Vermijd de late kosten en rentebetalingen van de ontbrekende factuur deadlines.

Bedrijfsuitgaven leiden het gamma van noodzakelijk tot incidenteel, maar een frustrerend gebied van onvoorziene uitgaven is te late kosten en onnodige rente. Als u ooit gemist hebt om een ​​bedrijfskosten op tijd te betalen, heeft u waarschijnlijk een van deze onvermijdelijke kosten aangetroffen, veel aan uw chagrijn. De frustratie neemt tienvoudig toe wanneer de professionele boekhouder die u hebt toegewezen om uw betaalbare betalingen te beheren, de vervaldatums mist, waardoor u verwacht dat u verhoed dat u een toegewijde persoon gebruikt om deze problemen aan te pakken.

Echter, of u zelf uw betaalbare betalingen ("AP") verwerkt en moeite heeft om deadlines te halen of problemen ondervindt bij het beheer van uw boekhouder en de toeslagen op te halen, er zijn verschillende dingen die u kunt Doe ervoor om ervoor te zorgen dat uw boekhoudprocessen afgestemd zijn op de vervaldatums en de deadlines nakomen.

1. Controleer uw huidige boekhoudprocessen om valkuilen te ontdekken.

Als u al het slachtoffer bent van recidive late betalingskosten en opgebouwde rente, moet u beginnen met het onderzoeken van elk stadium van uw betaalbare betalingen en factuurbeheerprocessen. Van hoe de inkomende facturen ontvangen worden in de cycli van review, goedkeurings- en betalingsprobleem bij de documentatie van betalingen en indiening van betaalde facturen; elke stap moet worden beoordeeld voor nauwkeurigheid en efficiëntie.

Markeer waar facturen vastzitten in de workflow, identificeer potentiële schuldigen (bijv. Langzame postbehandelingstijd, onregelmatige factuurpercentages, afwezige goedkeurers) en pas bij om eerst de grootste probleemgebieden aan te pakken.

Als er meerdere mensen zijn die betrokken zijn bij de AP-workflow, moet iedereen deelnemen aan het proces om de volledige transparantie en verantwoordelijkheid te waarborgen. U mag denken dat de mail wordt geopend op de dag dat het is ontvangen, alleen om erachter te komen dat het voor een week wordt gehouden voordat u naar de boekhoudafdeling wordt gestuurd.

2. Stel een reeks boekhoudprocedures, -processen en -verwachtingen in.

Voordat u op zoek bent naar een herziene oplossing, begin met de opstelling van regels en verwachtingen om toekomstige taken en functies in betaalbare betalingen te begeleiden. Dit omvat misschien maximale omlooptijden, een stap-voor-stap goedkeuringsproces of een verwachting dat alle facturen 3 dagen voor de vervaldag worden betaald. De processen moeten in lijn zijn met uw bedrijfsdoelstellingen en -vaardigheden en door alle partijen bepaald en overeengekomen worden om ervoor te zorgen dat het in de hele wereld wordt ingezet.

3. Taken en aanmaningen maken In uw programma's naar agenda- en taakbeheerprogramma's

De snelste manier om automatische workflowfuncties in uw boekhoudprocessen op te nemen, leunt op uw huidige taak- en agendabeheerprogramma om uw taken tegemoet te komen. Nadat u uw verwachtingen hebt vastgesteld voor uw verbeterde boekhoudprocessen, breekt u ze in enkele taken om te voltooien.Van het opnemen van nieuwe facturen om door te sturen naar de goedkeuriger in de reviewcyclus, moet elke specifieke taak worden aangemaakt als een herhalende herinnering in uw agenda- en taakprogramma. Wie er verantwoordelijk is voor de uitvoering van een specifieke taak, moet ze op de juiste frequentie zetten om te zorgen dat de tijd wordt vervuld.

Met behulp van een op taak gebaseerde aanpak om de betaling en het beheer te betalen, kan u de workflows eenvoudig en makkelijk uitvoeren. Taken kunnen gemakkelijk worden gedeeld, overgedragen en beoordeeld om te voldoen aan de aangegeven processen en procedures. Elke factuur volgt hetzelfde proces, standaardiseert stappen en zorgt voor meer controle en toezicht door bedrijfsbeheerders en eigenaars. U kunt de taken in een programma gemakkelijk controleren (in plaats van het geheugen van uw boekhouder) om te zien welke taken zijn compleet of uitstekend gemarkeerd.

4. Implementeer een geautomatiseerd Bill Management Workflow-programma

De optimale oplossing voor het vermijden van late betalingen, kosten en rente is het implementeren van een geïntegreerd factureringsprogramma dat werkstromen automatiseert, synchroniseert met boekhoudprogramma's en maximale zichtbaarheid garandeert gedurende het hele proces. Van uiteenlopende gebruikersprofielen tot geautomatiseerde e-mailberichten en mobiele goedkeuringen, als u een factuurbeheerprogramma in uw workflow integreert, verbindt u alle punten om te zorgen dat taken en betaalbare betalingen nog niet worden overschreden.

Niet zeker waar te beginnen? Het kan in eerste instantie een beetje overweldigend lijken. Begin met de meest eenvoudige stap van uw huidige processen en bouw langzaam. U hoeft niet over te stappen van post-its naar een volledig geautomatiseerd systeem overnachting.