Voorbeeld Vergaderingsagenda voor een eerste adviesraadsvergadering

Nadat u mensen hebt gevonden die zitting hebben in uw adviesraad, uitnodigingen moeten versturen en de bestuursleden selecteren, is het tijd om de eerste vergadering van de adviesraad te plannen. De sleutel om uw adviesraad van de juiste start te krijgen, is om te beginnen zoals u wilt.

U hebt al veel nagedacht over wat u hoopt te winnen bij het hebben van een adviesraad en kijk uit naar het advies en de expertise die uw leden van de adviesraad kunnen bieden in verschillende aspecten van uw bedrijf, zoals management, marketing , boekhouding, personeel, klantenservice, technologie, enz.

Dus u wilt er zeker van zijn dat u bij deze eerste bijeenkomst uw leden van de adviesraad een bijdrage kunt laten leveren.

Plan de vergadering rond een probleem of discussieforum

Uw eerste vergadering moet daarom, net als al uw vergaderingen van de adviesraad, rond een vraag of probleem worden gepland. Misschien vindt u het het gemakkelijkst om het probleem als een doel te stellen. Bijvoorbeeld: "We willen onze omzet dit kwartaal met 25% vergroten." Hoe kunnen we dit doen? " Of u kunt het onderwerp meer in het algemeen bespreken: "Hoe kunnen we onze bedrijfskosten verlagen?" of "Hoe kunnen we de productiviteit verhogen of hoe kunnen we de klantenservice verbeteren?"

Verzamel de relevante achtergrondmaterialen

Nadat u het onderwerp van de discussie hebt gekozen, wordt het tijd om de materialen te verzamelen die uw leden van de adviesraad nodig hebben.

Omdat dit de eerste vergadering van de adviesraad is, moet u een bedrijfsplan en andere documenten voor het discussieonderwerp opnemen, zoals diagrammen, grafieken en factsheets die de achtergrond van het discussieonderwerp illustreren.

Stuur indien mogelijk twee weken van tevoren een kopie van deze documenten naar alle leden van de adviesraad, samen met een kopie van de agenda.

Maak de vergaderagenda

Hieronder ziet u een voorbeeld van een Agenda (met opmerkingen om de vergadering efficiënt uit te voeren) die u mogelijk wilt gebruiken voor uw eerste vergadering van de adviesraad.

Merk op dat elk agendapunt getimed is; een tijdschema in uw vergadering opnemen en eraan vasthouden zorgt ervoor dat uw vergadering niet verzandt en een discussie over het onderwerp stimuleert.

Arrangementen maken voor het opnemen van de vergaderingnotulen

U wilt ook een aantal afspraken maken voor het opnemen van de notulen van de vergadering. Probeer dit niet zelf te doen; je moet volledig kunnen deelnemen en luisteren en goed bijdragen is een voltijdse baan. Als u niet iemand hebt die aanwezig kan zijn en als secretaresse kan dienen, vraag dan toestemming aan uw leden van de adviesraad om de vergadering op te nemen.

Verfrissingen beschikbaar maken

Het is een goed idee om drankjes beschikbaar te hebben.Koffie, thee, water, sappen en gezonde snacks zoals fruit of muffins zijn een leuke touch en zijn altijd welkom op vergaderingen. Na uw eerste vergadering heeft u een idee van de voorkeuren van deelnemers voor dranken en snacks en kunt u dienovereenkomstig plannen voor de volgende vergadering.

Relax!

Wees vooral niet ongerust over uw presentatie. U bent er om uw visie en verwachtingen voor uw bedrijf te delen en advies in te winnen, niet om indruk op iedereen te maken met multimedia-presentatie-effecten.

Uw doel op de lange termijn is om een ​​vertrouwensrelatie met uw leden van de adviesraad tot stand te brengen, dus richt u erop dat uw leden van de adviesraad weglopen met het gevoel gehoord te zijn en bij te dragen aan het management van uw bedrijf - en kijk uit naar de volgende vergadering van de Raad.

