Een planning voor de planning van de conferentie uitvoeren

De planning van een conferentie vereist een vaardigheidsset die ongelooflijke organisatorische vaardigheden, multitask, energie, creativiteit, zakelijke vaardigheden, interpersoonlijke vaardigheden en aandacht voor detail omvat. Het vereist ook een uitgebreide conferentie planning gids die niet alleen u op schema houdt, maar zorgt voor een zekere zekerheid dat u iets niet onderweg bent vergeten.

Conferentie planning is anders dan andere soorten evenementenplanning en bevat extra stappen.

Conferenties hebben de neiging om grote gebeurtenissen te maken die meestal een jaar of meer in beslag nemen. Uw to-do lijst kan de keuze maken van een lokaal, hotelkamers boeken, online registratie instellen, sprekers beveiligen, gastvrijheidssuites organiseren, een tentoonstellingshal huren, vergaderingen plannen, voedsel en drank behandelen en meer. Het voorbereiden van een goed georganiseerde conferentie planning gids die een overzicht van de stappen is een must-have voor elke succesvolle conferentie planner.

De volgende stappen zullen u helpen bij het opstellen van een conferentie planning gids die als blauwdruk dient voor het plannen van een conferentie. Pas de gids aan en wijzig deze op basis van het evenement dat u van plan bent en houd het dicht bij de hand. Wanneer het goed wordt voorbereid en gebruikt, wordt het binnenkort uw meest waardevolle conferentie planning tool.

Begin met de basisbegrippen

In het eerste deel van de conferentiegids dient u de basisbeginselen van de conferentie op te nemen:

• Gebeurtenis datum en tijd
• Gebeurtenis locatie (indien bekend)
• Gebeurtenis doel

Voeg andere bekende elementen toe, zoals alternatieve data of aantal deelnemers.

Wat is het Plan?

Voordat u de verschillende elementen van een conferentie begint te plannen, moet u achterhalen wat die verschillende elementen zijn en waar ze passen in het algemene plan van uw evenement.

Neem dus de pen en het pad uit of ga zitten voor de computer en begin alles neer te schrijven. Maak je geen zorgen over het plaatsen van dingen in volgorde van belang of in een of andere chronologische volgorde. Dat komt later. Op dit moment maakt u in wezen een zeer lange, maar simpele versie van uw to-do-list, die in verschillende afzonderlijke componenten wordt verdeeld die individueel in het planningsproces worden behandeld.

In deze sectie kan een van de volgende opties worden vermeld:

• Locatie selectie
• Hotel selectie
• Vergaderruimte
• Gastenkamers
• Conferentie tentoonstellingszalen en kiosken
• Opening ceremonie
• Spreker / exposantenregistratie
• Aanmeldingsregistratie
• Reisreizen
• Attendee badges
• Programma van evenementen
• Eten en drinken
• Audiovisueel
• Personeel op locatie

Neem wat extra tijd in compileren van deze lijst, zodat u niets over het hoofd ziet en verder gaat en alles wat later opkomt, toevoegen.Wees niet overweldigd door de vele verantwoordelijkheidsgebieden; Het doel hier is om nu alles te denken, zodat u elk item efficiënt kunt plannen en beheren.

Selecteer een locatie

Zodra u heeft vastgesteld wanneer de conferentie wordt gehouden en begrijpt u de algemene omvang van het evenement, is de volgende stap een locatie te selecteren.

Afhankelijk van de grootte van de conferentie kan u voor elk van uw conferentiebehoeften een lokaal selecteren, van de expositiehal naar vergaderzalen, banketzalen en hotelkamers. Als de conferentie te groot is om op één locatie te worden geholpen, zoek een locatie die zich in de nabijheid van buiten- of cateringplaatsen bevindt, zodat de aanwezigen niet te ver moeten gaan naar de shuttle van het ene conferentie-evenement naar het andere.

Denk aan de inschrijving van deelnemers

Hoe zullen deelnemers zich inschrijven voor deze conferentie? Hoe krijgen ze een registratiebevestiging? Hoe worden naam labels gegenereerd en verspreid op de conferentie? Uw conferentie planning gids bevat antwoorden op al deze vragen en moet worden bijgewerkt zodra de conferentie registratie aan de gang is.

Als een gebeurtenis naar verwachting grote drukte zal trekken, dan is een online conferentie registratiesysteem de weg te gaan.

Het systeem kan betalingen verwerken, registreringen bijhouden en andere relevante informatie organiseren en helpen bij het genereren van rapporten.

Tentoonstellingen en conferentie tentoonstellingszalen

Tentoonstellingsgebieden zijn een veel voorkomend kenmerk op conferenties, waardoor sponsors en verkopers de mogelijkheid bieden om hun ruimte en diensten te promoten. Dit is ook een gelegenheid voor de gastheer van de conferentie om inkomsten te brengen als de tentoonstellingsfunctie daadwerkelijk wordt bevorderd en goed ontvangen. Afhankelijk van de grootte van uw conferentie zal het beheer van de exposanten en tentoonstellingszalen extra tijd en middelen vereisen, dienovereenkomstig te plannen.

Zoals hierboven vermeld, zijn online conferentie registratiesystemen de beste manier om registraties bij te houden, dus als u een groot aantal exposanten verwacht, kunt u overwegen om exposantenregistratie in te voeren in uw registratie systeem. Exposanten zullen ook het volgende nodig hebben:

• Tentoonstellingskenteken
• Kaart van conferentie tentoonstellingszaal met standnummers vermeld
• Handleidingen voor tentoonstelling cabine opbouwen en scheuren
• Tentoonstellingskantoorcontracten
• Lijst van ter plaatse Verkopers beschikbaar om te helpen met tentoonstelling verhuur en diensten

Als conferentieplanner bent u verantwoordelijk voor het aannemen van beveiliging om de veiligheid van materialen in de tentoonstellingszaal te waarborgen.

Plan de conferentiedetails

Met enkele van de grotere verantwoordelijkheden aangepakt, zoals selectie van vergaderruimtes en inschrijvingen, kunt u uw focus schuiven om de details van de conferentie te plannen. Zoals bij het plannen van een evenement van welke aard dan ook, is de organisatie van groot belang, zoals aandacht voor detail.

Nu is het tijd om die lange wasserijlijst uit te trekken die u samen aan het begin van het congresplanningsproces heeft samengesteld.Kijk door de lijst en maak zo nodig veranderingen of aanvullingen om de nieuwste taken en verantwoordelijkheden weer te geven. Vervolgens deze items in chronologische volgorde, beginnend met items die al lang van tevoren kunnen of moeten worden ingevuld. Bijvoorbeeld:

• Boekblok hotelkamers
• Reserve tentoonstellingsruimte
• Onderzoek online conferentie registratiesystemen
• Planconferentie marketingplan

Begin bij het begin en ga daarvandaan. Voor elk detail dat moet worden neergelegd, sluit een vervolg op om zeker te zijn dat contracten ondertekend en ontvangen worden. Naarmate de conferentiedatum nadert, bevat uw actiepunten kortlopende taken, zoals:

• Selecteer kleurenschema en decor
• Maak bloemenaanpassingen
• Kies menu
• Regel voor luchthavenvervoer voor luidsprekers of VIP's > Beschouw uw conferentie planning gids als uw handleiding voor alles wat bij de planning van een conferentie staat, hoe klein ook. Deze gids wordt snel een waardevol hulpmiddel dat u niet alleen georganiseerd en op schema houdt maar zal de zenuwen kalmeren als de grote datum nadert en u vraagt ​​of u iets vergeten bent.