Meeting Management Practices Help Improve Productivity

Wij spenderen veel van ons werkleven in vergaderingen. In veel gevallen leiden slechte vergaderbeheerspraktijken tot een onproductief gebruik van de tijd van de deelnemers. In een gerelateerd bericht, biedt ik aanwijzingen om vijf gemeenschappelijke scenario's te veranderen in productieve evenementen. In deze post bieden ik extra ideeën ter ondersteuning van het versterken van het nut, de productiviteit en het effect van de vergaderingen.

Meeting Management Key - Stand PAT

Sommige managers hanteren een PAT

aanpak van vergaderingen die een P doel, een A genda, en een T > imeframe. Het inschakelen van de deelnemers aan deze kritieke contextpunten voorafgaand aan de sessie zorgt ervoor dat mensen bereid zijn om deel te nemen en de algemene intentie van de vergadering te ondersteunen. Een heldere P. A. T. overzicht helpt om een ​​productieve sessie te waarborgen.

U moet het doel van de vergadering in 1 of 2 zinnen maximaal kunnen definiëren. "Deze ontmoeting is het plannen van de nieuwe marketingcampagne" of "deze vergadering is het nieuwe beleid van de scheepvaart voor retourneren. " Het doel helpt ervoor te zorgen dat iedereen weet waarom ze er zijn, wat er moet gebeuren, en hoe de vooruitgang moet worden geleid en om een ​​conclusie te richten.

Een agenda instellen. Maak een lijst van de items die u gaat beoordelen / bespreken / inspecteren. Ik wil graag een tijdslimiet toewijzen voor elk agenda item (zie hieronder) en identificeer de persoon die verantwoordelijk is voor het modereren van de discussie. Stel een tijdframe in; op zijn minst een start- en eindtijd.

Ik raai ook aan om een ​​duur voor elk item op de agenda vast te stellen. Deze zouden in totaal moeten zijn voor de algemene vergaderingstermijn.

Start je ontmoetingen op tijd

Als je in één van die culturen werkt waar mensen in vergaderingen trillen tot vijf of tien minuten na de geplande starttijd, is het tijd om een ​​nieuwe trend te starten.

Een bedrijf moedigt haar leidinggevenden aan om de deur op de geplande starttijd te sluiten, en degenen die te laat zijn zijn niet van harte welkom. Hoewel dit misschien meer draconisch is dan u graag wilt doen, moet u geen zorgen hebben om de vergadering te bestellen, het doel te beoordelen en verwachtingen en timing te bevestigen.

Wacht niet dat er sprake is van stragglers. Als iemand laat komt, ga niet terug en controleer wat er al is gedekt. Ga verder met je ontmoetingsonderwerpen. Dit zal lastig zijn voor de straggler en verbeteren de kans dat hij / zij op tijd bij de volgende vergadering aankomt.

Als de vergadering organisator / sponsor niet op tijd verschijnt, overwegen de vergadering geannuleerd en ga terug naar het werk. Een wachttijd van vijf tot zeven minuten is redelijk. Odds zijn, de ontmoetingsorganisator leidde tot een onverwachte moeilijkheid en liever dat je niet tijd verspilt voor hem / haar.

De vergadering over onderwerp houden

Een goede praktijk is om iemand de rol te geven om iedereen op de hoogte te houden tijdens de vergadering. Doordat de discussies te vaak worden gedreigd, worden ze doorgedrongen tot een werveling van meningen, ideeën, feiten en emoties. In plaats daarvan, wijs de rol toe en informeer iedereen die aanwezig is, dat deze persoon zal interjecteren als en wanneer de discussie afkomstig is van de agenda en het specifieke onderwerp van de discussie.

In sommige bedrijven wordt deze rol aangeduid als de 'Traffic Cope', in anderen, 'Topic Keeper'. Ongeacht het label, is de rol uiterst behulpzaam om de effectiviteit en de productiviteit van uw vergaderingen te versterken.

Als er extra onderwerpen optreden die buiten agenda zijn, maar belangrijk om te bespreken, moeten deze duidelijk worden vastgelegd en in de "parkeerplaats" geplaatst worden voor toekomstige overwegingen en discussies of voor een discrete bijeenkomst. De vergadering eigenaar behoudt zich het recht voor om een ​​kleine uiteenlopende discussie toe te staan ​​als het het algemene ontmoetingsdoel ondersteunt.

Vergader notities / notulen houden en verspreiden

Iemand, anders dan de vergadering organisator, moet minuten van de vergadering houden. Een goede opname van de notulen bevat:

Ontmoetingsdatum, datum, locatie

• Omschrijving van het doel
• Kopie van de agenda
• Lijst van deelnemers en een lijst van degenen die niet bijwoonden
• Een gedetailleerde samenvatting van de conclusies, acties, verantwoordelijkheden en data voor voltooiing. Veel notitieven maken gebruik van de agenda als een gids om de conclusies en acties op te noemen.
• Geplande vervolgvergadering als echt nodig is.
• Ideaal, verspreid de vergadering notities zo snel mogelijk na de sluiting van de vergadering en absoluut binnen een werkdag. De notulen en notities dienen als een belangrijke herinnering aan de deelnemers, evenals een informatiebron voor andere belanghebbenden of, voor degenen die de vergadering hebben gemist. De notulen zijn een goed instrument om de mensen en teams van hun toegewijde vervolgacties te herinneren.

De Bottom Line Now:

Het is mogelijk dat een vergadering een positief resultaat zal opleveren, waardoor projecten worden voortbewogen en mensen naar voren komen, gewoon rekenen er niet op. Sommige zorgvuldigheid en opzettelijke versterking van uw meeting management technieken zullen uw kans op het runnen van een goed resultaat verbeteren.

-

Bijgewerkt door Art Petty