Kiezen voor Donor Management Software voor uw non-profit

De tijd komt altijd wanneer de donor management software van uw non-profit moet worden geüpgraded of volledig vervangen.

Wanneer weet je wanneer die tijd is gekomen en wat doe je dan? Verschillende nonprofit-pros hebben deze antwoorden gegeven als ik ze vroeg om deze zin te voltooien: "Ik wist dat het tijd was om een ​​nieuw donor management systeem te krijgen wanneer …"

• wanneer de ene die we hadden niet de gegevens kon rapporteren op de manieren waarop we nodig.

• wanneer de hond mijn indexkaarten heeft gegeten.
• toen ik dingen wilde weten over mijn donoren, en het kostte een absurde hoeveelheid personeel om het antwoord te vinden.
• wanneer het laatste 'systeem' er in hun hoofd is gelaten.
• wanneer de enige die een idee had hoe het systeem te gebruiken (een oude Access-database) was met pensioen.
• wanneer een computer van een vrijwilliger crasht en we alles kwijt hebben.

Reden die redenen waar voor uw non-profit?

Het beslissen dat u een nieuw systeem nodig hebt, is echter het makkelijke onderdeel. Er is een wereld van verwarrende informatie over concurrerende systemen die er zijn, en geen makkelijke manier om alles samen te zetten.

In de "Consumer Reports" van non-profit-technologie ging ik naar de antwoorden. Idealware is een non-profitorganisatie die andere non-profitorganisaties helpt bij het maken van slimme softwarebeslissingen door middel van onpartijdig onderzoek en vervolgens te vertalen naar gemakkelijk te begrijpen rapporten, artikelen en training.

Andrea Berry, Directeur Partnerschappen en Leren bij Idealware, heeft afgesproken om met mij te praten over hoe een organisatie moet gaan over het kiezen van een nieuw donor management systeem.

Hier zijn de stappen die Berry heeft voorgesteld:

Bepaal of u echt een nieuw systeem nodig hebt.

Berry zegt om te beginnen met het evalueren waarom je niet van je systeem houdt. Het probleem is misschien niet wat je denkt, en het is niet makkelijk om te schakelen. Het kost tijd, moeite en geld.

Berry zei: "Er is geen zilver kogel systeem daar, dus zorg ervoor dat uw huidige systeem echt onvoldoende is.

Bijvoorbeeld, u hoeft alleen maar meer te leren over het systeem dat u heeft, in plaats van helemaal te schakelen naar een gloednieuw systeem. "

Bepaal wat het probleem echt is. Kan het een van de volgende zijn?

• Je hebt meer training nodig. Misschien heeft uw huidige systeem functies die u niet begrijpt of weet hoe u moet gebruiken. Vraag uw leverancier of er trainingsopties zijn waarop u kunt profiteren.
• U heeft meer ondersteuning nodig. Wat zijn de ondersteuningsopties voor uw huidige systeem? Is er beschikbare en betaalbare ondersteuning? Begrijpt de leverancier uw problemen en probeer u te helpen, of praten ze tegen u? Hebben zij een oplossing voor uw specifieke probleem?
• U begrijpt niet alle mogelijkheden van uw huidige systeem. Weet u zeker dat het niet doet wat u wilt? Is er toegankelijke documentatie?Sommige leveranciers werken hard om meer hulp te bieden, zoals video's, forums waar u vragen kunt stellen en documentatie geschreven voor non-techies.
• Uw systeem is te zwak of te robuust. Het juiste formaat van een systeem voor uw proces en uw budget is belangrijk.
• Uw systeem is te duur. Betaal je voor meer functionaliteit dan je nodig hebt? Berry zegt: "Als u met een verkoper praat, vergeet dat dit een verkoop is … de aard is om te verkopen. 'Het begrijpen van uw behoeften helpt u niet af te leiden door' glanzend object syndroom '."
• Uw systeem is verouderd. Misschien ontbreekt het nieuwe functies. Het moet regelmatig worden bijgewerkt, door u of de leverancier. De meeste online systemen updaten regelmatig. Wees gewoon bewust van hoe uw systeem blijft bijgewerkt.
• Uw systeem wordt niet meer ondersteund door de leverancier. Berry zegt dat dit niet vaak voorkomt, maar gebeurt vooral als een kleinere verkoper door een grotere wordt gekocht.

