5 Evenementplanning Vaardigheden die u nodig hebt voor succes

Als u een carrière als een evenementplanner overweegt, of dat nu bij een evenementplanningsbedrijf is, in een evenementplanningspositie binnen een bedrijfsorganisatie, of als u uw eigen evenementplanningsbedrijf start, is het slim om ervoor te zorgen dat de werkplanner baan een goede pasvorm is. Naast het leren van de ins en outs van de evenementenplanning en wat het werk vereist, is het net zo belangrijk om zeker te zijn dat je de evenementenplanningsvaardigheden hebt die je nodig hebt voor succes.

De meest succesvolle evenementplanners hebben een gereedschapskist vol met een indrukwekkende vaardigheidsset. Daarvan zijn dit de top 5 evenementenplanningsvaardigheden waar je regelmatig naar zult zoeken en degene die je succes kunnen maken of breken.

5 Event Planning Vaardigheden die u nodig heeft

1. Hoog georganiseerd

In de evenementenplanning zit succes in de details. En er zijn er veel! Het bijhouden van talloze taken, meerdere leveranciers en voortdurend veranderende takenlijsten tegelijk - terwijl je klant tevreden blijft - kan voor sommigen uitdagend zijn en voor anderen ontmoedigend. Goed georganiseerd zijn is een must voor een succesvolle evenementenplanning. Voor degenen die maken en lijken te lijsten om hun persoonlijke levens te laten verlopen, kan het organiseren van nature natuurlijk gebeuren. Voor anderen die moeite hebben om deadlines te onthouden of om de stomerij op te halen, kunnen georganiseerd worden, meer inspanning nodig.

Eventplanners kunnen één evenement per keer beheren of zich in de planningsfase van meerdere evenementen tegelijkertijd bevinden.

Sommige evenementen, zoals jaarlijkse conferenties, nemen meer dan een jaar aan planning, zodat evenementplanners op lange termijn georganiseerd moeten blijven.

Organisatorische hulpmiddelen voor planners van evenementen zijn er genoeg, van software die registratie bijhoudt tot sjablonen voor formulieren en spreadsheets. Een controlelijst voor evenementplanning die is aangepast voor elk evenement, is een van de meest waardevolle tools voor evenementplanning, ongeacht uw natuurlijke organisatorische vaardigheden.

Zoek dus een systeem op dat voor u werkt, want dit is een van de belangrijkste vaardigheden voor het plannen van evenementen die u kunt hebben.

2. Persoonlijk

Wat hebben alle gebeurtenissen gemeen? Mensen! Met wie werkt u en werkt u bij het plannen van evenementen? Mensen! Succesvolle eventplanners zijn knap, boeiend, goede gesprekspartners en uitstekende luisteraars. Evenementplanning is een zeer sociaal beroep omdat het eindresultaat - het evenement zelf - is of een groep mensen, groot of klein. Mensen begrijpen en ervan genieten om met ze te praten, horen bij de taak. Dit betekent niet dat u als evenementenplanner het grootste deel van uw dag zult besteden aan lunches van klanten en cocktails wilt drinken tijdens sociale evenementen. Helemaal niet. Evenementplanning is hard werken en een groot deel ervan wordt besteed aan een bureau met een telefoon of computer.Maar het is persoonlijk om een ​​van deze gebruikelijke evenementenplanningstaken aan te pakken:

• Onderhandelingen met hotels
• Menu's met cateringbeheerders bespreken
• Ontmoeting met verkopers
• Uw evenementideeën plaatsen voor een potentiële klant
• Altijd en overal netwerken
• Toezicht houden op evenementmedewerkers
• Werken aan uw evenement en interactie met gasten en werknemers

In het dagelijks leven herinneren de meesten van ons zich de prettige, behulpzame mensen met wie we communiceren en die interactie kan een ervaring maken die voor beide partijen veel aangenamer is.

Weten hoe u zich kunt verhouden tot verschillende persoonlijkheden, hoe u contact kunt leggen met iemand met wie u zaken wilt doen en iemand bent die een positieve indruk maakt, zijn de sleutels tot succes, dus beschouw dit als een van die essentiële evenementenplanningsvaardigheden. Niemand wil met iemand werken die moeilijk is om mee te praten, moeilijk te begrijpen of onbeleefd en op geen enkele manier onprofessioneel is.

3. Uitstekende Communicator (inclusief luisteren!)

Uitstekende communicatievaardigheden zijn essentieel in veel beroepen. Bij het plannen van evenementen kan miscommunicatie voor zowel de evenementenplanner als de klant tot talloze problemen leiden en een eenvoudig misverstand kan catastrofale gevolgen hebben. Het effectief kunnen communiceren van gedachten en ideeën is een zeer praktische vaardigheid die dagelijks door evenementenplanners van alle ervaringsniveaus wordt gebruikt.

Hier zijn een paar voorbeelden van hoe deze gebeurtenisplanning vaardigheden worden gebruikt bij het plannen van evenementen:

Schriftelijke communicatie:

• Evenementenvoorstellen voor een potentiële klant
• Materialen maken om uw bedrijf te bemarken
• schrijfcontracten met klanten en verkopers
• opstellen dankzij notities aan gastsprekers en VIP's

Verbale communicatie:

• vermogen om de omvang en het doel van een evenement te verklaren
• uw ideeën effectief te communiceren aan een supervisor, klant of verkoper < informatie die wordt verstrekt, zoals de bezorgdheid van een klant of vragen van een cateraar
• goed onderhandelen over hoteltarieven, contractgegevens of extra's van een leverancier
• 4. Creatieve

succesvolle evenementplanners hebben ideeën. Veel van hen. En met die creativiteit het vermogen om het idee om te zetten in iets tastbaars. Ze kunnen een visie aannemen en tot leven brengen. Van het ontwikkelen van een uniek thema voor een feest tot het bedenken van een betaalbare decoratie-oplossing met een klein budget, creativiteit is essentieel bij het plannen van een evenement.

Creativiteit speelt ook een rol bij het omgaan met de onvermijdelijke problemen die zich voordoen tijdens zelfs het meest vlijtig, professioneel geplande evenement. In dit scenario krijgt creativiteit vorm in de vorm van probleemoplossing. Op een creatieve manier creatief kunnen denken om oplossingen voor problemen te ontwikkelen, kan een positieve invloed hebben op het succes van uw evenement.

5. Multitasker

Tijdens verschillende fasen van het proces voor evenementplanning worden er tal van taken beheerd. U kunt onderhandelen over een hotelcontract, met de klant om potentiële gastenluidsprekers te bespreken, een cateraar te reserveren, huurauto's te interviewen en vermaak opties te verkennen.En dat is alleen voor één evenement. Voeg meerdere evenementen tegelijk in de planningsfase toe en het resultaat is een jongleeract. Succesvolle planners van evenementen moeten weten hoe ze effectief kunnen multitasken en veel aspecten van het evenement tegelijkertijd kunnen laten meegaan zonder dat een van die taken uit de boot vallen.

Het succes ligt in het vermogen om prioriteiten te stellen en zich te concentreren op elke taak in die prioriteitsvolgorde zonder afgeleid te worden door andere dingen die moeten worden behandeld of overweldigd worden door de vele dingen die uw aandacht vereisen. Kalm blijven, gefocust en flexibel zijn attributen van de succesvolle multitasker.