10 Dingen weten Elke nieuwe programmamanager moet weten dat

Dus je hebt net je eerste programma management job? Of wil je weten of je de sprong naar het programma beheer maakt, is een carrière keuze die je zou moeten maken? Gefeliciteerd, je bent op de juiste plek!

Programmanagement is een lonende en goed betaalde carriere keuze. Maar het kan ook een uitdagende rol zijn.

Hier zijn 10 dingen die elke nieuwe programmamanager moet bewust zijn voordat hij de rol begint.

1. Programmanagement is niet hetzelfde als projectmanagement.

Project management is over het algemeen geaccepteerd om het werk te plannen, de taken en de middelen te organiseren, het proces te beheersen en een specifiek doel te bereiken.

Of er nu een nieuw kantoor wordt geopend, een nieuwe app wordt gelanceerd of een Olympisch stadion opbouwt, projecten hebben een gedefinieerde start, midden en einde en een duidelijke reeks doelstellingen.

Programma's zijn een beetje anders. Je hebt nog steeds mensen nodig om de taken te organiseren, resources te beheren, processen te verwerken, enzovoort, maar ze rapporteren je als programmamanager. Er is veel minder ticking off taken als compleet op een projectplan, maar veel meer strategische en relatie-gebouw werk.

Programmanagement gaat erop om de hele transformatieve verandering op de goede weg te houden om in de loop der tijd iets waardevols aan de organisatie te leveren. Zonder iemand die als programmabeheer optreedt, is alles wat je hebt, een reeks projecten die willekeurig en zonder enig thema leveren. De programma manager is de persoon die het allemaal bij elkaar brengt.

2. Er is onzekerheid … Deal met het

Programma's zijn inherent onzeker. Terwijl u misschien weet wat de grote foto is, is het gewoon een visieverklaring wanneer u begint.

Het precieze pad van hoe je daarheen komt en welke projecten er over de komende vijf jaar nodig zijn … goed, dat is iets wat je moet uitwerken als je gaat.

U begint met gedetailleerde planning voor wat u weet en bouwt een foto van hoe u de rest ervan kunt aanpakken als u dichterbij komt. Breid uw planning en bezorgingshorizon voortdurend uit tot u verder kunt gaan.

Met regelmatige tussenpozen blokkeren om de volgende stappen te plannen. U kunt ook deze kans gebruiken om ervoor te zorgen dat u nog steeds op de hoogte bent om zakelijke waarde te leveren.

3. Kijk uit voor Burnout

Terwijl een project over een jaar of zo kan zijn, kunnen programma's aan en uit stromen. Het nucleaire ontmantelingswerk op de UK's Sellafield-site heeft bijvoorbeeld milestone's tot 2025 en daarbuiten.

Programmanagers moeten hun team beschermen tegen uitbranding. U kunt voor die tijd niet in de hoogste snelheid werken, dus zorg ervoor dat uw medewerkers voldoende stilstand krijgen. Dit zou beide periodes van rustiger tijd op het werk moeten zijn met minder leveringen en voldoende tijd weg van het kantoor voor vakanties.

Zorgverlof nauwlettend beheren, bekijk je overwerkrapporten en wees alert op het feit dat het welzijn van je team van groot belang is als je slijtage wilt slakken en je talentvolle mensen voor het leven van het programma houdt.

4. U moet het tempo beheren

Wanneer u een programma levert met een verre einddatum, moet u het tempo van het werk beheren. Het is moeilijk om de momentum over meerdere jaren te houden, zodat je rol als programmamanager de prioriteiten en projecten moet jongleren, zodat er meetbare outputs regelmatig kunnen worden geleverd.

Meng de snelle wint en de gestage vooruitgang naar de grotere beelddoelstellingen. Dit helpt het team ervoor te zorgen dat u vooruitstapt en ervoor zorgt dat er een paar succesverhalen op korte termijn zijn om te delen om motivatie hoog te houden. Ten slotte helpt het de investeerders en het executive management team dat er vooruitgang wordt geboekt.

5. Train je team voor succes

Programma's leveren vaak iets nieuws, uniek of transformatief voor de organisatie. Een van de uitdagingen om te werken aan dit soort initiatieven is dat u waarschijnlijk niet over de nodige vaardigheden beschikt om alle vereiste taken en projecten te kunnen voltooien.

Dat is goed, en te verwachten. Uw baan als nieuwe programmamanager is ervoor te zorgen dat u de mensen die u heeft, kunt uitbreiden, omschrijven en ontwikkelen zodat u samen alle benodigdheden van de bron kunt aanpakken.

Er kunnen sommige gebieden zijn waar u voor een beperkte periode slechts een bepaalde bron nodig hebt. Bijvoorbeeld, u gaat niet een van uw medewerkers trainen in het gebruik van een vorkheftruckschrijver als dat een vaardigheid is die u maar één week nodig hebt, waarbij u iets levert. Maar als u de manier verandert van de manier waarop uw bedrijf online aanwezigheid wordt beheerd, zou het waarschijnlijk waardevol zijn om website ontwikkelingsvaardigheden in huis te hebben, samen met wat expertise over sociale media of zoekmachine optimalisatie. Dit zijn de vaardigheden die het bedrijf op lange termijn zal vertrouwen.

