Uw records stroomlijnen met PayPal en Excel

Als je al enige tijd een eBay-verkoper bent, weet je al dat PayPal een prima manier is om online betalingen te accepteren. Het is snel, het is gemakkelijk en PayPal houdt nauwgezette transacties bij. op deze manier. In feite hebt u toegang tot deze transacties in een handig, spreadsheet-klaar formaat om uw boekhoudpraktijken te stroomlijnen - of u nu een koper, een verkoper of beide bent, u hoeft de PayPal-website niet rechtstreeks te gebruiken om toegang te krijgen tot het record voor elke transactie.

In combinatie met een spreadsheetprogramma zoals Excel, kan deze PayPal-functie boekhouden voor kleine en middelgrote kopers en verkopers een fluitje van een cent maken, vooral als u voorzichtig bent om PayPal te gebruiken voor de meeste uw transacties.

Met behulp van Excel voor toegang tot PayPal-records

PayPal maakt zijn database van uw transacties toegankelijk voor u in een formaat genaamd CSV of 'komma-gescheiden waarden'. De meeste spreadsheet-applicaties zoals Excel, Quattro Pro of OpenOffice. org Calc-de zelfde die u kunt gebruiken om uw cheque te balanceren of uw belastingen te verrichten - kunnen bestanden lezen die in dit formaat zijn opgeslagen.

Omdat PayPal op basis van de datumbereiken CSV-bestanden voor u kan maken, kunt u PayPal gebruiken om snelle, nauwkeurige en volledige boekhoudinformatie te genereren (inclusief PayPal-kosten, verzend- en verwerkingsbedragen en andere details) over uw eBay-transacties die u vervolgens op uw eigen computer kunt opslaan en in een spreadsheet applicatie kunt manipuleren, bijvoorbeeld om te sorteren per transactie type of om fiscale doelen te verkrijgen.

Een CSV-bestand maken met PayPal

Als u een CSV-bestand wilt maken van uw PayPal-transacties, meld u zich aan op de PayPal-website, net als u uw account normaal wilt zien. Nadat u bent ingelogd en de standaardpagina "Mijn account" bekijkt, volgt u deze stappen:

1. Klik op "Geschiedenis". Klik op de blauwe en witte link "Geschiedenis" in het midden bovenaan de pagina. (Hint: deze bevindt zich rechts van de link 'Opnemen'.)
2. Selecteer een datumbereik. Gebruik de gereedschappen boven aan de pagina om een ​​datumbereik te selecteren voor transacties die moeten worden weergegeven. U kunt algemene verzoeken zoals "Vorige week" selecteren (voor alle transacties in de voorgaande zeven dagen) of "Laatste maand" (voor alle transacties in de laatste 30 dagen) of u kiest voor een specifiek datumbereik.
3. Klik op de koppeling 'CSV'. Klik op de link "CSV" rechts van het woord "Download:" rechts boven in het scherm. Er verschijnt een pop-up met de vraag om een ​​downloadformaat te selecteren.
4. Klik op de knop "Downloaden". Klik zonder het bestandstype te wijzigen in "CSV" op de gele knop "Download". PayPal pauzeert even om toegang te krijgen tot de database voordat hij een webbrowser genaamd Downoad naar uw webbrowser stuurt.csv. Bewaar dit op uw bureaublad voor gemakkelijke toegang.

Gevorderde gebruikers die dit artikel lezen, weten misschien al wat ze in dit stadium met de gegevens willen doen. Als u dit bent, kunt u downloaden naar andere indelingen (zoals de Quicken- of Quickbooks-indeling) of afwijken van de volgende procedure.

CSV-bestanden importeren in Excel

Nu u een CSV-bestand hebt gedownload met de transacties van uw keuze en het bestand is opgeslagen op uw bureaublad, volgt u deze stappen om het bestand in Excel te laden.

1. Start Excel. Als het CSV-bestand op uw bureaublad al op een Excel-bestand lijkt (het pictogram dat het bestand vertegenwoordigt ziet er hetzelfde uit als de pictogrammen die u normaal ziet voor Excel-bestanden), dubbelklikt u op het bestand om het te openen en vóila - je bent klaar! Veel gebruikers zullen echter merken dat het CSV-bestand niet automatisch wordt geopend in Excel wanneer op het pictogram wordt geklikt. Als u dit bent, gebruikt u uw startmenu om de Excel-toepassing te starten.
2. Kies het menu "Bestand" en selecteer vervolgens "Openen". Als de Excel-toepassing open is, klikt u op het menu "Bestand" in de linkerbovenhoek van het venster en selecteert u de optie "Openen" in het menu. lijst met keuzes. U zou moeten worden begroet door een kleiner dialoogvenster met het label "Open" dat de bestanden op uw computersysteem toont.
3. Selecteer uw bureaublad. In de recente versies van Excel kan dit worden bereikt door op het pictogram 'Desktop' links van het dialoogvenster 'Open' te klikken. In oudere versies van Excel, klik op de vervolgkeuzelijst Locatie dichtbij de bovenkant van het venster en selecteer 'Desktop' uit de lange lijst met plaatsen die verschijnen.
4. Stel het bestandstype in op 'Alle bestanden'. Klik op de vervolgkeuzelijst 'Bestanden van type' onderaan het venster en verander het bestandstype van 'Excel-bestanden' naar 'Alle bestanden'. Hierdoor verschijnt in het dialoogvenster "Openen" CSV-bestanden op uw bureaublad.
5. Dubbelklik op het bestand "Download". Lokaliseer het CSV-bestand (genaamd "Download" of "Download. Csv" afhankelijk van uw Windows-versie - u moet mogelijk door een lijst met alle bestanden op uw bureaublad zoeken) in de lijst met bestanden die worden weergegeven in de " Open "dialoog en dubbelklik erop.

Dat is alles wat er is! U zou nu een georganiseerde, sorteerbare lijst van al uw recente PayPal-transacties in Excel moeten zien. Als u al bekend bent met Excel, moet u deze informatie onmiddellijk in uw financiële gegevens kunnen gebruiken om uw PayPal-records te verwerken, filteren, regelen, zoeken of anderszins manipuleren.

Opgemerkt ook, zoals bij het begin van dit artikel werd vermeld, dat soortgelijke stappen kunnen worden gevolgd om uw PayPal-records te importeren in OpenOffice. org of Quattro Pro. U hoeft alleen uw spreadsheetprogramma te importeren of een bestand "CSV" of "comma separated values" te openen.

Tot slot, houd er rekening mee dat als u deze informatie wilt blijven gebruiken, u deze waarschijnlijk opnieuw moet opslaan in het standaardformaat van Excel (of in welk standaardformaat dan ook dat uw spreadsheet gebruikt) voor het gemak. Om dit te doen, klik op het menu 'Bestand' in de linkerbovenhoek van het Excel-venster en kies de optie 'Opslaan als'.Kies vervolgens 'Microsoft Excel Workbook' in de vervolgkeuzelijst 'Opslaan als type' onderaan het dialoogvenster 'Opslaan als' dat verschijnt.

Gelukkige boekhouding!