Hoe u verzoeken om RFP's en RFQ's

Nu u uw bedrijfsbehoeften heeft geanalyseerd en uw leveranciersoektocht heeft voltooid, bent u klaar om de vlees-en-aardappelen van het selectieproces te starten. Een goed geschreven Request for Proposal (RFP) of Request for Quotation (RFQ) is de sleutel voor het selecteren van de beste leverancier tegen de beste waarde voor uw bedrijf. Het schrijven van een RFP of RFQ is niet moeilijk als u de doelstellingen en functie van het document begrijpt.

- Besluiten:

Aanvraag voor voorstel of Offerteaanvraag Aanvraag voor voorstel

Een
RFP wordt gebruikt voor diensten of complexe producten waar de kwaliteit, de dienstverlening of het geavanceerde eindproduct verschilt van elke leverancier die reageert.

Een

RFQ
wordt gebruikt voor grondstoffen, eenvoudige services of eenvoudige of ongekompliceerde onderdelen met weinig of geen ruimte voor product- of dienstdifferentiatie tussen het reageren leveranciers. Onderhandelingspunten kunnen leveringsschema's, verpakkingsopties, enz. Bevatten. Doelstellingen van een RFP of RFQ Verkrijg gedetailleerde voorstellen om het antwoord van elke leverancier te evalueren, zodat de belangen van uw bedrijf op alle fronten worden voldaan > Benut de competitieve aard van het selectieproces van de leverancier om de best mogelijke deal te onderhandelen.

Zorg ervoor dat de belangen van alle belanghebbenden binnen uw bedrijf worden bereikt en een consensus bereikt wordt.

• Zet uw bedrijf in controle over het volledige selectieproces van de verkoper en stelt de selectie regels vooraan
• Begin met het opbouwen van het partnerschap tussen u en de verkoper vanaf het begin
• Afdelingen van het verzoek om het voorstel of het verzoek om offerte

De RFP of RFQ moeten de volgende secties bevatten. Houd er rekening mee dat elk document verschilt, afhankelijk van het type bedrijf en product dat u zoekt.

• Pas elke sectie op voor uw individuele behoeften.

Inleveringsgegevens

Deadlines, adres van uw bedrijf, contactpersoon voor vragen en verduidelijkingen

1. Inleiding en Samenvatting
   Schrijf dit gedeelte pas nadat het volledige document is afgerond. Dit wordt gebruikt om prospectieve verkopers een kort overzicht te geven van uw bedrijf en de eisen voor uw product of dienst.
2. Bedrijfsoverzicht en achtergrond
   Geef een kort overzicht van uw bedrijf, producten en marktsector waarop u zich verzorgt. Dit helpt uw ​​potentiële leveranciers te begrijpen welke zakelijke behoeften u probeert te vullen met het selectieproces van de leverancier. Geef ook belangrijke achtergrondinformatie die de verkoper zal baat bij het reageren.
3. Gedetailleerde specificaties
   Dit moet het langste gedeelte van het document zijn.Voor een RFP bevat het de
   kwalitatieve
4. maatregelen en vereisten die de verkiezerselectie beslissen. Voor een RFQ dient deze sectie de
   kwantitatieve maatregelen te geven die u in het antwoord van de verkoper zal zoeken. Voorbeeldcriterium omvat: Producttekeningen Technische toleranties Service niveaus
   • Milestones
   • Leveringen en tijdlijnen
   • Technische of zakelijke vereisten
   • Software-functionaliteit
   • Hardwarevereisten
   • < Veronderstellingen en beperkingen
   • Eventuele aannames en / of beperkingen die de potentiële verkopers moeten op de hoogte brengen moet hier worden vermeld. Als u niet rechtstreeks en vooraf met de verkoper bent, zal de deur op een later tijdstip de heronderhandeling van de overeenkomst opent en de mogelijkheid om de relatie die u heeft met uw leverancier te beperken. Mogelijke onderwerpen zijn reiskosten, upgrade- / wijzigingskosten, licentierechten, enz.

Algemene voorwaarden

1. Eventuele voorwaarden van het contract moeten worden vermeld om de verkoper een eerlijk en eerlijk antwoord te geven . Deze kunnen financieringsopties, contractlengte, vernieuwingsopties, garanties, leveringsboetes, serviceniveaus, enz. Omvatten.
   
   Selectiecriteria
2. In het laatste gedeelte moet een overzicht zijn van de selectiecriteria die u zal gebruiken om maak uw beslissing Sommige bedrijven verkiezen deze informatie geheel vertrouwelijk te houden; terwijl andere bedrijven dit geloven, zullen toekomstige verkopers zich richten op wat belangrijk is voor uw bedrijf.
   Verdeel de RFP / RFQ naar geselecteerde verkopers
   Maak tenslotte een coverbrief en stuur twee kopieën van uw RFP of RFQ naar elk van de verkopers die u uit uw zoekproces hebt geselecteerd. Zorg ervoor dat de juiste contactgegevens zijn opgenomen om bij te dragen aan elke leverancier die het nodig heeft.
3. Volgende stap: Voorkeur evaluatie en verkoperselectie