De meest moeilijke boekhoudfouten ontdekken en corrigeren

U maakt van tijd tot tijd rekeningkundige fouten. Het is dus belangrijk om te ontwikkelen hoe u deze problemen kunt vaststellen, ongeacht welke accounting software applicatie u in uw kleine onderneming gebruikt. U kunt veel fouten opsporen door het proefbalans van uw bedrijf te beoordelen. U zult echter merken dat niet alle boekhoudfouten van invloed zijn op de proefbalans. Om deze reden is het belangrijk om te leren over deze soorten boekhoudfouten, zodat u ze kunt vinden en corrigeren.

U moet opmerken dat deze typen fouten het moeilijkst zijn om te identificeren en oplossen.

Fout van weglating

Een fout van weglating vindt plaats wanneer een transactie volledig uit de boeken van uw bedrijf wordt weggelaten. U mag het vergeten om een ​​kostentransactie in te voeren of de verkoop van een product of dienst in te voeren. Deze transacties zijn moeilijk te detecteren. Daarom moet u ervoor zorgen dat u een goede routine heeft om deze transacties tijdig in te voeren. De meest voorkomende reden dat deze transacties niet worden ingevoerd, zijn dat de documentatie (zoals de factuur van een leverancier) verdwijnt. U bent minder kans om deze ondersteunende documenten te verliezen of te verbergen indien u ze zo snel mogelijk in uw boekhoudsoftware systeem binnenkomt.

Fout van terugzending

Er wordt een terugvalprobleem opgetreden wanneer een transactie die als debiet moet zijn geplaatst, als krediet wordt geplaatst. U kunt bijvoorbeeld een factuur invoeren als betaling of terugbetaling.

U zult deze fout niet opmerken in uw proefbalans omdat het proefbalans nog steeds in evenwicht is.

Fout van principe

Een principiële fout treedt op wanneer u of uw boekhouder een boekhoudprincipe verkeerd toepast. U kunt activa uitgeven die als activa moeten worden opgenomen. De activa en uitgaven worden zowel in de boeken als debitaties geregistreerd, dus dit is een technische fout.

Fout van de commissie

Een commissiefout komt voor dat u een transactie invoert in de juiste klasse, maar de verkeerde subsidiegrootboek. U begint bijvoorbeeld deze fout als u een betaling aan de verkeerde factuur toepast. Uw proefbalans zal het juiste bedrag verschuldigd zijn van een klant, maar de individuele directie van uw individuele klanten is onjuist.

Fouten bij de dochteronderneming

Er is een fout opgetreden bij het indienen van een transactie wanneer er een fout optreedt. Bijvoorbeeld, als u een klant $ 5, 000 leent, maar slechts $ 500 invoert als lening en $ 500 terugtrekken uit uw geldrekening, dan zult u merken dat deze fout naar uw proefbalans wordt gebracht. Uw proefbalans is correct. De meest voorkomende methode voor het opsporen van deze fouten is het uitvoeren van boekhoudkundige afstemming. Doorgaan met het vorige voorbeeld, zou u deze fout detecteren wanneer u uw bankverzoening uitvoerde.Je zou vinden dat je kort $ 4, 500 geld in je bankrekening zou hebben, en dan zou de fout kunnen corrigeren.

Fouten voorkomen

U moet goede interne controles en processen ontwikkelen om fouten op te sporen. U wilt bijvoorbeeld ervoor zorgen dat al uw formulieren consistent zijn zodat medewerkers in een routine zullen komen wanneer u informatie in uw boekhoudsoftware invoert.

U wilt ook ervoor zorgen dat u genoeg personeel heeft om de werklast te kunnen verwerken. Onderstaffing zal leiden tot vermoeidheid van de werknemers, wat resulteert in arbeidsvermoeidheid, gehaast werk en meer boekhoudfouten.

Fouten opsporen

Terwijl u methoden wilt ontwikkelen om fouten te voorkomen wanneer mogelijk, zullen de fouten die hierboven worden vermeld, van tijd tot tijd gebeuren. U kunt niet voorkomen dat alle fouten gebeuren. U moet verschillende afstemmingen uitvoeren op maand- en eindjaar om veel fouten op te sporen, zodat ze kunnen worden gecorrigeerd. Bankafstemming, bijvoorbeeld, moet maandelijks worden uitgevoerd. Vaste activa kunnen jaarlijks slechts met elkaar worden verzoend, zodat u kunt verzekeren dat u het juiste bedrag van de afschrijvingskosten heeft geboekt. U vindt dat als u op zoek bent naar manieren om fouten te voorkomen en een routine te hebben van het uitvoeren van recensies en afstemming van uw boekhouding dat uw bedrijf goed verloopt en u het aantal van uw boekhoudfouten zal verminderen.