Basis Management Vaardigheden voor Beginners

Niveau 1 van de Management Skills Pyramid toont de basisvaardigheden die een begin manager moet beheersen. Het is de basis van de managementvaardigheidspyramide, die de vaardigheden toont die een manager moet behalen om succesvol te zijn en laat zien hoe deze managementvaardigheden elkaar op elkaar richten op succes.

Basis Management Vaardigheden

Er zijn vier basis management vaardigheden die iedereen moet behalen om succesvol te zijn in een management job.

Deze vier basisvaardigheden zijn te plannen, te organiseren, te regelen en te controleren en worden hieronder in detail besproken.

Plan

Planning is de eerste en belangrijkste stap in elke beheertaak. Het is ook de meest voorkomende of overzichtelijke stap. Terwijl de hoeveelheid planning en het benodigde detail van taak tot taak verschilt, is deze taak te overslaan, behalve door blind geluk. Dat geeft ons de adage van de 6 P's van planning (of 7 P's afhankelijk van hoe u telt).

Hoewel de meeste mensen het begrip planning met algemene bedrijfsplanning associëren, zijn er ook verschillende niveaus van planning:

Strategische planning

• Tactische planning
• Operationele planning
• En er zijn verschillende soorten planning:

rampplanning

• plannen voor plannen
• krisisplanning
• compensatieplanning
• organiseer

Een manager moet teams, taken en projecten kunnen organiseren om het werk van het team op de meest efficiënte en effectieve manier te kunnen doen.

Als startbegeleider organiseert u mogelijk een klein werkteam of een projectteam. Dezezelfde vaardigheden zullen later in uw carrière nodig zijn wanneer u een afdeling of een nieuwe afdeling van het bedrijf moet organiseren.

Er is duidelijk overlap tussen het plannen van het werk en het organiseren ervan. Als de planning zich richt op wat er moet gebeuren, is de organisatie operationeler en is er meer gericht op hoe het werk het beste wordt gedaan.

Wanneer u het werk organiseert, moet u:

de benodigde rollen bepalen,

• taken toewijzen aan de rollen,
• de beste bron (mensen of apparatuur) bepalen voor de rol
• verkrijgen de middelen en toewijzen aan de rollen, en
• middelen toewijzen aan de rollen en de bevoegdheid en de verantwoordelijkheid voor hen delegeren.
• Of u nu een klein team of project hebt toegewezen om te kunnen beheren, beginbeheerders moeten ook kantoren en datasystemen kunnen organiseren.

U kunt mensen niet fysiek bewegen om uw team samen te brengen, maar u moet het overwegen. Aan de andere kant mag u meerdere mensen in een kleine ruimte verplaatsen en u moet dingen organiseren zodat het team effectief kan werken binnen die ruimte. Later in uw carrière, moet u mogelijk een kantoor organiseren om teams uit verschillende afdelingen en hun specifieke behoeften tegemoet te komen.

U moet ook alle systemen kunnen organiseren die de gegevens die uw team moet verzamelen of verdelen, behandelt. Deze dagen zijn waarschijnlijk computersystemen. U moet beslissen of u bijvoorbeeld gedeelde webpagina's op het intranet van de onderneming of gewoon een gedeelde map op de bestandsserver moet instellen. Hoe ga je de systemen organiseren, zodat iedereen die informatie nodig heeft, toegang heeft tot deze (en dat het niet beschikbaar is voor degenen die het niet zouden zien, zoals je concurrenten)?

Als uw team iets anders dan informatie nodig heeft of produceert, moet u ervoor zorgen dat uw team krijgt wat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben en naar anderen kunnen uitgaan wat uw team op het juiste moment produceert.

Vergeet niet jezelf te organiseren. We gaan hier op een hoger niveau op niveau 3 van de Management Skills Pyramid, maar zelfs als begin manager moet je jezelf, jouw tijd en je ruimte kunnen organiseren, zodat je het meest effectief kan zijn.

Hier zijn enkele artikelen die u kunnen helpen om u effectief te beheren.

