De enige fout die u moet weten over lessen die u hebt geleerd

Lessons learned meetings zijn een belangrijk onderdeel van het managen van projecten. U kunt uw projectlevering niet verbeteren als u niet weet wat wel werkt en wat niet. Je kunt je processen niet stroomlijnen als je nooit de tijd neemt om kritisch te beoordelen of ze werken zoals ze zouden moeten.

Je bouwt een bibliotheek op met kennis over wat wel en niet werkt door de tijd te nemen om je praktijken te evalueren. En vervolgens handelen op basis van die beoordelingen om projecten in de toekomst te verbeteren.

Er is echter een fout in dit model.

Heb je het gezien?

Ja, het is dat de geleerde beoordeling plaatsvindt aan het einde van het project. Dat is hetzelfde als zeggen: "Hoe kan ik u nu helpen dat het te laat is? "

Waarom wachten tot het einde is niet goed

Wachten tot het project is voltooid, betekent dat het alleen toekomstige projecten zijn die profiteren van de wijsheid die tijdens dat specifieke werk is opgedaan. Voor uw klanten en belanghebbenden is het frustrerend om te vragen wat beter had gekund als u er niets aan kunt doen. Het project is afgelopen. Geëindigd. Ze besteden hun tijd met jou aan het praten over lessen en procesverbeteringen omdat ze andere mensen willen helpen, niet omdat ze persoonlijk rendement zien op dat moment.

Dit is zo gemakkelijk te corrigeren dat het betekent dat er geen excuus is om tot het einde van het project te wachten met een beoordeling van geleerde lessen.

Lessen voor geleerde vergaderingen plannen

De oplossing is om vergaderingen met lessen zo vaak als mogelijk in te plannen.

Ze moeten minstens aan het einde van elke sprint- of projectfase zijn en soms doe ik ze zo vaak als eenmaal per maand.

Het voordeel van regelmatige beoordelingen is dat ze veel korter zijn. U beoordeelt een kleiner tijdsbestek, dus er zijn waarschijnlijk minder lessen om op te nemen. U kunt zelfs een korte beoordeling aan het einde van een normale projectteambijeenkomst plaatsen.

Zoals bij een volledige beoordeling van het einde van het project, is de voorbereiding van uw vergadering nog steeds belangrijk. Denk na over wat u wilt vragen en wat u uit de tijd wilt halen met uw team en belanghebbenden. Dan kun je ervoor zorgen dat je vastlegt wat je de grootste verbetering in teamprestaties zal opleveren.

Lessen oefenen is essentieel

Het nadeel - als je het zo wilt noemen - van frequente beoordelingen is dat je stakeholders zich zullen vervelen omdat ze worden gevraagd om je voortdurend feedback te geven, tenzij ze zien dat er iets aan de hand is. Dit is echt belangrijk. Niemand wordt om zijn mening gevraagd als ze weten dat je er actie op gaat ondernemen en daardoor hun leven gemakkelijker gaat maken.

Het is ook een prima manier om een ​​goede indruk te blijven maken op uw klanten en klanten.

Een vervolgschema maken

De eenvoudigste manier om ervoor te zorgen dat u handelt op basis van de feedback en de lessen die u in uw regelmatige beoordelingen met belanghebbenden hebt ontdekt, is het opstellen van een follow-upschema. Dit is gewoon een logboek van alle acties en taken die uit uw discussies voortvloeien. Maak een standaardtracker in een spreadsheet of gebruik uw standaard takenlijstsoftware om de acties vast te leggen en bij te houden.

[Lees meer over het volgen van uw project.

]

Het voordeel van dit te doen - afgezien van een goede projectmanagementpraktijk - is dat je de volgende keer dat je een beoordeling hebt, terug kunt gaan naar de persoon die dat punt heeft aangekaart en zegt dat je er iets aan hebt gedaan . Op deze manier bouw je geweldige relaties op, zelfs met lastige stakeholders: iemand gaf je feedback, je deed iets als resultaat en je ging terug en vertelde hen dat je actie hebt ondernomen. Ze moeten gemakkelijk een verbetering kunnen zien.

Er is hier echter een uitdaging en dat komt wanneer u een proces niet kunt verbeteren of reageren op hun feedback. Dat gaat gebeuren: het is niet mogelijk om alles waar stakeholders om vragen te implementeren, vooral omdat ze een deel van de tijd zullen vragen om totaal onrealistische dingen zoals het schrappen van het verandermanagementproces. Ga terug naar ze en leg uit waarom je hun feedback niet kunt implementeren of ernaar kunt handelen.

Dit is niet zo goed als de mogelijkheid om het te doen (vanuit hun perspectief), maar het toont integriteit en het vermogen om te volgen. Je bouwt nog steeds een solide reputatie op als een projectmanager die levert als je stakeholders op de hoogte houdt, zelfs als het resultaat is dat ze niet kunnen krijgen wat ze willen.