Vijf tips voor het verkrijgen van Executive Support voor uw project

Projectmanagers hebben een moeilijke baan. Van nature zijn zij verantwoordelijk voor het vormen van een effectief team om nieuwe initiatieven te volgen en te slagen. Omdat projecten alle werkzaamheden in een onderneming omvatten, inclusief tijdelijke en unieke initiatieven, evenals de routine van dagelijkse activiteiten, is elk project een nieuw avontuur.

Voeg in de realiteit toe dat projecten zijn hoe we innoveren; hoe we uitwerken op strategie en hoe we onze infrastructuur en capaciteiten uitbreiden, het is duidelijk dat senior leiders alles in het werk moeten stellen om hun projectmanagers te ondersteunen.

Een van de belangrijkste factoren die het succes van het project bevorderen is de aanwezigheid van een effectieve, verloofde uitvoerende sponsor. Deze positie is al lang in verband gebracht met het succes van het project in de industrie studies, maar een overzicht van de literatuur waarin werkelijke praktijken rond sponsoring worden beschreven, wijzen erop dat we een lange weg hebben om de aanwezigheid en praktijken van de sponsorrol in onze organisaties te institutionaliseren. Een beetje context is passend. Laten we eerst de belangrijkste verantwoordelijkheden van de sponsor beoordelen.

Primaire verantwoordelijkheden van een project-sponsor:

• Neem verantwoordelijkheid voor het resultaat van een project. (Dit punt wordt vaak beschreven als een gedeelde verantwoordelijkheid bij de projectmanager.)
• Beheer het project en geef autoriteit aan de projectmanager en de kernteamleden.
• Steun het projectteam voor middelen en zichtbaarheid.
• Zorg voor de aanwezigheid en ondersteuning van effectieve teamwaarden, inclusief aansprakelijkheid en transparantie.

• Steun het team in het licht van buitengewone moeilijkheden.
• Train de projectmanager.
• Verdedig het projectteam tegen organisatorische inmenging.

Wat gebeurt er als de uitvoerende sponsor buiten het beeld staat:

Als er geen ondersteunende uitvoerende sponsor is, vallen alle bovenstaande verantwoordelijkheden voor de al te lastige projectmanager, die meestal de bandbreedte en politieke heftigheid heeft om deze taken te vervullen.

Het ontbreken van een effectieve sponsor verhoogt het risico op projectproblemen, waaronder maar niet beperkt tot: falen, suboptimale prestatie tegen tijd, kosten- en kwaliteitsdoelstellingen en verhoogde teamontwil.

Eenvoudig vermeld, is de aanwezigheid van een effectieve executive sponsor een positief verschilmiddel voor het complexe werk om onze belangrijkste tijdelijke en unieke initiatieven tot een succesvolle conclusie te brengen. Gezien het voor de hand liggende belang van de rol, kan het redelijk zijn om aan te nemen dat de meeste organisaties serieus met hun leidinggevende sponsors werken. Helaas, een beetje tijd in de echte wereld suggereert anders.

Een blik op hoe onze organisaties de rol van Executive Sponsor behandelen.

Als afgestudeerd management instructeur in projectmanagement heb ik het geluk om regelmatig te leren over de projectmanagementpraktijken van de werkgevers van mijn studenten in een groot grootstedelijk gebied . Van Fortune 100 bedrijven tot kleine, ondernemende startups en niet-winstgevende organisaties, zijn de vertegenwoordigde organisaties een doorsnede van onze economie. Hoewel het in dit tijdperk redelijkerwijs zou zijn om te verwachten dat projectmanagementpraktijken goed zijn geconstateerd dat de meeste bedrijven volwassene praktijken rond de rol van de uitvoerende sponsor zouden laten zien, is de situatie in feite precies het tegenovergestelde. Enkele niet-wetenschappelijke bevindingen uit mijn jaarlijkse informele studie van MBA-studenten over de rol van de executive sponsor in hun bedrijven:

Gemiddeld beschrijven meer dan vijftig procent van de studenten hun firma zonder formele praktijken rond executive sponsorship.