Ten slotte, onthoud dat het zelden genoeg is om dingen een keer te organiseren. Met constante veranderingen in middelen, doelen en externe factoren die u normaal gesproken moet herorganiseren om er voor aan te passen.

Direct

Directing is de actiestap. Je hebt het werk gepland en georganiseerd. Nu moet je je team leiden om het werk te doen.

Begin door ervoor te zorgen dat het doel voor iedereen duidelijk is op het team. Weet iedereen allemaal wat het doel is? Weet ze allemaal wat hun rol is om het team te bereiken? Hebben ze alles wat zij nodig hebben (middelen, autoriteit, tijd, etc.) om hun deel te doen?

Trek, druk niet

U zal effectiever zijn om het team naar uw doel te leiden als u hen trekt (leidt) in plaats van duwen (terugzetten en orders geeft). U wilt de mensen op uw team motiveren en hen helpen en inspireren naar de teamdoelstellingen.

Control

Sommige schrijvers proberen deze vaardigheid te verzachten door "coördineren" of soortgelijke termen te noemen. Ik heb liever de sterkere term, controle, omdat het essentieel is dat de manager de activiteiten van het team kan controleren.

In de bovenstaande stappen heb je het werk gepland, de middelen georganiseerd om het efficiënt te laten gebeuren en het team gericht om werk te starten. In de controle stap controleert u het uitgevoerde werk. U vergelijkt de werkelijke vooruitgang naar het plan. U verifieert dat de organisatie werkt als u het heeft ontworpen.

Als alles goed gaat, hoeft u niets anders dan monitor te doen. Dat gebeurt echter zelden. Iemand wordt ziek, het type van de database duurt langer dan elke iteratie dan geprojecteerd, een sleutelcompetant daalt hun prijzen, een brand vernietigt het gebouw naast de deur en je moet meerdere dagen evacueren of een andere factor die je plan beïnvloedt. De controle stap bepaalt nu dat u actie moet ondernemen om de impact te minimaliseren en zo snel mogelijk terug te keren naar het gewenste doel.

Vaak betekent dit terug te gaan naar de planning en aanpassing van plannen.Soms kan het een verandering in de organisatie vereisen. en je moet iedereen opnieuw leiden naar de nieuwe doelen en inspireren. Dan, natuurlijk, controleer je het nieuwe plan en pas je zo nodig aan. Deze cyclus gaat door tot u de taak hebt voltooid.

Beheerdersbeheersoftware

In de controletrap stelt u normen voor prestaties en kwaliteit in en controleert u of u eraan voldoet. Er zijn zoveel mogelijk gereedschap beschikbaar omdat er dingen zijn die u moet controleren.

Scheduleringsgereedschap - een aantal softwareprogramma's stelt u in staat uw schema in te voeren en de voortgang regelmatig bij te werken. Het programma wijst op wijzigingen in het schema, zodat u correctieve maatregelen kunt vaststellen die u kunt nemen.

• Financiële controles - als manager heeft u meestal een budget. De rapporten van de afdeling Financiën laten u weten hoe uw uitgaven (op mensen en andere middelen) overeenkomen met het plan.
• Mensen controleren - je moet ervoor zorgen dat alle mensen in je team zoals gepland presteren. Als dat niet het geval is, moet u de oorzaak vinden en oplossen. Begrijpen ze het doel niet? Hebben ze geen bron of vaardigheid die ze nodig hebben? Is de taak te groot voor hen en moet ze aangepast of toegewezen worden aan een andere bron? Uw baan als manager betekent dat uw teamleden feedback geven over hoe hun prestaties voldoen aan het plan. Als dat niet het geval is, moet u corrigerende maatregelen nemen. Zo geeft u een productieve manier negatieve feedback aan uw teamleden.
• De Pyramid van de Volledige Vaardigheidskennis

De Managementvaardigheidspyramide toont alle vaardigheden die een manager moet behalen om succesvol te zijn en laat zien hoe deze managementvaardigheden elkaar op elkaar richten op succes.

Level 1

Basismanagementvaardigheden voor beginnende managers
Level 2

Beheersvaardigheden voor het ontwikkelen van je team
Level 3

Beheersvaardigheden om jezelf te ontwikkelen