Hoe u een effectieve vergaderingsagenda moet ontwikkelen

Een ontmoetingsagenda is de lijst met items die de deelnemers op een vergadering willen bereiken. De agenda moet meerdere dagen voorafgaand aan een vergadering worden verdeeld, minimaal 24 uur, zodat de deelnemers de gelegenheid hebben om voor de vergadering voor te bereiden.

In combinatie met de vergaderingen worden de documentatie die deelnemers ontvangen na een vergadering de agenda het plan voor de vergadering en de gerapporteerde follow-up voor de vorige vergadering.

Wanneer u een agenda ontwikkelt voor een vergadering die niet regelmatig is gepland, zullen de volgende stappen u helpen. Later in dit artikel ziet u een sjabloon voor een regelmatig geplande vergadering. De twee soorten vergaderingen delen soortgelijke agenda-items maar zijn niet precies hetzelfde.

Een vergaderingagenda ontwikkelen

Identificeer eerst of er andere medewerkers nodig zijn om u te helpen de vergadering te plannen. Beslis dan wat u wenst te bereiken door de vergadering te houden. Bepaal doeleinden voor uw vergadering. De doelen die u instelt, zullen het kader vormen voor een effectief ontmoetingsplan.

Zoals Stephen Covey zegt in de Zeven gewoonten van zeer effectieve mensen , "Begin met het einde in gedachten." Uw ontmoetingsdoel bepaalt de vergaderfocus, de vergadering agenda en de deelnemers aan de vergadering.

Een agenda opstellen is een plan voor de vergadering. U begint met het hoofddoel of doel dat u probeert te bereiken door de vergadering te houden.

Nadat u uw doel hebt besloten, moet u bepalen of u de hulp van extra medewerkers nodig heeft om uw agenda te plannen. Zo ja, nodigen ze uit om u mee te doen.

Nadat u uw algemene doel hebt bepaald, moet u, of uw team, de volgende beslissingen nemen. Naast het doel of het doel van de vergadering verschijnen elk van deze items op de agenda van de vergadering.

• Noodzakelijke deelnemers voor de feitelijke bijeenkomst,
• De items die discussie of actie nodig hebben die tot het bereiken van het doel of doel leiden,
• De hoeveelheid tijd die u voor de groep verwacht, zal nodig zijn voor de bespreking van Elk item,
• Een datum en tijd voor de vergadering,
• Een geschikte locatie die alle deelnemers comfortabel houdt voor de vergadering
• Pre-work voor de vergadering. Dit omvat elke lezing, documentatie, gegevens, vergaderingsuren van een voorafgaande vergadering of een andere voorbereiding die uw werkelijke vergadering succesvol zal maken. Dit voorbereidingsformulier dient te worden gehecht aan de aankondiging en de agenda wanneer u ze uitnodigt aan uitgenodigde deelnemers.

Naast de bovenstaande beslissingsitems moeten standaard agenda items bevatten:

• Bekijk het doel, de agenda en de verwachte resultaten en het product van de vergadering.
• Bekijk de notulen van de vorige vergadering.
• Controleer de voortgang van de deelnemers op verplichtingen en actiepunten die op de vorige vergadering zijn gemaakt.
• De notaris of leider moet de verplichtingen van de deelnemers tijdens de vergadering als een laatste agenda-item beoordelen.

Besluit wie moet deelnemen aan het uitvoeren van uw agenda

Nadat u heeft besloten dat een vergadering nodig is om uw doel te bereiken, moet u de lijst van deelnemers ontwikkelen.

Niet elke medewerker kan of zou moeten deelnemen aan elke vergadering, maar het uitnodigen van de juiste deelnemers verhoogt de kans op succes. Bepaal je deelnemers door jezelf vragen zoals het volgende te stellen.

Vergaderingsagenda voor regelmatig geplande vergaderingen

Niet elke ontmoeting heeft een op maat ontwikkelde agenda nodig. De meeste werknemers hebben regelmatig vergaderingen voor hun afdelingen of werkgroepen gepland. U heeft ook teams en projecten die u meedoen.

Een doorlopend project vereist geen nieuwe agenda voor elke vergadering, maar uw team wordt goed gediend door een standaardaanpak voor uw vergadering vast te stellen.

De regelmatig geplande vergadering verdeelt zich in drie segmenten die elk standaard agenda items bevatten: informatieposten, actiepunten en vooruitzetten.

Vergaderingsagenda

Informatievoorwerpen

Actievoorwerpen

Vooruitzetten

Als u deze richtlijnen volgt wanneer u uw agenda voor vergaderingen ontwikkelt, verhoogt u de kans dat uw vergadering resultaten zal opleveren.

In verband met de vergaderingsagenda

• Wie moet de oplossing bezitten die de groep ontwikkelt?
• Wie is eigenaar van het proces dat de groep bespreekt?
• Wie moet de informatie weten die u verspreidt?
• Wie kan gegevens en feiten verstrekken om de besluitvorming te begeleiden?
• Wie heeft ervaring of expertise om met de groep te delen?
• Wie moet de implementatie van oplossingen of taken ondersteunen?
• Wie moet toestemming of middelen leveren om de uitkomst van de vergadering te bereiken?
• Wie kan zich verzetten tegen de uitvoering van oplossingen of richtlijnen?
• Opwarming en groeten. Beschouw een korte ijsbreker, afhankelijk van hoe vaak de groep ontmoet.
• Bekijk het doel, de agenda en de verwachte resultaten en het product van de vergadering.
• Bekijk de notulen van de vorige vergadering.
• Zorg voor adequate afdelings- en bedrijfsinformatie die het team nodig heeft.
• Voortgang vorderen op actiepunten, actieplannen en verplichtingen. Review groep vordert op doelen.
• Bespreek en maak beslissingen over de agenda-items voor deze vergadering.
• Identificeer de volgende stappen.
• Identificeer het doel, de uitkomst en de agenda voor de volgende vergadering.
• De notaris moet de verplichtingen van mensen tijdens de vergadering beoordelen.
• Identificeer elke hulp die nodig is van mensen die niet in de groep zijn en deelnemers toewijzen om contact te nemen.
• Stuur minuten binnen 24 uur na de vergadering.

  Meer in verband met effectieve ontmoetingen

  • Ontmoet en groet Meeting Ice Breaker voor lunch
  • Ontwikkel Group Norms
  • Team Norms Voorbeeld