Telefoonetiquette - Let op je omgang met de telefoon op het werk

Wanneer ben je begonnen met het gebruik van de telefoon? Het was waarschijnlijk zo snel als je 'hallo' kon zeggen. U hebt geen vaardigheid meer nodig om een ​​oproep te plaatsen of te ontvangen. De waarheid is dat hoewel het zeker geen rocket science is, een goede telefoonetiquette in een werkomgeving iets meer inhoudt dan het vermogen om een ​​begroeting uit te spreken. Omdat dit uw eerste contactpunt is met een klant, klant of zelfs uw werkgever, is dit uw kans om een ​​goede eerste indruk te maken …

of een slechte. Hier zijn enkele tips die u moet volgen bij het gebruik van de telefoon op het werk:

• Eerst slikken: Met andere woorden, uw mond moet onbezet zijn als u belt of de telefoon opneemt. Je wilt duidelijk kunnen praten en dat is onmogelijk als je kauwt of slikt.
• Naam en rang alstublieft: Wanneer u een oproep ontvangt op het werk, moet u uzelf en uw bedrijf en afdeling identificeren, indien van toepassing. Als de beller vanuit de hoofdregel van het bedrijf naar u is overgebracht, kunt u alleen uw naam en afdeling vermelden. De persoon die de oproep aanvankelijk beantwoordde, gaf waarschijnlijk de bedrijfsnaam. Als u de beller bent, identificeert u zich op dezelfde manier voordat u de persoon vraagt ​​die u probeert te bereiken.
• Manieren doen er echt toe: Wees altijd beleefd, ongeacht wie zich aan de andere kant van de lijn bevindt. Of u nu praat met een receptioniste of de bedrijfsvoorzitter vergeet nooit om te zeggen alstublieft en dank u. Afgezien van het feit dat iedereen respect verdient, kan de persoon die uw oproep beantwoordt ervoor zorgen dat deze op gepaste wijze wordt afgehandeld.

• Focus: Hoewel we allemaal graag multitasken (of proberen te) afzien van andere dingen terwijl u in gesprek bent. Je moet de persoon met wie je praat aan je onverdeelde aandacht geven. Je e-mail, sociale media en games kunnen wachten.
• Nu vasthouden: Allereerst moet u alle andere gesprekken vermijden terwijl u aan het bellen bent. De realiteit staat echter soms in de weg. U moet misschien praten met iemand die op kantoor of in een kast komt of een andere oproep beantwoordt. Excuseer uzelf en beperk uw andere gesprek tot slechts een paar seconden. Laat niemand voor onbepaalde tijd in de wacht staan ​​wachten. Als u niet snel voor de andere kwestie kunt zorgen, maar deze moet onmiddellijk worden afgehandeld, in plaats van de persoon met wie u in de wacht staat, te vragen of u kunt terugbellen op een tijdstip dat haar uitkomt.

• Laat uw beller niet verdwalen in het systeem: er zijn momenten waarop u de persoon aan de andere kant van de lijn niet kunt helpen en moet overzetten hem aan iemand die kan. Zorg ervoor dat hij weet bij wie u het gesprek doorverbindt en waarom.Laat hem weten wat te doen als de oproep niet doorkomt of als de persoon naar wie u hem stuurt niet aanwezig is of niet kan helpen.
• Berichten kort en krachtig houden: Wanneer u een voicemailbericht voor iemand achterlaat, spreekt u langzaam en duidelijk, vooral wanneer u uw naam en telefoonnummer opgeeft. Te veel mensen laten hele lange en doorlopende berichten achter om snel hun namen en nummers te mompelen, waardoor de ontvanger de oproep niet kan beantwoorden.
• Eenmaal is genoeg: Als u een bericht achterlaat en de persoon voor wie u het hebt verlaten, niet onmiddellijk contact met u opneemt, kan dit zijn omdat zij op dit moment niet kan. Het is niet nodig om opnieuw en opnieuw te bellen. Als het een dringende kwestie is, kunt u de volgende dag opnieuw proberen of een e-mail sturen met de mededeling dat u ook een voicemail hebt achtergelaten.
• Eerst luisteren: Luister naar een voicemail die u volledig hebt ontvangen voordat u het telefoongesprek hervat. U kunt leren dat het zelfs niet nodig is om terug te bellen (wauw, wat een tijdwinst) of dat u eerst voor iets moet zorgen. De beller kan bijvoorbeeld informatie nodig hebben die u kunt gebruiken als u bij haar terugkomt.