Leren Wat u opneemt in uw event Planner Contract

De meeste eventplanningprofessionals - of ze nu weddingplanners, conferentieplanners, partyplanners of bedrijfsevenementsspecialisten zijn - weten dat evenementenplanningscontracten een cruciaal onderdeel zijn van een succesvol evenementenplanningsbedrijf. En hoewel het woord 'contract' een negatieve connotatie kan brengen in de huidige litigieuze samenleving, dwingt een juridisch contract de betrokken partijen er eenvoudig toe om schriftelijk een reeks voorwaarden en condities overeen te komen.

Het doel van het contract voor evenementplanning is om beide partijen te beschermen.

Als je ooit een ontmoeting met iemand hebt gehad en dacht dat jullie elkaar allebei begrepen, alleen om er later achter te komen dat jullie allebei weg liepen met een heel ander gevoel van wat er werd besproken en eventuele volgende stappen, dan heb je de wereld ervaren van miscommunicatie. Het overkomt iedereen in alle geledingen van het leven, zowel in persoonlijke als professionele relaties.

In sommige omstandigheden kunnen de gevolgen klein zijn, zoals het niet halen van het avondeten op weg naar huis van het werk omdat je begrijpt dat je partner het bedekte. In andere situaties - met name in het bedrijfsleven - kunnen de gevolgen nadelig en kostbaar zijn. Het hebben van een contract voor het plannen van evenementen zorgt ervoor dat zowel u als uw klant een duidelijk beeld hebben van het werk dat zal worden voltooid en andere noodzakelijke aspecten van gezamenlijk zakendoen.

Zorg ervoor dat u bij het opstellen van uw contract voor evenementplanning deze vijf items opneemt.

Geef duidelijk de Event Planning Services op die worden geboden

Als een gebeurtenisplanner, lijkt het erop dat de lijst van de evenementplanningsservices die u zult aanbieden het meest voor de hand liggende item is om in een eventplanningcontract op te nemen.

En dat is het in sommige opzichten. Het is echter van kritiek belang om in detail te specificeren welke services u gaat aanbieden, aangezien uw werkzaamheden zich beperken tot het leveren van alleen die services die in deze lijst zijn gespecificeerd.

Evenementenplanners voeren een breed scala aan services uit en de geleverde services kunnen van evenement tot gebeurtenis verschillen. Eén evenementplanner kan bloemstukken maken, een andere niet. Sommige evenementplanners kunnen helpen bij de selectie van locaties en anderen zorgen voor de transportbehoeften van de gasten. Geen twee evenementplanners zijn precies hetzelfde. Daarom zijn geen twee evenementenplanningscontracten exact hetzelfde.

Hoewel uw evenementplanningsservices beperkt zijn tot de items die in deze lijst zijn vermeld, is het belangrijk om ook services op te geven die niet worden aangeboden. Waarom? Het helpt u om deze taken in het contract voor evenementplanning op te nemen, zodat uw klant weet dat dit diensten zijn die u niet zult uitvoeren.

Het is ook nuttig om dit schriftelijk te hebben en overeen te komen als onderdeel van uw contract zodat, in de loop van de planning van dit evenement, als uw klant zou moeten verzoeken dat u met deze verantwoordelijkheden omgaat, u een contract heeft om achter te blijven wanneer je weigert beleefd om deze taken uit te voeren.Gebruik een brede taal om uzelf te beschermen tegen het uitvoeren van iets dat buiten het bereik valt van uw overeengekomen evenementplanningsdiensten.

Betalingsschema

Alle contracten voor evenementenplanning moeten betalingsvoorwaarden en details betreffende het betalingsschema bevatten. Begin met de vervaldatum van de initiële storting en geef duidelijk aan dat er geen werk zal beginnen met het plannen van deze gebeurtenis totdat de aanbetaling is ontvangen. Als de datum van de gebeurtenis is geselecteerd, geeft u de datum aan waarop de aanbetaling moet worden ontvangen om de services voor die bepaalde gekozen datum te kunnen leveren. Geef een betalingsschema en details over toekomstige betalingen, waarbij ofwel een vaste kalenderdatum voor elke betaling wordt vastgelegd of elke betaling aan een mijlpaal in het proces voor evenementplanning wordt gekoppeld. Stel een betalingsschema op dat het beste bij uw bedrijf en uw cashflow past. Vermeld eventuele belastingen en toeslagen.

Annuleringsvoorwaarden

Wat gebeurt er als - op enig moment in het planningsproces van uw evenement - uw klant de gebeurtenis annuleert?

Laat dat resultaat niet aan het toeval over! Uw contract voor het plannen van evenementen moet voorwaarden bevatten voor het annuleren van evenementen. Dit is een belangrijk onderdeel van het contract dat zowel uw bedrijf als de verwachte inkomsten uit dit evenement zal beschermen.

Geef aan dat de eerste aanbetaling en alle betalingen tot het moment van annulering niet worden terugbetaald. Dit zorgt ervoor dat u wordt betaald voor het werk dat al is voltooid. Dit is van cruciaal belang bij de planning van evenementen, omdat het grootste deel van het werk voorafgaand aan het evenement zelf is voltooid.

Overweeg een clausule op te nemen waarin staat dat de klant verantwoordelijk is voor de betaling van de verleende services tot het moment dat schriftelijke kennisgeving is ontvangen met betrekking tot het annuleren van een evenement. Dit is met name handig als uw betalingsschema zodanig is gestructureerd dat werk tussen normale betalingen kan worden gedaan.

Termination Clause

Wat als een orkaan net op tijd arriveert om grote schade toe te brengen aan uw anders goed geplande evenement? Overmacht - zoals extreme weersomstandigheden of uitval van werknemers - waardoor beide partijen niet kunnen voldoen aan de voorwaarden van het evenementplanningscontract worden beschermd door een beëindigingsclausule, ook bekend als overmacht. Door een beëindigingsclausule op te nemen, zijn een of beide partijen onder deze omstandigheden ontslagen van aansprakelijkheid. Zorg ervoor dat u de voorwaarden en het tijdschema voor beëindiging opgeeft, zoals het noteren van de redenen voor annulering.

Vrijwaringsclausule

De meeste contracten bevatten een vrijwaringsclausule. Maar alleen omdat ze algemeen zijn, moet u hun belang niet onderschatten. De opname en de reikwijdte van een vrijwaringsclausule kunnen uw bedrijf aanzienlijk beïnvloeden. Kortom, een vrijwaringclausule biedt bescherming als uw klant iets doet dat u schade berokkent of tot gevolg heeft dat een derde u aanklaagt voor schadevergoeding.

In eenvoudige bewoordingen betekent dit dat uw klant u niet verantwoordelijk kan houden voor verliezen, schade, aansprakelijkheden of uitgaven die het gevolg zijn van nalatigheid.Het belangrijkste is dat u bij het opstellen van een overeenkomst voor evenementplanning niets ondertekent voordat u volledig tevreden bent met de voorwaarden.