Ik heb opmerkingen in deze voorbeeldraadsvergaderingsagenda opgenomen om u door het vergaderproces te begeleiden. Voel je vrij om deze agenda af te drukken en aan te passen aan je behoeften - je kunt het direct in een Word-, Excel- of vergelijkbaar kantoordocument kopiëren door de tekst te selecteren en te kopiëren / plakken (gebruik Windows om de te selecteren tekst met de muis uit te lijnen , en druk op CTRL-C om te kopiëren en CTRL-V om te plakken).

Uw bedrijfsnaam - (invullen)

Agenda

Datum - (invullen)

Locatie - (invullen)

begin- / eindtijd	activiteit
10: 00 - 10: 05 a. m.	Introducties (Ervan uitgaande dat uw leden van de adviesraad elkaar niet hebben ontmoet, stel uzelf en alle leden van de raad voor, met een korte schets van hun expertise.)
10: 05 - 10: 10 a. m.	Waarom een ​​adviesraad? (Een korte verklaring over hoe u de adviesraad ziet werken en de bijdragen waarvan u hoopt dat de adviesraad dat kan doen aan uw bedrijf, inclusief details over hoe vaak het bestuur bijeenkomt.) <10> 10: 10 - 10: 20 a. m.
Vragen	(Als die er zijn, als dat niet het geval is, vraag dan uw bestuursleden hoe zij de adviesraad zien werken en hoe zij hopen bij te dragen.)
Discussieonderwerp:	(Plaats hier uw vraag / probleemstelling.) 10: 20 - 10: 25 a. m.
Presentatie van het discussieforum	(een overzicht van de geschiedenis van het onderwerp en hoe dit op dit moment van invloed is op het bedrijf; geef op dit moment geen mening / oplossingen.) 10: 25 - 11: 35 een. m.
Discussie	(U wilt de ideeën in dit stadium laten stromen, weiger of weiger ideeën op dit moment. Draag ook uw ideeën / opvattingen bij.) 11: 35 - 11: 50 een. m.
Voorstellen / resoluties	(De ideeën die de groep heeft gehoord, evalueren en de beste "oplossingen" kiezen.) 11: 50 - 11: 55 a. m.
Samenvatting	(Vat het onderwerp, de discussie en de resultaten voor de groep samen en vertel wat u van plan bent te doen.) 11: 55 a. m.
Onderbreking	Datum volgende vergadering - (invullen)

Als u dit tijdschema gebruikt, is dit een goed moment om uw leden van de adviesraad mee te nemen naar een goede lunch (vooral als snacks niet werd geserveerd tijdens de vergadering). Vergeet niet dat de vergadering voorbij is en dat de lunch vooral een sociale gelegenheid moet zijn!

Houd de vergaderingen kort

U mag nooit een vergadering van een adviesraad hebben die langer duurt dan twee uur. Twee uur is lang genoeg voor de meeste mensen om hun onverdeelde aandacht te geven aan de taak die voorhanden is.

Begin toekomstige vergaderingen met een overzicht van eerdere onderwerpen van discussie

In toekomstige vergaderingen zou u moeten beginnen met een beoordeling van wat u hebt gedaan over het onderwerp dat de vorige vergadering werd besproken, en de opmerkingen van uw adviesraadleden uitnodigen over de acties van uw bedrijf.

Omdat 'meet and greet' niet in de weg staat, wilt u misschien twee discussieonderwerpen bij toekomstige vergaderingen van uw adviesraad. Misschien heb je er zelfs drie, als je denkt dat ze gemakkelijk in het formaat van twee uur passen. Maar je zou nooit meer dan drie moeten hebben.

Zie ook:

Gebruik de kracht van een adviesraad

De managementsectie van het businessplan

Vergroot uw zakelijk succes met dagelijkse bedrijfsplanning