Maak een beslissing over welke van deze je moet ingebed zijn in het team en welke uitbesteden moeten worden. Zorg er dan voor dat uw programma de training en wervingstaken kan leveren die nodig zijn om de outputs te beheren zoals elk project levert.

6. Governance Is More Complex

Als u afkomstig bent van een projectmanagementachtergrond, dan zal governance geen verrassing voor u zijn. Het is de manier waarop project- en programstructuren georganiseerd en gecontroleerd worden om ervoor te zorgen dat de besluitvorming op de goede manier wordt uitgevoerd en dat de juiste mensen betrokken zijn. Het is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat het werk wordt opgevolgd op een manier die past bij de algemene business case en het helpt mensen aansprakelijk te houden.

Governance is ook de manier waarop het Project Management Office en senior executives kunnen verzekeren dat het programma op de goede weg is om de voordelen te leveren - en vormt een formele route om projecten of een volledig programma af te sluiten als het kan worden aangetoond dat die voordelen zal niet meer worden bereikt.

Governance is complexer in een programma omgeving dan in een projectomgeving.Projectborden en stuurgroepen hebben normaal gesproken exec-level membership. Dit is te verwachten aangezien het eindresultaat van een programma normaal gesproken zaken transformatie is.

Programma's hebben ook invloed op zaken als gebruikelijk proces en de dagelijkse operaties van de organisatie, dus de investering is normaal gesproken significant, met een impact op de effecten. Dit vereist ook een mogelijk hoger niveau van toezicht dan een kapitaalproject.

Streamline het beheer van het programma voor je programma door ervoor te zorgen dat je de juiste mensen hebt in de beslissende rollen en door duidelijke verantwoordelijkheden voor de mensen in het team te hebben.

7. Planning is veel moeilijker …

Het plannen van een programma is moeilijker dan het plannen van een project omdat er veel meer bewegende onderdelen zijn, maar je zou kunnen stellen dat het ook leuker is!

Typisch zijn de projectmanagers die betrokken zijn bij het programma samen hun projectplannen. Dan ontmoet het programma management team en onder uw leiding als programmamanager, de plannen zijn geïntegreerd.

Dit is makkelijk te zeggen, maar niet zo makkelijk om te doen. Het vereist het identificeren van de afhankelijkheden tussen projecten en projecttaken. Het dwingt u om te kijken naar de benodigde bronnen voor het hele programma en om activiteiten te jongleren om de beschikbaarheid van sleutelpersoneel aan te passen. En het is ook niet een eenmalige taak.

Zodra uw geïntegreerde programmaplan is samengesteld, kunt u het volgen in een Gantt-chart of ander softwareprogramma. Naarmate uw projectmanagers hun projecten in real-time doorzetten, moet u aanpassingen aan het programma plan doen, iedereen op de hoogte houden van veranderingen en spellen wat dit voor hun werkgebied betekent.

8 …. Maar u hoeft niet elke lijn te plannen.

Als programmanager vertrouw je op je projectmanagers om de gedetailleerde planning te doen. Het is niet praktisch of wenselijk dat u een plan volgen met duizenden en duizenden taken.

U heeft een opgerolde, hoogstaande weergave van de projecten nodig, met genoeg detail om u te laten zien of er iets op de programmavoorgrond zal gaan.

De gemakkelijkste manier om dit te doen is met toegewijde softwareapplicaties (deze 10 beproefde project- en programmatuurprogramma's zijn een goede plek om te starten). Het proberen om uw multi-million dollar programma op een spreadsheet te beheren, zal niet makkelijk zijn.

9. U moet uw delegatie verbeteren

Maar je bent aan het delegeren, in een programma management rol betekent dat je er nog beter van hoeft te worden.

Het goede nieuws is dat u een team van projectmanagers moet hebben, en u heeft zelfs een speciaal programma beheerkantoor om uw transformatieve verandering te ondersteunen.

Het slechte nieuws is dat je dat niet kan!

Er is veel werk te doen op een programma, en het op te zetten om ervoor te zorgen dat alle bewegende onderdelen op het juiste moment samenkomen, is een enorme inspanning. Je kunt het niet alleen doen en je moet het niet proberen. Bereken hoeveel tijd u nodig hebt om de programma-initiatie te doen en zorg er dan voor dat u een team heeft om u back-up te maken.

Als u niemand in uw Programmanagementkantoor hebt, vraag dan dat iemand wordt gedetacheerd aan het programma managementteam. Er is genoeg voor hen om te doen: iemand in een projectcoördinatierol zou perfect geplaatst zijn om de vereiste coördinatie op het niveau van het programma te leveren, zodat u zich niet meer kunt betrekken bij de strategische taken.

10. Wees niet bang voor conflicten

Er zijn veel onderdelen aan programma's. Van projecten met moeilijke belanghebbenden om onbeheersbare deadlines te schijnen, zal je elke dag kans geven op conflicten. Kijk uit voor de dingen die projectprestatie verstoren en bereid zijn om in te treden wanneer nodig om een ​​conflictsituatie af te leiden voordat het begint.

Welke van deze 10 dingen kwamen je als een verrassing voor? Deel je gedachten over het programma beheer op je favoriete sociale media kanaal!