Het ontwikkelen van een effectief werknemerskredietkaartbeleid

Tegenwoordig proberen kleine en middelgrote bedrijven alle kosten te verlagen die verband houden met reizen of andere aankopen die door werknemers worden gedaan ten behoeve van de ondernemingen. Een van de beste manieren om onnodige uitgaven van werknemers af te snijden, is door het creëren van een medewerker kredietkaart beleid. Om het misbruik van de creditcard van het bedrijf te verminderen, moet het bedrijf regels en voorschriften vastleggen met betrekking tot de manier waarop de bedrijfskredietkaart gebruikt moet worden.

Er zijn echter niet veel bedrijven op de hoogte van de beste manieren om een ​​kredietkaartbeleid te ontwikkelen. Veel bedrijfseigenaren hebben altijd de wens om dit beleid te creëren, maar ontbreekt in de richting van het doen van het beleid. Hierdoor is hier een levendige omschrijving over hoe bedrijven effectief creditcards voor werknemers kunnen creëren.

1. Verantwoordelijkheden van de Kaarthouder

Als een bedrijf creditcards aan zijn medewerkers uitbrengt, moeten er regels zijn die het gebruik van de kaart regelen. De medewerkers moeten verantwoordelijk worden gesteld voor de beveiliging van de kaart, evenals de privacy van alle informatie die betrekking heeft op het bedrijf. De medewerkers moeten ervoor zorgen dat de kaart op een veilige plaats wordt gehouden, de kaart is vrij van frauduleuze activiteiten en het identificatienummer van de kaart is beveiligd. Het bedrijf moet ook vermelden dat de bedrijfskredietkaart slechts beperkt is tot gebruik door de werknemer en niet aan een andere persoon.

2. Spelling Limits Uitspraken

Het bedrijf moet in staat zijn om regels op te stellen die betrekking hebben op activiteiten of transacties waarbij de creditcard moet worden gebruikt.

In feite moeten de uitgaven beperkt blijven tot de behoeften van specifieke werknemers. Elke afdeling moet hun eigen uitgavenlimieten hebben. Als bedrijf is het goed om elke medewerker op de hoogte van de uitgavenlimieten op het moment van de uitgifte te informeren. Bovendien moet elke medewerker deze limiet niet overschrijden en als dat wel gebeurt, komen ze boven de limietkosten.

Ten slotte mogen de creditcards van de onderneming nooit gebruikt worden voor contante voorschotten.

3. Regelmatig gebruiksverslag

Elk bedrijf moet werknemers verantwoordelijk houden voor het gebruik van een bedrijfskredietkaart. Laten we zeggen dat elke medewerker aan het einde van elke maand een gedetailleerde toelichting moet opleggen over alle kosten, ontvangsten en de juiste boekhoudkodes. Iedere werknemer moet ervoor zorgen dat zij de uitgavenontvangsten bij de maandelijkse verklaring vastleggen alvorens de verificatie aan het bedrijf voor te leggen. Al deze moeten op tijd gedaan worden om late betalingen te vermijden. Zo wordt ervoor gezorgd dat het bedrijf met gemak de maandelijkse uitgaven controleert en de controle eenvoudiger wordt.

4. Geen gebruik van kaarten op individuele kosten

Het bedrijf moet zeer streng zijn op het gebruik van de creditcard van de medewerker, omdat niemand het mag gebruiken voor persoonlijke uitgaven.Kortom, het gebruik van de kaart moet beperkt blijven tot bedrijfsgerelateerde activiteiten. De definitie van persoonlijk gebruik, in dit geval, is een uitgave die niet verband houdt met de werking van het bedrijf. Het bedrijf moet zeer moeilijk zijn op elke werknemer die de kaart op zijn eigen betalingen gebruikt.

5. Gebruiks review

Als een bedrijf een creditcard uitbetaalt, wordt het aanbevolen om na een bepaalde tijd een beoordeling van de kaart uit te voeren.

De review van de kaart moet worden gedaan door de directeuren van de medewerkers samen met een lid van de boekhoudafdeling van de onderneming. De toezichthouder van de werknemer moet ervoor zorgen dat het gebruik van de kaart beperkt is tot waarnaar het bedoeld was. Anderzijds moet de boekhoudkundige afdeling nagaan of alle ontvangsten en andere uitgaven die door de werknemer zijn ingediend, authentiek zijn.

Daarom moet elk bedrijf een effectief en betrouwbaar kredietkaartbeleid van de werknemers hebben om het misbruik van de kaart door particulieren te verhinderen. Dit zal een bedrijf in een goede financiële positie plaatsen, omdat geen medewerker zijn kaart zal misbruiken voor persoonlijke uitgaven. Ook moet het bedrijf ervoor zorgen dat zowel de begeleider als de boekhoudkundige afdeling alle aspecten van het beleid begrijpen.