online registratiesysteem u kan helpen bij het bijhouden van nummers, het verwerken van betalingen en het organiseren van gegevens.
Lees meer:
- Online Event Registratie Oplossingen Beoordeeld
- 6 Goedkope Manieren om uw Conferentie Online te promoten
Stap 5: Details op locatie plannen
Tot slot, na het organiseren en implementeren van de business elementen van de conferentie, kunt u beginnen na te denken over de on-site details. Dit omvat hoe de deelnemers de conferentie, de algemene lay-out van elke kamer, en de verdeling van voedsel en drank gaan navigeren. Dit is het deel van het plannen van een conferentie dat de meeste mensen associëren met het plannen van evenementen. De beste manier om alle details te coördineren is om door uw route te lopen zoals uw gasten zouden. Stel hoe ze zullen denken en handelen op elk moment van de dag om problemen op te lossen voordat ze ontstaan.
Lees meer:
- Populaire vergaderplattegrondplannen
- Ideeën voor een effectieve registratietabel
- Signage Strategies voor het beheren van conferentiestroom
Stap 6: Tentoonstellingsbeheerstips
Conferenties hebben meestal een tentoonstellingsruimte of congresverdieping waar sponsors en verkopers ruimte huren om hun producten te promoten.
Dit kan een zeer lucratieve kans zijn voor uw conferentie als u alles goed organiseert. Houd er rekening mee dat een tentoonstellingsruimte een aanzienlijke inzet van zowel tijd als middelen nodig heeft, dus zorg ervoor dat u bereid bent om de behoeften van meerdere verkopers te beheren alvorens u zich aan dit formaat voordoet.
Lees meer:
- Inkomsten en uitgaven in het Trade Show Business Model
Een stap voor stap gids voor het behalen van LEED-certificering
Stap-voor-stap gids voor het aanleren van freelance schrijvers
Deze stappen schetsen hoe u de juiste professionele freelance kan huren schrijver de eerste keer, zodat u een lang, getekend proces vol hoofdpijn kunt vermijden.
Stap-voor-stap gids voor een persoonlijke begroting
Hoewel het maken van een budget misschien niet het meest is spannende activiteit, het is van vitaal belang om uw financiën in orde te houden.