Voordat u een bedrijfskredietkaart uitgereikt

Een bedrijf moet aankopen doen of onderhoud doen. Met deze uitgaven in het achterhoofd, is het vaak een goed idee om te overwegen het uitgeven van bedrijfskredietkaarten aan geselecteerde medewerkers.

Uitgifte van deze kaarten aan werknemers betekent dat zij bepaalde transacties namens het bedrijf kunnen doen en later aan het einde van elke maand alle ontvangsten aan de chief financial manager kunnen indienen. Als bedrijf, in plaats van het uitgeven van contante voorschotten aan elke werknemer, blijkt dat corporate creditcards de beste optie zijn, omdat u niet in de gedoe komt om geld uit te geven.

U moet echter voorzorgsmaatregelen nemen voordat u bedrijfskaartjes uitgegeven. Zonder dat te doen is het mogelijk dat sommige medewerkers bedrijfsmiddelen misbruiken. Het risico van onbevoegde aankopen neemt toe wanneer de bedrijfskaartkaarten in hun handen zijn en er zijn geen beschermende maatregelen in plek. Om dit risico te beheersen, zal het volgende beleid helpen:

Bij het opstarten van de kaarten, is het raadzaam om alle medewerkers op te stellen en te informeren over wat er van hen wordt verwacht bij het gebruik van kaart. U moet een beleid vaststellen dat de verantwoordelijkheid van de kaarthouder duidelijk uiteenzet, het soort uitgaven waaraan de kaarten moeten worden gebruikt en het type documenten dat u voor elke uitgave moet indienen.

Dit is een van de sleutels die elk bedrijf in de hand moet zetten om te voorkomen dat de kaarthouder de kaart gebruikt. Zonder dit te doen, zal uw bedrijf extra kosten opleveren die nooit begroot werden, wat op termijn de kosten van het runnen van het bedrijf verhoogt.

Zorg ervoor dat de kaartregels goed begrepen worden

Zoals bekend weten de meeste werknemers niet van de leeskultuur. Dit betekent dat als u gewoon bedrijfskaartjes uitschrijft met een wettelijke fijne afdruk van de regels zonder dat ze doorgaat over hoe of wat er verwacht wordt met betrekking tot kaartgebruik, zal het niet helpen omdat veel van hen de kaart kunnen gebruiken zonder de reglement.

Om het bovenstaande scenario te vermijden, is het goed om een ​​afspraak met de medewerkers te organiseren en ze door het beleid te nemen. Nadat dit gedaan is, zou het goed zijn om het begrip van het beleid schriftelijk te erkennen. Dit betekent dat in geval een werknemer tegen het beleid staat, passende maatregelen moeten worden genomen.

Wees voorzichtig aan de uitgaven

Soms lijden de meeste werknemers tegen de regels en belanden ze meer dan wat er in het beleid wordt beschreven. Met dit in gedachten, is het goed om de tabbladen dicht te houden op het gebruik van de bedrijfskredietkaarten. De hoofdfinancieel verantwoordelijke dient in elke afdeling toezicht te houden op de verantwoordelijkheid van het toezicht op de werknemers met kaarten in die afdeling.

Dit zal op een manier het misbruik van kaarten van werknemers verminderen. Wanneer een medewerker weet dat er een betaalkaart van de bewakingskaart is, zullen ze bang zijn om in te gaan op ongeoorloofde aankopen die niet in het beleid zijn vermeld.

Beschermende maatregelen in plaats hebben

Geld is een economische hulpbron, en daarom is het zeer schaars. Dit betekent dat wanneer een medewerker hun kaartgebruiksrechten misbruikt, de last onmiddellijk van hen naar het bedrijf wordt overgedragen. Met dit in gedachten is het goed dat u op elke kaart uitgavenlimieten legt.

Degenen in leidinggevende posities kunnen hogere grenzen krijgen dan die in de lagere rangen. Deze maatregel is bedoeld om het risico van onbevoegde transacties te verminderen. De vastgestelde limiet moet nooit overschreden worden en moet in het beleid worden vermeld. Als een medewerker de limiet overschrijdt, moet het extra bedrag worden afgetrokken op hun loonlijst plus een boete.

Doe altijd een jaarlijkse beoordeling

Het kredietkaartprogramma van het bedrijf moet jaar na jaar worden herzien. Dit komt doordat bepaalde medewerkers van de ene afdeling naar de andere kunnen verhuizen en omdat elke afdeling een specifieke uitgavenlimiet heeft, is er een jaarlijkse herziening van het programma nodig.

Hierdoor kunnen de afdelingshoofden ook nieuwe uitgavenlimieten uitgeven in overeenstemming met de verantwoordelijkheden van elke medewerker. Als een werknemer in een afdeling werkt die niet meer een bedrijfskredietkaart nodig heeft, kan hij / zij van het programma verwijderd worden.

Verhoog de efficiëntie door Follow Ups te volgen

Het is goed dat u iemand heeft die geen deel uitmaakt van uw bedrijf, noch een kaarthouder om samenvattingen van transacties namens het bedrijf te doen en u aan het einde voor te leggen van elke maand. Het hoofddoel van deze aangewezen persoon zal zijn om de namen van werknemers te vermelden die geen tijdige verklaringen en verklaringen over hun kaartgebruik hebben verstrekt.

Dit is een makkelijke manier om te controleren welke werknemers zich houden aan het kaartbeleid en welke niet. Na een bepaalde tijd kunt u ervoor kiezen om een ​​zweep te knippen op die eeuwige kaarthouders die altijd tegen het beleid gaan, hetzij door de kaarten tijdelijk of zelfs permanent weg te nemen.

Beoordeel de Outliers

Houd er rekening mee dat een bedrijfskaart van een medewerker uitsluitend moet worden gebruikt voor bepaalde zaken die nuttig zijn voor het bedrijf en nooit gebruikt mogen worden bij het kopen van persoonlijke zaken, tenzij u een noodgeval heeft. Er is dus behoefte aan het controleren van alle uitgaven die elke medewerker op het einde van elke maand op de kaart gebruikt.

Als een of meer medewerkers de kaart op persoonlijke artikelen gebruiken, moet een grondige beoordeling worden uitgevoerd om te bepalen of het aan een noodgeval is of niet. Als het niet een noodgeval was, dan zouden disciplinaire maatregelen moeten worden genomen tegen de kaarthouder. Omgekeerd, als het te wijten was aan een noodgeval, moeten de gemaakte kosten afgetrokken worden van het salaris van de kaarthouder zonder dat er disciplinaire maatregelen zijn getroffen.

Verdeel het risico

Uw corporate card beleid moet ervoor zorgen dat de medewerker gebruiker persoonlijk verantwoordelijk is voor alle creditcard saldi op eigen risico.Met een dergelijk beleid, zal het bedrijf alleen de middelen aan individuele kaarthouders moeten vergoeden volgens het bedrag van de goedgekeurde kosten. Dit wijzen we op als risicoverdeling tussen het bedrijf en de medewerkers. Dit is een goede manier om te gaan met medewerkers die hun persoonlijke spullen gebruiken met behulp van de kaart, omdat ze alleen een bedrag krijgen die alleen overeenkomt met de goedgekeurde kosten.