Tips voor het verwerken van betalingen in te late factuur

Zijn uw facturen nog open? Als dat zo is, dan ben je niet de enige. Elke dag zijn er miljoenen kleine bedrijven die niet op tijd worden betaald. De nationale federatie van onafhankelijke bedrijven stelt dat late of traag betaalde klanten een van de meest voorkomende oorzaken zijn van cashflowproblemen voor kleine bedrijven.

Dus wat doe je als je nog openstaande facturen hebt? En, hoe kun je het proces een stuk eenvoudiger maken?

Eerste dingen eerst

Denk aan de quote: "Voorkomen is beter dan genezen?". Als dat zo is, dan is dat uw motto als het gaat om factuurgerelateerde problemen. Het is een stuk eenvoudiger om problemen met betrekking tot facturen te vermijden als u weet met wie u te maken hebt. Gelukkig is daar een gemakkelijke bron voor.

Het eerste wat u moet doen, is het commerciële krediet van het bedrijf controleren. Deze rapporten zijn een waardevol hulpmiddel bij het bepalen of u facturen in de eerste plaats zou moeten uitdelen. Als een klant van u goede kredietrapporten heeft, wordt de kans om op tijd betaald te krijgen, vele malen vermenigvuldigd.

U kunt ook een goed geschreven contract gebruiken voor elke transactie. Snijd hier geen hoeken in. Dit betekent het inhuren van een ervaren advocaat. Op zijn minst zou het contract betalingsverwachtingen moeten omvatten, hoe geschillen behandeld zullen worden, termijnen en deliverables.

Maar hoe zit het met gevallen waarin preventie geen haalbare optie is?

Eerste contact

Als dit de eerste keer is dat u een klant bent, wilt u misschien wat gas geven. Normaal gesproken volstaat een e-mail en maakt deze vriendelijk klinkend. Dit betekent dat u uw e-mail zorgvuldig moet opstellen.

Maar wat als de eerste e-mail mislukt of de klant een recidivist is?

Toon hoe u het bedoelt

Het is begrijpelijk dat u uw klanten nodig heeft.

Als u echter de gewoonte hebt om betalingen te laten schuiven, is niet alleen het slecht voor de financiën van uw bedrijf, maar wordt u ook beschouwd als iemand die geen zakendoet. Het laten uitbetalen van betalingen gedurende enige tijd is als het verstrekken van een zakelijke financiering zonder rente voor iemand anders. Een manier om aan te geven dat u het meent, is door een systeem te maken.

Voordat u begint met het afleveren van de goederen, moet u beschikken over een vastgesteld factuurcontrolesysteem. Op het moment dat de betalingen te laat zijn voor X aantal dagen, moet de eerste follow-up worden gestart, vervolgens de tweede na X-aantal dagen na de eerste en zo verder, enzovoort. Wees volhardend. Maak het in het begin een beetje nonchalant en ontwikkel het langzaam tot iets serieuzer.

Hoe u met de klant communiceert, verschilt van het aantal keren dat u een follow-up uitvoert. Dit betekent dat u vriendelijk en ongedwongen kunt zijn met de manier waarop u communiceert, maar ook agressief bent over hoe snel en hoe vaak u contact opneemt met betrekking tot de late betaling.

Als u verschillende pogingen hebt gedaan om betalingen te innen, maar het probleem niet vordert zoals u zou willen, is het misschien tijd om te bellen en te vragen "waarom" zijn de betalingen te laat.

Door te vragen 'Waarom', wordt de klant gedwongen in te lichten over de reden voor betalingsachterstanden.

Dit dwingt de klant om een ​​antwoord te formuleren en als de klant zich realiseert dat de redenen zwak zijn, zal de betaling waarschijnlijk worden geïnitieerd. Maar dat is niet alles.

Door de vraag 'why' te stellen, komen ook de interne problemen van het bedrijf aan de orde, omdat het probleem meestal wordt verplaatst naar het 'hoe' dat u krijgt uitbetaald. Dit helpt om te ontdekken of er een ernstig probleem is met het bedrijf van de klant.

Bel de professionals

Hoewel u de bovenstaande tips opvolgt, is deze niet 100% waterdicht. Als een klant de betaling na een persoonlijke ontmoeting nog steeds vermijdt, breng dan het grootste wapen uit uw toolkit naar voren - de professionals! Kortom, laat een professioneel incassobureau het gewoon regelen. U bevindt zich niet in de collectebus, dus het is inefficiënt voor uw bedrijf om voortdurend inspanningen op dergelijke zaken uit te geven.

Als u een bedrijf heeft, zijn er soms nog facturen die nog openstaan.

Behandel het professioneel en neem preventieve maatregelen. Wanneer de schade is toegebracht, wees dan vriendelijk met je eerste contact, maar zorg ervoor dat je communiceert dat je het meent.