Wat is een factuur en wat is hierin inbegrepen?

Wat is een factuur?

Een -factuur, soms een verkoopfactuur genoemd, is een factuur die door een aanbieder van een product of dienst aan de koper wordt verzonden. De factuur legt een verplichting voor de koper op om te betalen, waardoor een vordering wordt gecreëerd. Met andere woorden, de factuur is een schriftelijke verificatie van de overeenkomst tussen de koper en de verkoper van de goederen of diensten.

Facturen vormen een belangrijk onderdeel van het systeem voor boekhouding en administratie van uw bedrijf omdat ze verkooptransacties registreren.

Wat omvat een factuur?

De gebruikelijke secties op een factuur bevatten:

• Datum dat de factuur is aangemaakt. Vergeet dit niet! De datum van de factuur start de klok die op de klant tikt. Als u voorwaarden hebt (een tijdslimiet voor betaling), wilt u de datum opnemen zodat iedereen weet wanneer de betaling moet worden voldaan.
• Namen en adressen van klant en leverancier. Als u de factuur maakt in de boekhoudsoftware, hebt u misschien alleen het e-mailadres van de klant nodig, maar het is nog steeds een goed idee om het fysieke adres te verzamelen en op te nemen, voor het geval u een echte brief of document moet sturen.
• namen van personen bij de twee bedrijven (of bedrijf en persoon). Het is een goede relatie met klantenrelaties om ervoor te zorgen dat u de namen correct spelt.
• Beschrijving van gekochte artikelen , producten of services, inclusief prijzen en hoeveelheden. Vaak heb je standaard artikelbeschrijvingen en inventarisnummers. Maar wees zo specifiek en gedetailleerd mogelijk wanneer u de factuur aanmaakt. Dit voorkomt verwarring en "Ik wist het niet" problemen.

• Betalingsvoorwaarden. De provider kan bijvoorbeeld 'netto 30 dagen' opgeven, wat betekent dat het volledige bedrag binnen 30 dagen moet worden betaald.

Factureren van een klant

U gebruikt mogelijk online boekhoudsoftware voor uw bedrijf, of misschien gebruikt u een voorgedrukte factuur die u gaat invullen. Het proces werkt op dezelfde manier voor beide factureringsprocessen.

U bereidt een factuur pas voor nadat u het product of de service aan de klant hebt verzonden of geleverd.

• Begin met identificatie van de klant . In sommige gevallen wilt u mogelijk ook een subklant of een taak identificeren in het bestand van die klant.
• Vermeld eerdere documentnummers met betrekking tot deze verkoop, inclusief een inkooporder of verkoopovereenkomst of schatting.
• Identificeer de artikelen die worden verkocht en afgeleverd . Gewoonlijk zou u de naam van het product of de dienst, hoeveelheid (of tijd, voor diensten) en koers (per item of per uur) vermelden. Als u online software gebruikt, wordt het totaal voor elk artikel berekend. Dit is de plaats waar u een artikel mogelijk moet classificeren als "nabesteld."
• Elk item krijgt een eigen regel en het totaal van alle regels wordt toegevoegd.
• Vervolgens voegt u informatie toe over alle stortingen die al door de klant zijn gemaakt, of eventuele kortingen < toegepast op deze factuur. U kunt klanten verschillende betaalmethoden bieden, mogelijk met korting voor contante betaling.
• Vermeld de
• verzendvoorwaarden voor producten die worden verzonden. Er zijn twee typen : FOB-verzendpunt of FOB-bestemming. (FOB staat voor "gratis aan boord".) Als de voorwaarden FOB-verzendingspunt zijn, betaalt de verzender (dat is de verkoper) de verzendkosten. Als de voorwaarden FOB-bestemming zijn, betaalt de koper de verzending Het is ook een goed idee om op te merken of de klant het item of de items ophaalt voor het geval er een vraag is over het item dat wordt ontvangen. Neem de
• verkoopvoorwaarden op. Dat wil zeggen, wanneer doen u wilt dat de koper betaalt en geeft u elke korting voor vervroegde betaling? De voorwaarden zijn uitgedrukt als deze 2/10 Net / 30. Dat betekent dat u 2% korting geeft als u betaalt wordt binnen 10 dagen ontvangen en het volledige saldo moet binnen 30 dagen worden betaald. Facturen kunnen per e-mail of per e-mail of per fax naar een klant worden verzonden.

Wanneer een klant betaalt, moet het factuurnummer worden vermeld op de kassabon en worden gekoppeld aan de kassabon in uw boekhoudsoftware, dus het is duidelijk dat de factuur is betaald. De betaling neemt het openstaande bedrag op van uw debiteurrekening.

Facturen versus inkooporders

Facturen worden soms verward met inkooporders. Aankooporders (PO's) bevinden zich vóór de transactie en facturen zijn na de transactie. Inkooporders registreren een bestelling van een klant bij een leverancier of leverancier. Een factuur registreert de ontvangst van het product of de service en, zoals hierboven vermeld

Sommige voorbeelden van facturen

Susan Ward, Small Business-Canada Expert, heeft een voorbeeldfactuur , inclusief Canadese informatie, maar het geeft u een idee van wat een factuur bevat. Allena Tapia, freelance schrijver, heeft stapsgewijze instructies voor het maken van een factuur.