Hoe te reageren Medewerkersvragen - Meeting Tips en Strategies

Zakelijke bijeenkomsten kunnen eindeloos lopen als u de vloer opent om medewerkersvragen te nemen als u geen parameters uit het begin instelt en de controle van de vloer handhaaft. Het gezegde "er is in elke menigte" geldt goed in het kader van zakelijke bijeenkomsten, aangezien ontevreden werknemers vaak bereid zijn om in groepsinstellingen te spreken. Het enige wat nodig is, is een negatief commentaar of vraag om anderen te beginnen te chimeren in overeenstemming.

Maar het omgekeerde kan ook waar zijn: start een positief gesprek en nodig anderen uit om mee te doen en de uitkomst kan een productieve ontmoeting zijn met iedereen die wegliet alsof de ontmoeting hun tijd werd waard.

Een van de grootste klachten over zakelijke bijeenkomsten is dat ze vaak onnodig zijn en waardevolle arbeidstijd verspillen. Zorg ervoor dat u het doel van uw vergadering duidelijk vermeldt, vooraf de hoeveelheid tijd die u aan de vergadering toewijdt (evenals openstaande discussies) en dan vasthouden aan de vergaderingen en de geplande duur. U kunt ook vergaderingen interessanter maken met een ontmoetingsbreekmachine of opwarmingsactiviteit.

Hier zijn strategieën voor het omgaan met werknemers die vragen stellen tijdens vergaderingen die u niet onmiddellijk wilt beantwoorden of dat u niet op een bepaald moment tijdens een vergadering wilt adresseren.

Wanneer u een vraag onmiddellijk wilt aanpakken en als u zich wilt voelen, moet u het onmiddellijk beantwoorden - maar kort - en vervolgens opvolgen door te vermelden dat u meer vragen aan het einde zal nemen van de vergadering als u tijd hebt.

Steun uw stelling dat u verder gaat met lichaamstaal. Kijk naar uw notities of ga naar een whiteboard, enzovoort. Door ogenblikkelijk te breken, laat u zien dat u verder gaat. Als u naar het publiek kijkt (vooral bij verhoogde wenkbrauwen), stuurt u misschien een signaal dat u een opening achterlaat voor meer vragen.

Als het publiek negatief of vijandig is, erkent u hun zorgen maar alleen indirect. Neem een ​​moment om u te verklaren dat u begrijpt en hun bezorgdheid deelt, maar als u te ver van het onderwerp komt, wordt niets bereikt. Stel voor dat mensen hun vragen later opschrijven, of afspreken met u privé, waar u hun bezwaren meer gedetailleerd kunt bespreken.

Een enkele vraag beantwoord is handig omdat het:

Hiermee een ontmoetingshouder toestaat om iets aan te pakken die zij niet hebben overwogen;

• Het stuurt een bericht dat je naar je publiek luistert;
• Door slechts één vraag te nemen, stuurt u ook het bericht dat u nog steeds de controle heeft over de vergadering, maar zorgt voor wat de aanwezigen denken.
• Hoe vraag ik een vraag terecht?

Als de vraag die wordt gesteld, later in de vergadering wordt aangepakt, zeg: "Dat is een goede vraag en een die we binnenkort zullen aanpakken."

Als de vraag wordt gesteld off-topic en niet in de vergadering worden behandeld, geef een aantal specifieke instructies voor de oplossing. Als u weigert een vraag te beantwoorden of een oordeel te geven, "dat is niet het doel van deze vergadering," kunt u het verkeerde bericht naar uw medewerkers verzenden: het beheer geeft er niet om.

Een andere manier om vragen te stellen die niet in de vergadering worden behandeld, is om de persoon te vragen om met u (of een ander aangepast lid van het management) privé te ontmoeten om hun bezorgdheden nader te bespreken.

U kunt zelfs voorstellen (indien van toepassing) dat de vraag belangrijk genoeg is om te overwegen om in een toekomstige ontmoeting in een aparte vergadering aan te pakken.

Het uitstellen van een vraag is behulpzaam omdat:

In een casual werkomgeving kunnen medewerkers zich te vrij voelen om hun gedachten te spreken en de controle over een vergadering kunnen nemen;

• De meeste boze of ontevreden medewerkers willen meer dan iets anders gehoord worden. Het geven van een klankbord in de juiste tijd en instelling kan helpen voorkomen dat kleine problemen grotere problemen worden; en
• Medewerkers hebben behoefte aan en reageren op goed leiderschap. Als het beheer op een eerlijke en evenwichtige manier controle houdt, stuurt het de boodschap naar medewerkers die het management luistert, maar moet de juiste grenzen instellen.