Voor hoe lang moet HR werknemerrecords bewaren?

Een van de grote dingen over Human Resources is dat we veel papierwerk hebben. Ton en ton en ton. Toegegeven, veel is vandaag elektronisch, maar het principe blijft nog steeds. HR brengt recordhouding. En we moeten die records houden, maar hoe lang?

Hier zijn basisrichtlijnen voor HR-registratie. Vergeet niet dat die wetten van de staat afwijken van deze richtlijnen. Als de wetten van de staat en de federale wetten in conflict zijn, houd de records altijd op basis van welke vereiste langer is.

Het is beter om iets te lang te houden dan niet lang genoeg.

Huurrecords: 1 jaar

U moet al deze CV's, interviewnotities, applicaties en vacatureberichten opslaan, en zelfs een overzicht van uw zoekopdrachten via uw applicatie tracking systeem gedurende een jaar na de beslissing om een Jobaanbod is gemaakt. Dus, als u een kandidaat interviewt en het hele proces voor drie maanden sleept, is het pas nadat de definitieve aanstellingsbeslissing is genomen dat de klok begint te tikken.

Waarom moet u dit doen? Als iemand ooit uw beslissingsbevel vraagt, moet u aantonen dat u op geen enkele manier, vorm of vorm illegaal discrimineerde. Wetten zoals de Americans with Disabilities Act, Titel VII en vele andere vragen u om aan te tonen dat u voldoet. Door deze records te behouden, kan u dit doen.

Drug Test Records: 1 jaar of 5 jaar voor transport banen

Als u een geneesmiddeltest voor voordienstverband nodig heeft, maakt het deel uit van het huurrecord en dient u een kopie van de resultaten voor een jaar te houden.

Als u extra drugstests uitvoert, hetzij door een incident op het werk of als onderdeel van een willekeurige controle, moet u deze records ook gedurende een jaar handhaven. Als u echter onderworpen is aan de vervoersvoorschriften, dan is het minimale tijdsbestek voor dossierrecords vijf jaar.

Payroll / Timecards, enz .: 3 jaar minimum, 5 jaar na beëindiging Aanbevolen

De wet vereist dat u deze records gedurende drie jaar houdt, maar recente rechtszaken betekenen dat het slimmer zou zijn om u langer te houden.

U wilt een record vastleggen van hoeveel werknemer is betaald, en hoeveel uren hebben ze gewerkt voor hun volledige dienstverband bij uw bedrijf. Bewaar uw gegevens gedurende minstens vijf jaar nadat de werknemer vertrekt, ongeacht de reden.

Voor vrijgestelde werknemers hoeft u natuurlijk geen tijdsdossiers te houden, aangezien hun loon hetzelfde is, ongeacht het aantal gewerkte uren. Echter, als u ooit een werknemer als vrijgesteld hebt gekwalificeerd als ze niet-vrijgesteld zou zijn, kunnen deze urenwerkende documenten u begeleiden voor het betalen van overbetaalde overuren.

Zorg dat u meegaat hoe het bedrijf berekend betaalt.Bijvoorbeeld, je moet nagaan of het recht loon, salaris plus commissie, overuren, stukwerk of rechte uurtarief was.

Dit moet u niet alleen voor betaal- en belastingvragen doen, maar veel andere beslissingen zijn afhankelijk van het aantal gewerkte uren. Bijvoorbeeld, de geschiktheid voor FMLA is afhankelijk van het aantal gewerkte uren in een jaar. Als u een vrijgestelde werknemer deeltijd deelt, kunt u overwegen om tijdopname te vragen om FMLA-geschiktheid te bepalen. Je moet ook kunnen bewijzen dat je je werknemers betaald heeft voor alle uren die ze hebben gewerkt.

Vorm I-9: 3 jaar na huur, 1 jaar na beëindiging, welke ook al later is.

Onderhoud van de medewerker I-9-formulier, die apart is opgeslagen van uw personeelsregisters, gedurende drie jaar nadat u de werknemer hebt aangesteld en voor een jaar na de beëindiging van de dienst, welke later ook is.

Informatie over gezondheids- en pensioenvoordelen: 6 jaar

U moet minimaal zes jaar uw plannen van uw plannen voor al uw voordelen houden. De rechtbanken hebben vastgesteld dat als een werknemer je zegt, zegt dat hij of zij hoger pensioen verdient, is het bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid van de werkgever om te bewijzen dat zij niet meer verschuldigd zijn, en niet de verantwoordelijkheid van de werknemer om te bewijzen dat zij het doen. Bewaar al deze samenvattingsplanbeschrijvingen.

Als u voormalige werknemers hebt die in aanmerking komen voor COBRA, die hun gezondheidsvoordelen uitbreiden, moet u deze records ook gedurende zes jaar gewoon veilig houden. De wet geeft geen aanhouding, maar aangezien dit in het kader van de Wet Employee Retirement Income Security (ERISA) geldt, geldt deze wet voor zes jaar. Om op de veilige kant te zijn, gooi deze records niet uit.

FMLA Records: 3 Years

Wanneer een medewerker FMLA aanvraagt, moet u dat papierspoor houden, zelfs als u het verlof ontkent. Zorg ervoor dat u het verlof van elke werknemer bijhouden - wanneer het begon en hoeveel tijd er wordt gebruikt. Als de werknemer intermitterende FMLA heeft, zorg ervoor dat u elke verlof volgt en documenteert het aantal gebruikte uren. Datums en het aantal uren dienen te worden gedocumenteerd. Onthoud dat intermitterend verlof een paar uur per dag of een paar dagen per week kan worden gebruikt. Document alles en hou deze records.

Onthoud dit is niet een uitgebreide lijst en is alleen van toepassing op de federale statuten. U kunt onderhevig zijn aan aanvullende registratie wetten indien u bijvoorbeeld een federale aannemer bent of uw staat verschillende normen heeft. Als u twijfelt, gooi het niet uit.

U kunt toegang krijgen tot aanvullende bronnen over het registreren en verplicht rapporteren bij de Society of Human Resource Management (SHRM).

Disclaimer: Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet gegarandeerd wordt voor juistheid en wettigheid. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de arbeidswetgeving en -regelingen variëren van staat tot land en land. Vraag alsjeblieft rechtsbijstand of hulp van staats-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie.Deze informatie is bedoeld voor begeleiding, ideeën en hulp.