• Weinig bedrijven hebben een formele opleiding of gestandaardiseerde beschrijving voor de rol en verantwoordelijkheden van de sponsor.
• Ik heb nog geen studenterapport gehad dat zijn firma opleiding geeft voor hun executive sponsors.
• Er is weinig consequente overeenstemming over de aansprakelijkheid van de sponsor voor projectsucces.
• Wanneer de studenten projectleiders in hun bedrijven interviewen over hun tevredenheid over de prestaties en de ondersteuning van hun sponsors, heeft een meerderheid van de ondervraagden frustratie uitgesproken.
• Een overzicht van meer geformaliseerde enquêtes van brancheorganisaties en particuliere adviesbureaus versterkt de algemene validiteit van de input van mijn studenten.

En terwijl de huidige stand van de praktijk van executive sponsoring ruimte kan voor verbetering, hebben projectmanagers geen andere keuze dan verder te gaan met hun initiatieven. Er zijn echter een aantal stappen die projectbeheerders kunnen nemen om de benodigde uitvoerende ondersteuning te werven.

Vijf tips om Executive Support voor uw project te krijgen:

Werf een sponsor aan.

1. Als uw project strategische implicaties voor uw bedrijf heeft, zowel rechtstreeks voor klanten als indirect, door efficiëntere en effectieve interne activiteiten ter ondersteuning van klanten mogelijk te maken, dient u een sponsor te werven. Werk direct met je rapportage-aan-manager of het hoofd van je Project Management Office om het belang van het project te versterken en hulp vragen. Beklemtoon de rol en verantwoordelijkheden van de sponsor zoals hierboven aangegeven, en wijs op industrieel onderzoek dat het succes van het project en effectief sponsoring correleren. Train uw sponsor.
2. Beklemtoon de rol als strategisch, niet tactisch of als een figuurkop. De meeste leidinggevenden komen tot de rol van een sponsor zonder formele training of zelfs context voor hun verantwoordelijkheden. Terwijl u in de enigszins ongemakkelijke rol bent van het trainen van een executive, zullen de meeste van deze personen uw context en begeleiding waarderen. De kwesties van verantwoording, waarden versterking en bescherming van het team moeten uw primaire focus zijn bij het aan boord van uw executive sponsor. Activeer en betrek je sponsor.
3. De beste projectleider / executive sponsor relaties zijn zeer interactief. Het is belangrijk voor de twee partijen om een ​​duidelijke communicatieprotocol op te stellen voor het bijwerken van projectactiviteiten, alsmede het flageren en reageren op noodgevallen. De projectmanager zou de uitvoerende sponsor moeten aanmoedigen om van tijd tot tijd status- of teambijeenkomsten bij te wonen om echt belangstelling te tonen en te dienen als een actieve cheerleader voor de organisatie voor teamsucces. Vraag om coaching ondersteuning van uw sponsor.
4. Het is altijd handig om iemand met meer ervaring te hebben dan u te observeren en constructieve en positieve feedback en coaching op uw prestatie te bieden. Laat uw sponsor weten dat u deze invoer in uw drive wenst te verbeteren, en wanneer het is ontvangen, accepteer je het met gras. Gebruik de sponsor zorgvuldig voor de grote problemen
5. . Wees voorzichtig om uw sponsor te veel te zien of te behandelen op tactische problemen. Het beste en beste gebruik van uw sponsor is het helpen van veilige bronnen; dienen als woordvoerder van het projectteam voor de bredere managementgroep en helpen u bij het versterken van essentiële teamwaarden. Er is een balanceringshandeling die de projectmanager moet respecteren wanneer hij de sponsor overweegt in teamactiviteiten te trekken. De Bottom Line Now:

De rol van de executive sponsor is een van de belangrijke puzzelstukken om succesvol te zijn voor projectinitiatieven. Succesvolle projectmanagers begrijpen hoe belangrijk deze rol is en werken op het juiste niveau en intensiteit op het gebied van executive support. Als de rol van de sponsor afwezig of vaag is, neem het zelf aan om uw executive sponsors te werf en trainen om u, uw team en uw onderneming te ondersteunen voor succes.