Tips voor het plannen van een kleine zakelijke bijeenkomst

Zelfs de kleinste zakelijke bijeenkomsten vereisen een goede planning om ervoor te zorgen dat alle behoeften en doelstellingen worden voldaan aan alle betrokkenen. Om efficiënt te zijn, is er een volgorde van operaties die gevolgd moeten worden om te voorkomen dat details door de scheuren glijden. Hieronder staan ​​8 essentiële stappen om te volgen voor het plannen van uw volgende kleine vergadering.

Kies je onderwerp en locatie

Deze stap staat voor de twee variabelen die je publiek voor iets anders wilt weten.

De 'waar en waarom' van de vergadering zal direct beïnvloeden wie uitgenodigd wordt en of ze zich zullen bijwonen of niet.

De locatie die u kiest, beïnvloedt de algemene vergadering en beïnvloedt de andere beslissingen die u nodig heeft bij het plannen van het evenement.

Deelnemers identificeren

Een groot deel van het richten van een gefocuste en productieve vergadering vermijdt afleidingen, en dat betekent beperkte uitnodigingen voor de beste beslissers. Er is een neiging in de bedrijfscultuur om alle verwante partijen in de communicatie te betrekken, maar u kunt de productie vergroten door medewerkers te elimineren die langzaam vooruitgang kunnen maken met onbelangrijke discussies. In plaats van deelnemers aan niet-stemgerichte deelnemers aan te nodigen, moedigen de deelnemers aan om met hun ondergeschikten te praten voordat ze naar de vergadering komen.

Bied drie datums en tijden aan

Wees voorzichtig over hoe u de beschikbaarheid van elke deelnemer navraag doet. Het is makkelijk om een ​​"Pandora's box" van problemen te openen als het gaat om het plannen van een wederzijds gunstige datum voor uw vergadering.

Een manier om dit te vermijden is om enkele dagen en tijden aan te bieden, vraag dan elke persoon welke het beste werkt. Als u geluk hebt, komt één van de data overeen voor iedereen. Zo niet, wees niet bang om de afwijkers te vragen als ze hun kalender kunnen aanpassen om de meerderheid op te nemen.

Een routebeschrijving maken

Het is van cruciaal belang om een ​​schema te hebben voor welke onderwerpen besproken worden met wie elk segment van de vergadering zal leiden.

Planners kunnen advies van de topmanagers nodig hebben om een ​​reisroute nauwkeurig te maken. Zodra het eerste ontwerp is voltooid, moet deze ter goedkeuring voorgelegd worden aan de groep.

Bespreek Presentatiebehoeften

Er zijn veel verschillende manieren om ideeën voor te stellen aan de groep, en elke geplande spreker gaat hun eigen voorkeur. PowerPoint-functionaliteit, internettoegang en witte boards zijn slechts enkele componenten die u mogelijk moet regelen. Wees proactief bij het aanvragen van deze gegevens en volg ze op om ze een paar dagen voor de vergadering te bevestigen.

Schedule Catering

De sleutel voor het bestellen van eten voor kleine vergaderingen is om het menu functioneel te houden. U wilt niet dat de catering zich verstoort met elk aspect van het bedrijf, zodat vermijd te veel formele maaltijden.Als er een zit-lunch wordt gevraagd, probeer dan een aangrenzende kamer voor de maaltijd te reserveren, zodat de deelnemers zo spoedig mogelijk terug naar de vergadering kunnen komen.

Verstuur definitieve details

Ongeveer zeven dagen voor het evenement wil je een definitieve kopie van de reisroute en de details van elke deelnemer verzenden. Dit moet alles bevatten die voor de dag is besteld. Ook richtingen, parkeerinformatie, kamernummers en noodcontacten bevatten.

Als u samen met leidinggevenden werkt, kopieer dan ook hun administratieve assistenten op de e-mail.

Vergaderdag

Als ontmoetingsplanner is het uw taak om ervoor te zorgen dat het evenement succesvol wordt uitgeschakeld. Uiteraard wilt u vroegtijdig aankomen om de kamer te inspecteren en te ontmoeten met de horeca- en A / V-coördinatoren. Afhankelijk van de locatie, kunt u ook signage plaatsen zodat iedereen hun weg naar de kamer vindt.

En daar heb je het - acht relatief eenvoudige stappen om een ​​succesvolle kleine vergadering te plannen.

Uitvoeren van elke stap duurt natuurlijk tijd en zorg van uw kant, maar het communiceren van uw plannen voor de deelnemers is de helft van de strijd. Hoe meer mensen weten wat te verwachten van de vergadering, des te meer bereid zullen ze zijn om naar het bedrijfsleven te gaan.