4 Redenen waarom uw onderneming gedocumenteerde processen nodig heeft

De meeste ondernemende bedrijven starten organisch en berekenen 'hoe we dingen hier omheen doen' vrijwel op de vlucht. Eigenaren en managers zijn vaak te druk om hun processen te documenteren, tenzij het bedrijf zeer technisch of wetenschappelijk is, of tenzij procesbeheersing door opdrachtgevers als de overheid wordt gemachtigd. Als u de baas bent in een bedrijf, variërend van food catering naar retail kleding boetieks aan vermogensbeheer, wordt u niet ontslagen omdat u geen gedocumenteerde processen heeft.

(Je bent immers de baas.) Maar je zal enorme kansen missen.

Redenen voor het maken van geschreven processen

Er zijn dwingende redenen waarom uw kleine bedrijven schriftelijke processen moeten hebben, zelfs als u de enige die momenteel betrokken is:

1. Werknemers toevoegen en trainen: Als uw processen zijn neergeschreven, kunt u werknemers gemakkelijker en snel trainen. Als u uw processen niet documenteert, bent u bestand tegen het toevoegen van werknemers, omdat de gedachte aan het trainen ze te ontmoedigend is. Catch-22!
2. Vermogen om zakelijke leningen te krijgen: Als u financiering voor uw bedrijf nodig hebt, zal een bank of een andere kredietgever uw operaties moeten begrijpen. Het geeft een krachtige verklaring als je een geldschieter kan laten zien hoe georganiseerd je bent en dat je echt een handvat hebt op processen.
3. Veilig betere winsten: Documentatieprocessen blootleggen gebreken in hoe je dingen doet. Je ziet knelpunten en inconsistenties die je niet realiseerde dat je daar was. Extra beweging in een bedrijfsproces kost u tijd en geld. Het elimineren is gelijk aan de tijd die gered wordt en de grotere winst.

1. Positie voor eventuele verkoop: Als u uw bedrijf ooit wilt verkopen, wil een koper eerst de innerlijke werkzaamheden evalueren. De koper toont uw proceshandleiding, verhoogt de kans op een verkoop en de waargenomen waarde van uw koper. Immers, als uw processen schoon en goed gedocumenteerd zijn, kan de koper zich makkelijker voorstellen dat ze zich rechtop instapt en doorgaat wat u heeft gedaan. Tijd opgeslagen voor de koper is gelijk aan minder kosten onderweg, wat voor een hogere prijs voor u betekent.

Aan de slag

Dus, hoe gaat het om processen in je hoofd stevig (of niet zo stevig) te hebben en af ​​te schrijven? U moet uw processen definiëren en documenten. Laten we zeggen dat je in de horeca bent. Of u het realiseert of niet, u hebt bepaalde overheersende processen die gemeenschappelijk zijn voor elk horeca bedrijf. Bijvoorbeeld, elke cateraar moet banen krijgen, gebeurtenissen doen en opvolgen met klanten, zodat u meer banen krijgt. Elk van deze acties is zijn eigen proces.

Dus voor uw bedrijf, schrijf uw stappen op en probeer ze opeenvolgend te organiseren (hoewel er overlappingen zullen optreden).Als uw proces meer dan ongeveer zeven stappen heeft, kijk om meerdere processen te consolideren als subprocessen van een andere belangrijke stap. Anders wordt het proces te moeilijk om te beheersen en uit te leggen voor anderen.

U kunt een lijst zoals deze voor een cateraar opleveren en vervolgens in elk proces u de subprocessen die erin deel uitmaken, documenteren:

1. Werkverzameling: Marketing, voorstel generatie, verkoop proces, contract
2. Evenement voorbereiding: Menu creatie, food prep, personeel, locatie selectie en prep
3. Evenement operatie: Checklist dag, Follow-up van de follow-up:
4. Opvolging van de klant, in-house debrief Resources

Het is zeer handig om visuele diagrammen te gebruiken voor procesbeheer in plaats van een lineaire lijst, alhoewel als u niet bent Geweldig met Excel of andere programma's, een lijst is beter dan niets. Lees hoe u processtroomdiagrammen in Excel kunt uitvoeren en kijk of het voor u werkt. Het voordeel van het gebruik van een stroomdiagram is dat u de ingangen en uitvoeringen van elke stap van het proces gemakkelijk kunt zien. Een goed proces is als een goed stukje schrijven: er zijn overgangen tussen de paragrafen. Als een processtap een sprong naar een actie maakt en het niet duidelijk is hoe je er bent, ga terug en zorg dat de invoer en uitvoer duidelijk en sterk zijn.

Als u het beste boek ooit over procescontrole wilt lezen, kijk eens naar Reengineering the Corporation door Michael Hammer en James Champy.

Hoewel het boek bijna twee decennia oud is en met grote organisatieprocessen werd geschreven, is het een perfecte bron, ook voor jonge startups. Het zal u helpen de knelpunten zien in wat u doet en repareren.