Video: 5 tips voor succesvolle crowdfunding 2024
Of u nu net begint met het plannen van evenementen of een ervaren evenementenplanner bent, de kans is groot dat u bekend bent met een checklist voor evenementenplanning of dat u er tenminste naar hebt verwezen tijdens een cursus voor evenementplanning of industriebijeenkomst. Daar is een reden voor. Een controlelijst voor evenementenplanning is de beste vriend van een planner, een waardevol hulpmiddel voor het succesvol beheren van uw evenementen.
Opmerking: een controlelijst voor evenementplanning wordt ook wel een werkschema of een kritiek pad genoemd.
Bij evenementplanning draait alles om de planning. Zelfs het meest creatieve evenementidee zal floppen als het niet goed gepland en uitgevoerd is. Hier is waar een controlelijst voor evenementen binnenkomt. Het is uw gids om georganiseerd te blijven en op schema te blijven wanneer u de talloze verantwoordelijkheden en diverse details bij het plannen van een succesvol evenement jongleert. En het is vooral handig bij het beheren van meerdere evenementen. Een kleine taak vergeten of op één deadline achterblijven, kan resulteren in een domino-effect: andere, schijnbaar niet-gerelateerde aspecten van uw evenement kunnen een voor een uit elkaar vallen.
Vertrouw dus niet op je geheugen, plakbriefjes of krabbels op je notitieblok om je evenementenplanningsbedrijf soepel te laten verlopen. Leer een effectieve controlerijst voor evenementenplanning samenstellen en deze wordt binnenkort uw nieuwe beste vriend.
Voordat u begint
Om aan de slag te gaan, verwijdert u enige tijd uit uw schema om u te concentreren op de gebeurtenis die u plant.
Maak vervolgens je geest leeg. Ernstig. Geen blik op de telefoon of een e-mail beantwoorden. U moet deze gebeurtenis van begin tot einde voorzien zonder onderbreking of afleiding, zodat u alle taken die moeten worden voltooid, effectief kunt plannen.
Klaar zijn
Denk aan de gebeurtenis die u plant en noteer alle bevestigde details: klantnaam en contactgegevens, datum van het evenement, locatie, aantal aanwezigen, etc.
Neem een kalender en markeer de datum van de gebeurtenis in deze kalender vetgedrukt. Verzamel andere relevante materialen - foto's van de locatie, lijst met cateraars om contact op te nemen - die deel uitmaken van dit evenement.
Ga achteruit
De manier om te beginnen met het schrijven van een checklist voor de planning van evenementen is achteruit te werken.
Gasten ervaren een evenement als een eendaagse of meerdaagse bijeenkomst waarbij alles tegelijk gebeurt. Als een live optreden dat op het podium verschijnt en prachtig wordt uitgevoerd. Evenementenplanners bekijken gebeurtenissen als een reeks kleinere evenementen die bij elkaar passen als stukjes van een puzzel en die culmineren in het laatste evenement. Dus, als planners, beginnen we bij het begin. Dat is enkele weken of maanden voordat een daadwerkelijk evenement plaatsvindt.
Beginnen bij het begin
Wanneer u besluit waar u moet beginnen met het schrijven van uw checklist voor evenementenplanning, overweeg dan om een solide basis voor uw evenement te leggen.Voordat je kleurenschema's kunt selecteren en bloemen kunt bestellen, moet je de basis gebruiken. Van het tekenen van contracten tot het onderhandelen van een blok kamers, alles moet worden geschreven op uw checklist, hoe groot of klein ook. De sleutel is om eerst te zorgen voor taken die van tevoren kunnen worden voltooid om meer tijd in uw planning toe te staan voor die taken die dichter bij de datum van het evenement plaatsvinden.
Enkele voorbeelden van items die u wilt opnemen in de checklist van uw evenementenplanner:
- Contracten ondertekenen (met klant, locatie, leveranciers, enz.).
- Datum en tijd bevestigen met locatie
- Verhuur entertainment (band, spreker, enz.)
- Beveiligd hotelblok
- E-mailuitnodigingen
- Selecteer menu
- Huur wachtpersoneel
- Bevestig nummer van gasten
- Doorloop van site
- Bevestig ruimte instellen
Laat extra tijd
Voeg bij elk item op uw evenementchecklist extra tijd toe. Als de datum voor het daadwerkelijk verzenden van de uitnodigingen 15 maart is, plaats dan een item op je lijst om de uitnodigingen klaar te hebben voor verzending op 8 maart, een week eerder. Dat geeft je wat extra tijd als er iets mis gaat met de uitnodigingen of als je om een andere reden achterloopt op schema.
Voeg herinneringen toe aan uw controlelijst
Het is niet genoeg om "tekencontract met cateraar" op uw controlelijst te schrijven en vink vervolgens het vakje aan als u klaar bent.
U moet ervoor zorgen dat de cateraar een kopie van het contract heeft ontvangen en u ook een ondertekend exemplaar heeft teruggestuurd. Dus voor elk groot item dat u toevoegt aan uw controlelijst, voegt u een herinnering toe. Bijvoorbeeld: "Follow-up met cateraar re: contract. Msgstr "Voeg een nieuwe, latere herinnering toe met de tekst" Ontvangen ondertekend contract van cateraar ". Het is niet ongewoon om een taak aan te pakken en te overwegen het gedaan te krijgen als het echt alleen aan jouw kant werd voltooid.
Waarom u een cadeaubeleid van een medewerker nodig hebt
Een cadeau van verkopers accepteren, kan uw cadeaubeleid van de vennootschap schenden. Zie waarom het accepteren van geschenken een zorg is en wat een cadeaubeleid voor werknemers biedt.
Waarom u een cadeaubeleid voor een bedrijf nodig hebt en een voorbeeldbeleid
Een cadeau nodig heeft beleid zodat uw medewerkers duidelijke richting hebben nodig over wat ze kunnen accepteren? Dit beleid is een niet-cadeau beleid. Kijk eens.
5 Evenementplanning Vaardigheden die u nodig hebt voor succes
Succesvolle evenementenplanners vertrouwen op een gevarieerde vaardigheden bij het plannen evenementen. Deze vijf gebeurtenisplanning vaardigheden zijn een "must have" om succesvol te zijn.