Inzicht in de vijf stadia van een project

Hoewel sommige projectmethodieken zoals agile benaderingen de volgende fasen in snellere, iteratieve cycli comprimeren of herhalen, is het werk van elke fase in elk project zichtbaar en te onderscheiden.

Formele projecten volgen een proces in vijf fasen als volgt

1. Start: vorming van projectteams, projectbevrachting en aftrap.
2. Planning: de projectomvang afronden, de gedetailleerde uitsplitsing van de werkzaamheden definiëren, de risico's beoordelen, resource-eisen vaststellen, de planning afwerken en voorbereiden op de eigenlijke werkzaamheden.

1. Uitvoering: het uitvoeren van het daadwerkelijke werk dat vereist is door de projectdefinitie en de reikwijdte.
2. Monitor en controle: het feitelijke beheer, rapportage en beheer van de resources en budgetten tijdens de uitvoeringsfase.
3. Project Close: levering van het project, beoordeling van geleerde lessen, verdaging van het projectteam.

Traditionele projectstroom

Ongeacht de grootte van het project, de beweging door de fasen is hetzelfde. Het project wordt geïnitieerd of gestart met een charter dat de projectmanager identificeert en het belang van het project beschrijft.

Nadat het project is gestart, gaat het over naar de planningsfase. Hier bepalen de kern- en werkteams welke werkzaamheden moeten worden voltooid om de projectomvang te bereiken en schattingen en beoordelingen voor tijd, kosten, middelen en risico's te ontwikkelen.

Na de planningsfase begint het werk en vindt het plaats in een gedefinieerde volgorde die nodig is om van voorganger of voorgaande activiteiten naar vervolgactiviteiten te gaan.

Projectafhankelijkheden spelen in deze fase een belangrijke rol.

Terwijl de uitvoering wordt uitgevoerd, monitoren, rapporteren en controleren de projectmanager en teamleden het totale project, met de nadruk op kritieke padactiviteiten. Dit werk gaat door totdat de uitvoeringsfase is voltooid en het project aan de klant is afgeleverd.

De laatste fase, het project in de buurt, omvat het afronden van de bezorging, het beoordelen van geleerde lessen en het verdagen van het projectteam, zodat leden kunnen doorstromen naar hun volgende initiatief.

Voor agile of iteratieve ontwikkelingstypeprojecten vinden de planning en uitvoering plaats in korte spurts of sprints, waarbij de fasen zich herhalen totdat het project naar tevredenheid van de klant is voltooid.

Gedetailleerde uitleg voor elke fase

Start: Een solide projectinitiatie stelt niet alleen uw project voor succes, maar legt ook de basis voor alle toekomstige fasen. Tijdens de initiatie krijgt u de projectteamleden toegewezen, licht hen in over de algemene projectdoelen en vraagt ​​de klant of projecteigenaar zoveel mogelijk vragen zodat u het project efficiënt kunt plannen.Het is ook een goed moment om het enthousiasme van het team over het project op te bouwen en alle last-minute details te verzamelen die van invloed kunnen zijn op de projectplanning. Aanvullende stappen zijn:

• Stakeholderanalyse
• toewijzing van een uitvoerende sponsor
• Ontwikkeling en communicatie van het charterdocument
• Formele startvergadering

Planning : nadat u het project hebt gestart en verzameld alle relevante informatie, dan begin je met het plannen van je project. De planningsfase hangt af van de grootte van uw project, hoeveel informatie u moet organiseren en hoe groot uw team is.

Het eindresultaat van planning moet een duidelijk projectplan of schema zijn, van waaruit iedereen zijn toegewezen taken zal volgen. Het gebruik van een projectplanningprogramma zoals Microsoft Project of Basecamp is uiterst nuttig bij het plannen van een project. Als u geen toegang hebt tot een van deze programma's, doe dan een algemene zoekopdracht online voor gratis projectplanningssoftware. Hoewel het nuttig is om een ​​projectplanningsprogramma te gebruiken, is dit niet altijd nodig. Het gebruik van Excel en Word om uw plan te maken en aan het team te communiceren, is even effectief. Specifieke taken in de planningsfase zijn onder meer: ​​

• Een communicatieplan voor de verschillende belanghebbenden creëren
• Een gedetailleerde structuur voor de uitsplitsing van werkzaamheden ontwikkelen.
• Het kritieke pad identificeren.
• Middelen plotten op het projectplan en de volgorde van het werk verfijnen op basis van projectafhankelijkheden en resourcebeperkingen.
• Een gedetailleerd schema opstellen.
• Risico's inschatten en een risicoprioriserings- en risicobeheersingsplan ontwikkelen.

Uitvoering: Nu u een solide projectplan hebt, kan het team beginnen met het uitvoeren van het project tegen de toegewezen taken. Het is de fase waarin iedereen daadwerkelijk aan het werk gaat. U wilt de uitvoerende fase officieel beginnen met persoonlijk overleg om ervoor te zorgen dat iedereen heeft wat ze nodig hebben om te beginnen met het uitvoeren van hun deel van het project. Het team op het juiste spoor helpen zetten is een integraal onderdeel van het projectsucces, dus maak duidelijk wat het schema en het communicatieplan zijn.

Monitor en controle: Terwijl het project zich in de uitvoeringsfase bevindt, begint u het te bewaken en te beheren om ervoor te zorgen dat het zich verplaatst zoals gepland. Er zijn verschillende manieren waarop u een project kunt controleren en besturen. Casual check-ins met teamleiders, dagelijks georganiseerde "stand-ups" of meer formele wekelijkse statusbijeenkomsten zijn effectief. De informatie die uit deze vergaderingen of communicatiekanalen komt, zal de feedbackloop en uiteindelijk eventuele herplanning en aanpassingen die nodig zijn voor het project, informeren. Bijkomende belangrijke activiteiten in deze fase zijn onder meer: ​​

• Vasthouden aan uw vooraf vastgesteld communicatieplan om ervoor te zorgen dat belanghebbenden zich bewust zijn van de status van het project.

• Werkteams en werkactiviteiten bewaken op het kritieke pad.

• Kansen identificeren om de planningprestaties te verbeteren door activiteiten snel bij te houden of te voltooien, of waar nodig, waarbij het schema wordt gecrasht door bronnen toe te voegen.

• Actuele versus geplande kosten bewaken.

• In sommige gevallen bewaken, berekenen en rapporteren over de verdiende waarde voor het projectplan.

• Risico's bewaken en beperken en het risicoplan zo nodig verfijnen.

Project sluiten: zodra alle details en taken van uw project volledig zijn en goedgekeurd door de klant of projecteigenaar; je kunt eindelijk je project sluiten. Het sluiten van een project is net zo belangrijk als de initiatie, planning en uitvoering ervan. U wilt alle informatie uit het project documenteren en netjes ordenen, zodat u indien nodig terug kunt gaan. Het is ook een goed moment om een ​​post-mortem op het project te houden, zodat alle teamleden kunnen nadenken over wat goed of fout is gegaan tijdens het project. Het moet ook worden gedocumenteerd, zodat de uitkomst kan worden gedeeld met andere projectleden en opgeslagen in een map met projectgeschiedenis. Ten slotte is het belangrijk om het projectteam formeel uit te stellen en feedback en prestatie-evaluaties te geven, zoals aangegeven door het beleid van uw bedrijf.

-

Bijgewerkt door Art Petty