Gemeenschappelijke boekhoudfouten in kleine bedrijven

Boekhouding in uw kleine onderneming houdt niet alleen in dat u de boeken voor fiscale doeleinden houdt, maar het is een belangrijk instrument om geld te besparen en afval, fraude en diefstal te identificeren. Daarom is het zo belangrijk voor bedrijfseigenaren om professionele accountants te huren in plaats van zelf de boeken te doen of het werk aan onervaren medewerkers te delegeren (bijv. Een administratieve assistent is geen opgeleide boekhouder).

Zelfs succesvolle bedrijven kunnen makkelijk breken als gevolg van boekhoudkundige fouten die leiden tot onbetaalde belastingen, fraude, diefstal of verduistering.

Meest voorkomende boekhoudfouten

Boekhoudfouten omvatten het maken van basis wiskundefouten, het invoeren van gegevens onjuist en het niet inleveren van kosten en inkomsten. De volgende boekhoudfouten zijn een van de meest voorkomende voor kleine bedrijven:

1. Organisatie

In de boekhouding is de organisatie kritisch. Dat betekent dat ontvangsten voor alle uitgaven worden gehandhaafd, met gebruikmaking van bedrijfskrediet of betaalkaarten voor uitgaven, het houden van de boeken up-to-date, het opnemen van kleinkasuitgaven nauwkeurig op de dag dat ze zijn gemaakt en geen persoonlijke en bedrijfsfinanciën mengen. Als bezet bedrijfseigenaar is het makkelijk om benodigdheden te halen terwijl u uw persoonlijke boodschappen en boodschappen doet. Het is echter belangrijk om aparte ontvangstbewijzen te krijgen en gebruik het ID-nummer van uw wederverkoop voor alle leveringen die opnieuw worden verkocht.

Hoewel de uitgaven onder $ 75 in het algemeen geen bon hebben, is het altijd een goed idee om er een te krijgen. Als u de ontvangsten voor al uw uitgaven kunt tonen, zijn de auditors minder kans om ze uit te dagen.

2. Achteruit op papierwerk

Kleine ondernemers die de taak hebben om veel hoeden te dragen, zetten vaak de boeken uit tot het einde van de week of het einde van de maand - of later.

Dit is een risicovolle strategie omdat het makkelijk is om achter te komen op de financiële overzichten, rapporten die moeten worden ingediend, BTW-betalingen, factuurbetalingen en zelfs factureringskliënten voor het geld dat zij aan u verschuldigd zijn. Vertraagde facturering kan resulteren in achteruitgegaan cheques, verhoogde schulden die nooit worden betaald en fouten in facturen die op een later moment moeilijk te bewijzen zijn. Je zou aansprakelijk kunnen zijn voor straffen en belangen voor het indienen van rapporten laat of verliezen op grote financiële kansen omdat de boeken niet actueel zijn. Als je moet worstelen of haasten om je boeken op te vangen, is het makkelijker om kostbare fouten te maken.

3. Mathfouten

De IRS ontdekt vaak wiskundefouten en corrigeert ze voor u. U kunt echter niet rekenen op een agentschap dat uw wiskundefouten vangt. Er zijn ook andere soorten wiskundefouten die agentschappen niet kunnen identificeren, en deze kunnen een aanzienlijk cumulatief effect hebben op uw financiën. Dit soort fouten omvatten het invoeren van cijfers op de verkeerde plaats, het falen van cijfers niet goed afronden of fouten maken die niet in uw voordeel zijn.

4. Verhuur van het verkeerde kantoorpersoneel

Als de persoon die verantwoordelijk is voor het doen van uw boeken niet weet wat hij of zij doet, bent u degene die voor fouten betaalt. Geen werknemer, familielid of informele kennisgever zal je boeken zo veel zorgen maken als jij of een professioneel boekhoudkundig bedrijf.

Als een dergelijke persoon een vergissing maakt, wordt hij of zij niet geïnvesteerd als een accountant met een financieringsverantwoordelijkheid of een persoon met een financieel belang in het bedrijf. Het andere risico van het inhuren van iemand die niet professioneel is, is dat de persoon makkelijk in criminele activiteiten kan gaan, zoals verduistering of diefstal.

5. Niet bereid om te delegeren

Kleine ondernemers zijn vaak niet bereid om boekhouding aan ervaren boekhoudkundigen te delegeren, maar bedrijfsgroei hangt af van het kritieke vermogen om andere professionals te laten omgaan met iets buiten uw bedrijfskerncompetenties. Simpelweg, je moet bereid zijn om andere mensen hun werk te laten doen terwijl je dat doet. Weinigen bedrijfseigenaren zijn gekwalificeerd in boekhouding, fiscale strategieën, bedrijfsmiddelen beheren en bedrijfseenheden opzetten om de voordelen van bepaalde bedrijfsstructuren te benutten.

U heeft deskundig advies en een ervaren accountant nodig om inkomsten te maximaliseren en belastingen te minimaliseren.

6. Slechte communicatie

Slechte communicatie tussen u en uw boekhouder kan leiden tot ernstige fouten in uw documenten, archiveringsrapporten en resulteren in onmogelijk om verklaringen af ​​te stemmen op onjuiste financiële gegevens. Het is makkelijk te vergeten dat u iemand een bonus in contanten betaald heeft of een contant korting heeft gegeven, tenzij u de gegevens naar beneden schrijft en aan uw boekhouder overbrengt.

Technologie voorkomt geen rekeningkundige fouten als gevolg van het "afval in, vuilnis" business adage. De persoon die de boekhoudnummers invoert in software- en technologieapplicaties moet ze correct overbrengen en op de juiste plaats op de juiste tijdstip invoeren. De boekhouder moet weten wanneer papierwerk moet worden ingediend en hoe feiten over activa, belastingen en andere zaken moeten worden geïnterpreteerd. Als u de meeste winst uit uw verkoop en uitgaven wilt krijgen, moet u een ervaren accountant of boekhouddienst gebruiken om uw boeken de juiste manier te gebruiken om u te helpen fouten te vermijden, belastingbesparingen te vinden en andere zakelijke kansen te ontdekken op basis van uw financiële beeld. Zorg ervoor dat de juiste procedures en processen op zijn plaats zijn om de communicatie open en productief te houden.