7 Tips voor effectieve delegatie

Veel eigenaren van kleine bedrijven worden alles-in-één en doen een beetje van alles als het gaat om het beheren van hun bedrijf. Deze veelzijdigheid kan een enorme troef zijn bij het starten van een onderneming.

Naarmate de tijd vordert, raakt de eigenaar van een klein bedrijf, die alles zelf blijft doen, echter het successtoppunt dat ik noem. Totdat een team is ontwikkeld en een deel van de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden voor bedrijfsbeheer zijn gedelegeerd, kan het bedrijf niet groeien en zal de bedrijfseigenaar waarschijnlijk overbelast en zeer gefrustreerd zijn.

Er zijn veel beslissingen en processen om te overwegen wanneer het tijd is om een ​​team en afgevaardigde op te bouwen, en er zijn stappen die al vroeg in het proces genomen moeten worden om het effectiever te maken. Hier zijn de zeven beste tips voor effectieve delegatie om u op de juiste weg te krijgen.

1. Analyseer uw behoeften eerst

Weten wat te delegeren en wie je nodig hebt in je team om het effectief te doen, vereist een duidelijk beeld van alles wat je op je bord hebt. De beste manier om erachter te komen waar uw tijd naartoe gaat, met name de tijd die daarheen gaat waar het niet zou moeten zijn, is door uw tijd bij te houden - al uw tijd, voor zowel factureerbare als niet-factureerbare werkzaamheden.

Als u alles wat u doet tijdens uw werkdag bijhoudt, is het waarschijnlijk verrassend om te zien waar uw tijd naartoe gaat en wat als uw grootste tijdafvoerkanalen geldt. Dit alleen al kan een krachtig hulpmiddel zijn om potentiële taken te delegeren en zelfs taken uit te schakelen om uit uw bedrijf te verwijderen.

2. Verken uw opties

Delegatie kan verschillende vormen aannemen en elke optie is afhankelijk van uw bedrijf en uw behoeften. Het meest effectieve delegatiesysteem is er een die u kunt vertrouwen en kunt laten groeien en veranderen naarmate uw behoeften groeien en veranderen.

Twee van de meest voorkomende delegatieopties zijn het inhuren van een medewerker en outsourcing bij een onafhankelijke contractant zoals een virtuele assistent.

Er zijn veel facetten waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen tussen een werknemer en een onafhankelijke contractant.

3. Documenteer alles

Voordat u begint met delegeren, moet u beginnen met het bijhouden van alle informatie, kennis en processen die uw bedrijf laten draaien als een goed geoliede machine. Dit kan een uitdaging zijn, omdat u waarschijnlijk niet vaak aan deze gegevens denkt; je doet gewoon wat je moet doen. Maar een uitgebreide en duidelijke documentatie is essentieel om effectief te delegeren.

In het algemeen moeten al uw processen en systemen een duidelijke schriftelijke samenvatting bevatten, zodat elk toekomstig lid van uw team kan inspringen en verdergaan waar u was gebleven. Deze procesdocumenten en alle andere benodigde informatie moeten zich op een centrale locatie bevinden die voor iedereen toegankelijk is.

4. Een prioriteitenafhankelijk toewijzingsplan ontwikkelen

Nadat uw processen zijn gedocumenteerd en u een systeem hebt gemaakt voor het delen van die informatie, moet u de prioriteiten van uw hoogste delegatie doordenken en aangeven hoe u het gedelegeerde werk toewijst, bijhoudt en beheert.

Richt u eerst op uw grootste prioriteiten. U kunt een lijst met mogelijke delegatie-items met hoge prioriteit identificeren door deze twee eenvoudige vragen te beantwoorden:

1. Moet dit nu worden voltooid?
2. Moet ik deze taak zelf uitvoeren of kan iemand anders dit doen?

5. Gebruik technologie

Technologie kan delegatie eenvoudig maken en teams helpen veel verschillende uitdagingen aan te gaan. En alle teams kunnen profiteren van het gebruik van technologie, of het nu gaat om het delen van bestanden, plannen of zelfs online trainingsmogelijkheden.

Als u een virtueel team bouwt met leden op verschillende geografische locaties, kan technologie het gevoel geven dat al uw teamleden in dezelfde ruimte zitten. Verken de technologie die voor u beschikbaar is voordat u deze delegeert, zodat u een systeem kunt maken dat het delen van informatie en samenwerking eenvoudig maakt.

6. Communiceer goed en vaak

Goede communicatie is van vitaal belang voor elk type team. Zonder dat is er geen team. Als het gaat om effectieve delegatie, moet communicatie niet alleen duidelijk, beknopt en consistent zijn, maar moet u er ook voor zorgen dat elk teamlid toegang heeft tot dezelfde informatie.

Een van de manieren om dit te bereiken, is door lopende persoonlijke vergaderingen of teamgerichte teleconferenties te plannen als uw teamleden zich op verschillende locaties bevinden. Deze sessies zouden gericht moeten zijn op samenwerking, informatie-uitwisseling en teambuilding. Het is ook belangrijk dat u bereikbaar blijft tussen de teamvergaderingen om vragen te beantwoorden, begeleiding te bieden en, indien nodig, problemen op te lossen.

7. Vertrouwen cultiveren

Vertrouwen is een van de belangrijkste factoren als het gaat om delegeren, en het werkt in beide richtingen. U moet erop vertrouwen dat uw teamleden het werk waarvoor zij verantwoordelijk zijn zullen voltooien en dat uw teamleden erop moeten vertrouwen dat u hen alle informatie geeft die zij nodig hebben om het werk te doen en dat u beschikbaar zult zijn om ze te ondersteunen wanneer noodzakelijk.

Je kunt een team maken op basis van vertrouwen door:

• Met respect voor elkaar
• Luisteren en horen wat anderen zeggen
• Concentreren op consistente communicatie
• Zeggen wat je gaat doen en doen u zegt
• Eerlijk zijn

Effectieve delegatie kan het antwoord zijn voor de tijdrovende eigenaar van een klein bedrijf die moeite heeft om de tijd te vinden om zijn of haar bedrijf te laten groeien. En wanneer je maatregelen neemt om jezelf in te zetten voor een effectief delegatieproces, geef je jezelf niet alleen de tijd om je te concentreren op je meest vitale zakelijke activiteiten, maar je verlicht ook de druk om altijd alles zelf te doen.