Hoe u een professionele e-mail kunt schrijven

Mensen hebben al jaren voorspellen over de ondergang van e-mails. Hoewel het waar is, gebruiken we andere vormen van communicatie, zoals SMS en sociale media, 'praten' aan onze vrienden of verzenden snelle berichten naar onze collega's. We gebruiken nog steeds email, vooral voor werkgerelateerde communicatie. Het is ook het belangrijkste contactmiddel wanneer u een baan aanvraagt. Het is even belangrijk om te weten hoe u een professionele e-mail kunt schrijven.

Email kan uw eerste contactpersoon zijn met iemand en daarom is het uw eerste kans om een ​​indruk te maken. Wees voorzichtig in het samenstellen van uw berichten. Voordat je hit stuurt, beantwoord deze 7 vragen.

1. Is mijn berichtfout vrij?

Het controleren van uw e-mail voor fouten is het belangrijkste wat u kunt doen voordat u het verstuurt. Door verkeerde spelling en slechte grammatica wordt u onzorgvuldig weergegeven. Dat staat tegen de indruk die u probeert te maken, vooral als u om een ​​baan solliciteert.

Proeflezen tot je je ervan overtuigd bent dat je alle spelling- en grammaticale fouten hebt ingevuld, evenals typo's. Grammarly. com heeft gratis tools, waaronder een uitbreiding voor de Chrome-browser, die u hierbij kan helpen.

2. Wat zegt mijn e-mailadres over mij?

Uw werk-e-mailadres, dat u trouwens nooit moet gebruiken voor het zoeken naar werk, is waarschijnlijk heel eenvoudig. Waarschijnlijk is het een variant van je naam.

U heeft mogelijk een minder zakelijk adres gekozen voor persoonlijke e-mail. Een adres dat suggestief, kinderlijk of schattig is, is oke als je het alleen gebruikt om berichten naar je vrienden en familie te sturen, maar als je een professionele e-mail wilt schrijven, meld je aan voor een nieuw account dat professionalisme overbrengt.

Stel een e-mailadres op dat uw eigen naam gebruikt. Probeer je voor- en achternaam; uw voornaam, midden voor- en achternaam; of een combinatie van die. Stuur nooit uw professionele email van chickybabe @ mymail. com.

3. Is het naam en het e-mailadres in het veld 'Naar' correct?

Wanneer u de naam van een ontvanger in het veld 'Naar' typt, zullen de meeste e-mail clients de rest van de naam invullen met een van uw contacten. Je zou gemakkelijk de verkeerde naam op dat veld kunnen krijgen, dus wees er zeker van.

Stel je voor wat voor problemen zou kunnen ontstaan ​​als je per ongeluk een e-mail stuurt naar de verkeerde ontvanger. Laten we zeggen dat u op zoek bent naar een baan terwijl u nog in dienst bent. Een verhuurder bij een prospectieve werkgever kan een naam hebben die begint met dezelfde brief als de naam van uw huidige baas. Hoe beschamend zou het zijn als je je baas een bericht stuurde bedoeld voor die verhuurder? Niet alleen wil je ervoor zorgen dat je bericht de gewenste bestemming bereikt, maar je wilt ook zeker zijn dat het niet onbedoeld wordt.

4. Heb ik de juiste titel gebruikt om de ontvanger te adresseren?

Als u al op de voornaam bent met de persoon die u e-mailt, is het goed om ze op die manier in uw bericht te adresseren.

Als dit echter uw eerste keer is met iemand te communiceren, of u weet niet zeker hoe ze zich beter aanpakken, is het beter om een ​​formele titel te gebruiken, zoals meneer, mevrouw, mevrouw of dr. En de achternaam van de ontvanger

Schiet altijd aan de kant van de voorzichtigheid. Het kan niet pijn doen om formeel te zijn. Voor een hint over hoe iemand met wie u al een gevestigde relatie heeft, de voorkeur geeft aan te pakken, kijk terug op eerdere berichten om te zien hoe ze zijn ondertekend. Dat zal u helpen om te beslissen wat te doen.

5. Geeft mijn toon mijn boodschap goed?

Zoals gezegd luidt: 'Het is niet wat je zegt maar hoe je het zegt.' Wanneer u met iemand tegenover elkaar spreekt, kunt u vertrouwen op intonatie, lichaamstaal en gezichtsuitdrukking om extra woorden te geven aan uw woorden.

Wanneer u hetzelfde bericht schriftelijk overbrengt, is er meer ruimte voor misverstand omdat de lezer uw gezicht niet kan zien, uw lichaamstaal kunt lezen of uw stem hoort.

Zorg ervoor dat je bericht beleefd en geluidsvriendelijk is en dat je bedoeling duidelijk is.

6. Is mijn bericht eenvoudig, maar niet cryptisch?

Het houden van je berichten kort en zoet maakt ze gemakkelijker te begrijpen. Tegelijkertijd moet u niets uit het oog verliezen. U wilt de ontvanger van uw e-mail niet dwingen om te raden wat u probeert te zeggen. Uw bericht moet zo nauwkeurig mogelijk zijn, maar alle nodige informatie bevatten.

7. Heb ik ongewenste bijlagen meegeleverd?

Veel mensen weigeren e-mailbijlagen te openen die ze niet verwachten. Zij hebben gelijk om dat te vermijden. Computervirussen worden vaak in die bijlagen verzonden. Als u een bestand naar iemand wilt sturen, bijvoorbeeld uw CV, vraag eerst uw ontvanger voor zijn toestemming. Stuur het alleen als hij zegt dat het goed is.