Idealware biedt een werkmap, Heb je een nieuw donor management systeem nodig? Dit zal u helpen door dit zelfbeoordelingsproces te begeleiden.

Identificeer een team van stakeholders.

Dus je hebt de beslissing genomen om te schakelen. Wat is er volgende?

Berry zei: "Wat we allemaal zien, is dat de ontwikkelingsdirecteur besluit om een ​​nieuw systeem te krijgen, maar niet overleg met de marketingafdeling of de directeur of de vrijwilligerscoördinator, die allemaal de -systeem. "

Het is een goed idee om iedereen te raadplegen die het systeem gaat gebruiken. Als je brainstormen hebt die je nodig hebt, laat iedereen een woord zeggen. Zorg ervoor dat iedereen die door het systeem wordt gebruikt of geraakt, is vertegenwoordigd.

Begrijp uw huidige processen.

Maak een gedetailleerde lijst van uw fondsinsamelingsprocessen. Dan standaardiseren ze. Evalueer alles wat u doet met uw databases. Vraag waarom doen we het zo? Moeten we dat zo blijven doen?

Berry zei: "Standaardisatie biedt u flexibiliteit bij het kiezen van een systeem … de minder dure systemen veroorloven geen grote flexibiliteit, waardoor de minder 'vreemdheden' beter zijn. Zoek de beste praktijken in het veld en vermijd volledig unieke procedures. "

Elimineer ontslagen voordat u belegt. Hoe vaak leg je bijvoorbeeld een adres in … moet je dat? Draag niet over eigenzinnige tactieken die door de jaren heen zijn verspreid.

Prioriteer een wensenlijst voor functies.

Pak iedereen bij wie het systeem zal gebruiken of wie er verslagen van zal krijgen. Brainstorm alles wat je misschien zou willen, en rangeer dan deze functies. Bepaal wat u absoluut nodig hebt, zonder dat het systeem nutteloos is. Door deze eerste te doen, houdt u zich van het niveau van complexiteit die uw budget zou kunnen vernietigen.

Berry beveelt aan om een ​​lijst met drie lagen te maken:

• Wat heb je nodig of anders is het systeem nutteloos?
• Wat zou leuk zijn om te hebben, maar is geen dealbreker?
• Wat zou je willen als geld geen optie was?

Dit is een vervolg op "Hoe kies je Donor Management Software voor je non-profit."Hoe weet je wanneer je nieuwe software voor donorbeheer nodig hebt en hoe kies je het juiste systeem voor je nonprofit?

Doe je onderzoek.

Gebruik Idealware. Ze hebben het basisonderzoek voor u gedaan. heeft het veld ingepakt, opgezocht systemen die zijn toegewezen donor management systemen, en vervolgens de top tien systemen getrokken en een kenmerkenlijst opgegeven.

Raadpleeg de Consumentengids voor low-cost Donate Management Systems.

Maak gebruik van het rapport een korte lijst van drie of vier levensvatbare systemen.

Schedules van leveranciersdemonstraties.

Sommige verkopers zullen naar u komen, of u kunt naar hen. Maar veel demo's zijn online waar u een websharing-tool kunt gebruiken of een proefversie kunt downloaden.

Zorg ervoor dat u echte voorbeelden gebruikt om te zien hoe elk systeem voor uw behoeften zal werken. Een goede hulp is Idealware's zes tips voor het navigeren van de Vendor Demo.

Rangschik de systemen tegen uw wenslijst - fancy vs core needs en high cost vs. affordable - en kies de juiste systeem voor u

U kunt uw nieuw systeem online kopen met een creditcard online, maar grotere systemen hebben mogelijk een contract dat moet worden verwerkt en getekend.

Berry zei: "Soms kunt u meteen uw nieuwe systeem starten, terwijl andere systemen aangepast moeten worden. DonorPerfect Online is bekend om een ​​systeem aan te passen voordat u begint, terwijl andere systemen, zoals Giftworks, makkelijk te gebruiken zijn.

Sommige systemen creëren de noodzaak om een ​​consultant te huren om op te zetten. "

Berry stelt deze artikelen ook voor op de Idealware-website:

• Vier Principes bij het kiezen van een Donor Management System > Tien algemene fouten bij het selecteren van donor databases