Onderhandeling in het inkoopproces

Onderhandelen in het inkoopproces heeft betrekking op de periode vanaf het moment dat de eerste mededeling wordt gedaan tussen de inkoper en de leverancier tot en met de laatste ondertekening van het contract. Onderhandelen kan zo eenvoudig zijn als het proberen om een ​​korting op een veiligheidshandschoen te verkrijgen door de complexiteit van grote kapitaalinkopen.

Een inkoopprofessionele moet streven naar succes in hun onderhandelingen met leveranciers om de beste prijs te verkrijgen met de beste voorwaarden voor elk gekocht item.

Kleiner leveranciersbasis- en langetermijncontracten

Het onderhandelingsproces is een belangrijke sector geworden in het supply chain-proces, omdat bedrijven erop kijken hun uitgaven te verminderen, terwijl hun koopkracht wordt verhoogd. Dit betekent dat inkoopprofessionals steeds betere tarieven moeten onderhandelen met leveranciers, terwijl de kwaliteit en de dienstverlening wordt behouden of verhoogd.

In het verleden hadden bedrijven een lange lijst van leveranciers die hun verschillende items zouden kopen, waarvan de vereiste inkoopbronnen beperkte tijd besteden aan het onderhandelen over de laagste prijzen. De beste oplossing die beschikbaar was, was de vergelijking van de lijstprijzen van catalogi en selecteer de verkoper op basis van die informatie. De trend in het afgelopen decennium is het rationaliseren van de leveranciersbasis en het aangaan van langlopende overeenkomsten met single-sourcing. Dit biedt bedrijven de mogelijkheid om aanzienlijk lagere prijzen te onderhandelen voor items die zij aanschaffen van een aantal afzonderlijke verkopers.

Verkopers zijn partners

De nadruk op onderhandeling is verplaatst van het laagste prijs scenario om te onderhandelen met minder leveranciers om de laagste prijs te verkrijgen met de beste service, kwaliteit en voorwaarden. Het doel van bedrijven was om de totale uitgaven te verminderen, in plaats van te onderhandelen over de laagste prijs met een groot aantal leveranciers, waardoor het beste algehele resultaat niet werd bereikt.

De onderhandelde langlopende contracten met een kleinere leveranciersbasis hebben meer van een partnerrelatie tussen koper en leverancier geproduceerd. De relatie kan minder tegenstander worden, die de koper en verkoper voordelen heeft. In een partner type of relatie zal de koper de verkoper aanmoedigen om de kwaliteit en de dienstverlening te verhogen en de verkoper weet dat door dit partnerschap met een vernieuwd contract met gegarandeerde verkoop zal worden voortgezet.

Onderhandelingen of RFQ

Niet-gouvernementele inkoopafdelingen bieden steeds een aanbod aan prequalified verkopers een offerteaanvraag (RFQ) voor voorwerpen of diensten die zij willen kopen. Het competitieve bodproces kan een scala aan biedingen en voorwaarden opleveren die de inkoopafdeling zal evalueren en vervolgens het bedrijf toewijzen. Dit kan wel of niet onderhandelen.

De meeste onderhandelde zaken betreffen items of diensten die niet noodzakelijkerwijs door een RFQ kunnen worden gedefinieerd. De inkoopafdeling en de leverancier zullen meer dan een prijs onderhandelen. De onderhandelingen zullen meestal betrekking hebben op wat te vervaardigen is, of wat is de omvang van de dienstverlening, de garantie, de transportdiensten, de technische bijstand, het verpakkingsalternatief, de betalingsplannen, enz.

Aankoopartikelen of diensten met aanzienlijke kosten vereist uitgebreide onderhandelingen om te komen tot een definitief contract.

Inkoopprofessionals zijn verplicht deel te nemen aan deze onderhandelingen om ervoor te zorgen dat hun bedrijven de beste prijs krijgen met de gunstigste voorwaarden, en het personeel kan wellicht worden opgeleid in onderhandelingsmethoden, omdat het in een moeilijk economisch klimaat veel voorkomend wordt.

Onderhandelingsdoelstellingen

Inkoopmedewerkers dienen alle onderhandelingen met duidelijk omschreven doelen in te voeren. Zonder doelstellingen heeft de mogelijkheid om de inkoopprofessional te concluderen op prijs, kwaliteit of dienstverlening aanzienlijk verhoogd. De onderhandelaar moet met de verkoper onderhandelingen voeren met precieze doelstellingen die zij voor hun bedrijf willen bereiken.

De doelstelling moet niet absoluut zijn en moet een beetje flexibiliteit bieden.

De onderhandelaar moet echter ook ervoor zorgen dat zij niet afwijken van de doelstellingen en zich in staat stellen om te onderhandelen over gebieden die niet deel uitmaken van de discussie. Bijvoorbeeld, een onderhandelaar heeft misschien met de verkoper gewerkt over hun doelstellingen op prijs en service, maar niet kwaliteit. Wanneer de verkoper begint met kwaliteit te bespreken, moet de ondernemer zich onthouden van alle afspraken waar ze geen vaste doelstelling hebben.

Onderhandeling is een belangrijk onderdeel van de rol van de inkoopprofessional. Het is een vaardigheid die wordt geleerd en training kan helpen bij het aanschaffen van personeel om te begrijpen wat nodig is bij het onderhandelen met leveranciers.

Bijgewerkt door Gary Marion, Logistiek en Supply Chain Expert.