Goed kantoormanagement voor uw kleine bedrijven

Disorganisatie en verwarring zijn irritant maar ze zijn ook gewoon slecht voor zaken. Denk eraan als een formule als u wilt: de chaos stijgt gelijk aan de winsten afnemen. Het antwoord? Goed kantoorbeheer. Zo kunt u goed kantoorbeheer gebruiken om chaos in uw kleine onderneming te beheersen:

1. Vestig office management routines en houd bij hen.

Routine taken hebben routineprocedures nodig als u georganiseerd wilt blijven en de zaken goed verloopt.

Stel routines voor het verwerken van papierwerk en kantoorsystemen op. Bijvoorbeeld, indien mogelijk, moet elk stuk papier dat in je kantoor komt, een keer worden behandeld, gehandeld en ingediend worden - niet lukraak op een bureau gestapeld. Evenzo moet digitale communicatie, zoals e-mails, prioriteit krijgen en onmiddellijk worden gehandeld, indien mogelijk of gemarkeerd voor toekomstige acties.

Office-systemen, waaronder desktops, laptops, bestands servers, multifunctionele printers en mobiele apparaten, hebben zowel administratieve en noodprocedures nodig. Wanneer het systeem crasht of een computergerelateerd apparaat mislukt, moet iedereen in uw kantoor weten wie er moet bellen en wat niet te doen (zoals het probleem zelf oplossen). Leer de 3 stappen om uw kritieke bedrijfsgegevens te beschermen.

2. Stel duidelijk afgebakende verantwoordelijkheden op.

Goed kantoorbeheer is afhankelijk van mensen die weten wie verantwoordelijk is voor wat - het is mensen die verantwoordelijk zijn voor wie dingen doen.

Wat zou er bijvoorbeeld gebeuren als de inkoop voor uw kleine zaken gedaan werd door wie dan ook? Zou u printerpapier kunnen vinden als u het nodig hebt? Het plaatsen van een persoon die verantwoordelijk is voor het bestellen van alle apparatuur en benodigdheden lost het probleem op en houdt de zaken glad. Laat medewerkers de aangewezen persoon een aanvraag indienen voor leveringen, of stuur een handgeschreven lijst op een opvallende plaats waar mensen kunnen toevoegen wat ze nodig hebben.

Het is hetzelfde bij (computer) systeembeheer. U moet één persoon verantwoordelijk zijn voor de beveiliging van uw computersystemen en bijhouden van zaken zoals accounts, wachtwoorden en software. Met behulp van cloud-based systemen voor kantoorapplicaties is boekhoudsoftware en data-opslag een ideale oplossing voor kleine bedrijven, maar u heeft nog steeds een vertrouwde persoon nodig om administratieve taken uit te voeren, zoals het toevoegen / verwijderen van gebruikers, het toewijzen van rechten, enz. > 3. Bewaar records - en houd uw bedrijfsrecords bijgewerkt.

Het houden van records klinkt als het makkelijkste onderdeel van goed kantoormanagement - tot u rekening houdt met de noodzaak om die records zowel toegankelijk als geactualiseerd te houden. Maar de eerste regel om een ​​goede kantoormanager te zijn, zal u hierbij helpen. maak bijwerken van een kantoor routine.Wanneer u bijvoorbeeld een nieuwe klant of klant krijgt, duurt het maar een ogenblik om hem in uw contactdatabase binnen te gaan. Dan zal het nog een moment of twee duren om het record bij te werken nadat u hem telefonisch heeft gesproken.

(Let ook op dat de meeste jurisdicties Privacy Acts hebben die de verwerking van klantinformatie regelen.)

4. Maak een wandeling door je kantoor en heb een zitje.

Is uw kantoor een voorbeeld van ruimtelijke ordening of ruimte wanbeheer?

Als je door het kantoor loopt, moet je om hindernissen omringen of het risico lopen om iets te doen?

Wanneer je bij een bureau zit, kun je daar echt comfortabel werken? Zijn de dingen logisch opgesteld zodat de dingen die u het meest bij de balie wilt gebruiken, het dichtst bij elkaar liggen?

Er zijn veel dingen die tegenwoordig in kantoren zijn ingepakt, van printerstanders door archiefkasten. Voor goed kantoorbeheer moet u er zeker van zijn dat alle zaken op kantoor zijn ingericht voor maximale efficiëntie - en maximale veiligheid. De basis van Small of Home Office Design biedt tips om veilig te voldoen aan de krachten, verlichting en ventilatiebehoeften van uw kantoorruimte.

5. Scheduleer het vervelende werk.

Het is te makkelijk om dingen uit te schakelen die je niet leuk vindt om te doen, en de meeste zakenmensen genieten geen taken, zoals het indienen, verzenden en ontvangen van, of boekhouding - zelfs office managers.

Helaas functioneert een kantoor, zoals een keuken, niet goed zonder de taken te verrichten.

Als u een kleine bedrijfseigenaar bent die niet kan toewijzen wat u ziet als saai of onaangenaam werk aan iemand anders, dwing u er zelf regelmatig aan om er regelmatig tijd door te plannen. Neem bijvoorbeeld een ochtend of middag, en breng het koude telefoongesprekken aan, geef niet-prioritaire e-mailaanvragen terug, maak social media-berichten, haal de boekhouding op of geef de records bij.

6. Delegeren en uitbesteden.

In een perfecte wereld zou iedereen alleen doen wat hij of zij tijd had om te doen en goed gedaan. Aangezien de wereld niet perfect is, doen veel mensen dingen die ze niet hebben de tijd of het talent om goed te doen.

Delegeren en outsourcing kan niet alleen het kantoorbeheer van uw kleinschalige onderneming verbeteren, maar ook vrijmaken om u ook op uw talenten te concentreren en daardoor uw bottom line te verbeteren. Een deeltijd- of virtuele assistent kan veel van uw kantoor- of administratieve taken verwerken. Zie Besluiten om te delegeren voor meer informatie over het delegeren.

7. Maak bedrijfsplanning een prioriteit.

Veel kleine bedrijven bezitten hun dagen acteren en reageren - en vraag zich af waarom ze hun wielen lijken te draaien. Bedrijfsplanning is een belangrijk onderdeel van goed kantoorbeheer en moet deel uitmaken van uw gewone kantoormanagement routine.

Succesvolle kleine bedrijven bezitten elke week tijd aan zakelijke planning, en veel gebruiken dagelijkse bedrijfsplanningssessies als instrument voor doelstelling en groei.

Deze business planning gids is een prima basis om uw bedrijfsplanningspanningen aan de gang te krijgen; het legt een business planning kader voor uw kleine onderneming en biedt middelen op alles van het schrijven van een visie verklaring door middel van de regels voor het vaststellen van zakelijke doelen.

Als u personeel hebt, betrekt u ze in de bedrijfsplanning, formeel of informeel.

Je zal het verschil liefhebben

Laat chaos niet storen met zaken. Zodra u deze zeven principes van goed kantoorbeheer toepast, zult u zich verbazen over het verschil dat goed kantoorbeheer maakt - en hoeveel meer zaken u doet.

Zie ook:

Waarom Cloud Computing ideaal is voor kleine bedrijven

Beheer uw bestandssysteem

Een document management systeem maken

10 tips voor het organiseren van computerbestanden