Leren hoe u een plan voor outsourcing ontwikkelt

Veel discussies over outsourcing in de media maken het complex, maar het is heel simpel. Zelfs in onze huizen "outsourcen" we veel taken: Koken, handhaven van onze gazons en kinderopvang, om maar een paar te noemen. Wanneer we niet de tijd hebben, de focus of de vaardigheden om het werk zelf te doen, zoeken we iemand die kan en iemand die het werk doet voor een prijs die we kunnen betalen. Bedrijven werken op dezelfde manier, hoewel hun beslissingen meer factoren en beslissers kunnen betrekken.

Het ontwikkelingsproces van outsourcingplan

Maar net als gezinnen verschillende beslissingen nemen, kunnen bedrijven opvallend verschillende beslissingen nemen over outsourcing. Er is geen sjabloon dat voor alle bedrijven werkt, maar er is een proces dat alle bedrijven moeten overwegen:

Realisatie

In het verleden hebben veel bedrijven wellicht niet eens bekend wat outsourcing was. Vandaag weten ze over outsourcing, maar kunnen niet beseffen hoeveel uitbesteding (en outsourcing-achtige) programma's die ze al gebruiken: kopieerapparaten, mailkamers, facility management, IT, en zelfs delen van een juridische afdeling. Outsourcing kan elk probleem niet oplossen, maar het leren van de vorige generatie contracten zal nieuwe projecten identificeren en waardevol inzicht bieden.

Doelstelling

Om succesvol te zijn bij het opstellen van een outsourcing programma, moet u specifieke doelen definiëren, zoals de totale bedrijfskosten verminderen met vijf procent, richten op efficiëntie voor één locatie of alleen kijk naar functies uitgevoerd in een business unit.

Doelstellingen hebben geen enorme details nodig. Naarmate uw outsourcing-ervaring toeneemt, veranderen de definities.

Participatie

U heeft deelnemers nodig van veel gebieden van expertise om de planning van het plan te leveren, veronderstellingen te verifiëren en deskundig oordeel te geven. Wanneer u van een algemeen plan naar specifieke projecten gaat, herhaalt u dit proces en creëert u subgroepen met nog meer specifieke kennis.

Identificatie

Nu u doelstellingen en experts heeft om informatie te identificeren en te interpreteren, is het tijd om specifieke projecten voor uw uitbestedingsprogramma te identificeren. Elk bedrijf ontwikkelt verschillende criteria en wordt door cultuur zo veel als door financiële of operationele analyse gedragen, maar er zijn gemeenschappelijke criteria die u moet bekijken:

• Vorige beslissingen: Uw firma heeft waarschijnlijk eerder beslissingen genomen over het gebruik van niet- werknemers, zoals tijdelijke werknemers of service contracten. Werk met inkoop en uw PMO (Project Management Office) voor details. Bekijk hoe ze de problemen op deze lijst hebben aangepakt en de lessen samenstellen.
• Expertise: Voer je functies uit of produceer producten zonder voldoende expertise, of heb je problemen om managers te behouden?Heeft het huidige management een plan om deze problemen aan te pakken? Zo niet, zou dit een goed outsourcingproject kunnen zijn.
• Kwaliteit: Zelfs als een functie mensen met de juiste vaardigheden en ervaren managers heeft, krijg je misschien niet het serviceniveau dat je nodig hebt. Leidt de manager klantenquêtes uit? Wat zeggen klanten over producten of diensten? Een kloof in kwaliteit of gebrek aan interesse in klantenservice is een andere vlag voor outsourcing.
• Kosten: Een uitzonderlijk hoge kwaliteit service is niet per se een goede waarde. Hoe vergelijken uw kosten met concurrenten? Maakt de functie maandelijkse rapporten: Eenheidskosten, bedrijfskosten, meerjarenkostendrends? Als deze functie deze rapporten niet kan produceren, kan een uitbestede service meer transparantie in uw operaties bieden.
• Schaal: Als u uw hele bedrijf onderzoekt, zult u veel onverwachte ontdekkingen maken. Blijf gefocust! Een groot project is een betere kandidaat voor outsourcing dan een aantal kleinere projecten. Dat enige grote project vereist veel minder administratieve en beheersmiddelen. Houd een uitgebreide lijst, maar selecteer alleen kandidaten dan een grote impact in uw eerste golf van projecten.
• Veiligheid: U heeft nu een goed idee van potentiële projecten. Het is tijd om ze te filteren volgens de veiligheidsnormen. Veiligheid is een complex en controversieel onderwerp. Verschillende normen gelden voor verschillende industrieën, en sommige bedrijven zijn meer beveiligingsbewust dan hun concurrenten. Begrijp interne en industriële normen, en beperk de outsourcingprojecten dienovereenkomstig. Inclusief wettelijke, IT, corporate security, compliance (indien van toepassing) en eventuele "risico" afdelingen in uw discussies.
• Prioritering: Elk item hierboven (en misschien andere kenmerken) moet worden behaald en vervolgens moet elk project een totale "outsourcing value" krijgen. Er zal ongetwijfeld veel debat worden over welke kenmerken het belangrijkst zijn, als hun scores nauwkeurig zijn en als er andere eigenschappen moeten worden overwogen. Wees niet verbaasd als dit proces duurt voor maanden of zelfs jaren.
• Communicatie: Tegen de tijd dat je vooropgestelde projecten hebt geprioritreerd, heb je veel vergaderingen gehouden en met veel mensen gesproken. Verwacht dat deze discussies publieke informatie zijn in de afdelingen die u heeft uitgezocht voor outsourcing. Veronderstel altijd dat deze discussies naar uw werknemerspopulatie komen, vaak in realtime. Zorgvuldig doordachte bedrijfscommunicatie moet voorbereid en klaar zijn. Laat nooit geruchten een betere bron van informatie worden dan feiten.

Uw Outsourcing Plan uitvoeren

Aan het einde van dit proces krijgt u uw eerste uitbestedingsplan. Er zijn veel meer stappen als u dit plan uitvoert: gegevens bevestigen, subcommissies creëren voor specifieke projecten, leveranciers identificeren, piloten uitvoeren, contracten toewijzen, enzovoort. Het ontwikkelen van uw plan biedt u echter de eerste en belangrijkste stappen.