Sleutels tot zakelijke telefoon groeten

Praat over eerste indrukken; telefoon groeten zijn kritisch. Vooruitzichten bepalen of u met u zaken doet of niet. Irate klanten bepalen hoe nuttig en bekwaam je bent. Toch vergen veel bedrijven de telefonische groet tot het punt dat de medewerkers het haten zeggen en klanten en vooruitzichten ernaar durven te luisteren.

Als het gaat om telefoongroetjes, is er kracht in eenvoud. Voor de beste resultaten, voeg drie eenvoudige elementen in uw zakelijke telefoon groeten: aangename, kortheid en oprechtheid.

Telefoongroetjes moeten aangenaam zijn

Een aangename telefoongroet is essentieel voor een succesvolle oproep, omdat het het podium emotioneel zet. Over het algemeen hebben luisteraars de neiging om de emotionele toestanden van sprekers te spiegelen of te "vangen". Dit is een communicatiebeginsel dat geldt of men spreekt aan een groep van 1000, een kleine vergadering van 10 of een enkele klant over de telefoon.

Met andere woorden, mensen reageren in natura. Als we de telefoon gruffelijk beantwoorden, is de kans dat de beller gruwel wordt. Als we de telefoon aangenaam beantwoorden, is de kans groot dat de beller aangenaam is en we weten allemaal welke beller het makkelijker is om mee te werken.

Stel je voor dat je een klant bent die een vestigingsplaats belt. De professional aan de andere kant van de telefoon klinkt geïrriteerd. Wat is jouw antwoord op een telefoongesprek?

Als ik klant ben, lijkt mijn reactie irritatie te zijn. Ik begin met mezelf denken: 'Nou, denk je dat je nu geïrriteerd bent?' Wacht tot je klaar bent met mij, dan weet je wat irritatie is! ' Ik was niet eens geïrriteerd toen ik het bedrijf belde. Ik heb gewoon de irritatie van de professional gevangen.

Ik heb ook de tegengestelde ervaring als klant gehad. Ik ben geïrriteerd, zeer geïrriteerd. Ik wil echt laten dat iemand het heeft. Ik bel het bedrijf, maar de persoon die de telefoon beantwoordt, is zo aardig en professioneel dat ik me niet kan schreeuwen.

Ik haat wanneer dat gebeurt. Deze keer heb ik hun professionaliteit gevangen.

Een van de makkelijkste manieren om snel een emotionele staat te bereiken, zoals aangenaam, is lichaamstaal te gebruiken. Onderzoek uitgevoerd door John Grinder en Richard Bandler suggereert dat lichaamstaal helpt bij het creëren van emotionele toestanden. Als we onszelf met druppelende schouders dragen, frowning gezicht, gebogen hoofd, afwachtende ogen en ondiep ademhaling, zullen we waarschijnlijk depressief zijn. Als we lachen, diep ademen, trek je schouders terug en kijk rechtdoor, we zullen waarschijnlijk goed voelen. Hoe draag je jezelf de hele dag op het werk?

Ik beveel aan dat professionals een ritueel opstellen voordat ze de telefoon beantwoorden. Om gezond te kunnen klinken, moeten we ons dienovereenkomstig dragen. Mijn telefoon begroeting ritueel zit op de rand van mijn stoel, trek schouders terug, doe diep adem, lach, laat de telefoon twee keer bellen, antwoord dan.Ik antwoord mijn telefoon nooit, tenzij ik mijn ritueel heb doorgegeven. Mijn zaken zijn te belangrijk.

Soms sta ik zelfs voor ik de telefoon beantwoord als ik extra energie nodig heb. Sta op je hoofd. Doe jumping jacks. Doe alles wat nodig is om een ​​aangename staat te bereiken voordat u de telefoon beantwoordt. (Binnen de grenzen natuurlijk.)

Telefonische groeten moeten oprecht zijn

Geen scripts. Ik ben tegen het opschrijven van telefoongroetjes omdat ze onoprecht lijken, bellers irriteren en werknemers ontmoedigen. Scripted groetjes bevatten gewoonlijk een soort slogan. "Hallo. Het is een mooie dag hier bij het XYZ Company."

Nu maakt het mij niet uit waar je werkt. Het kan niet de hele dag zo goed zijn. Op een gegeven moment zegt het: "Het is een mooie dag …" gaat een stuk of onoprecht zijn. Het andere risico is dat de beller irriterend is. Een medewerker van een meubelbedrijf vertrouwde me dat ze de telefoon had gehaat: "Het is een mooie dag …" omdat de bellers van de ijskoude zouden terugkomen: "Nou, het is niet een mooie dag waar ik ben en hier te komen en dit te repareren!" Het is geen wonder waarom medewerkers en klanten hevige groetjes haten?

U wilt dat de begroeting natuurlijk is, waardoor het ook prettiger kan worden.

De belangrijkste elementen van een telefonische groet zijn uw afdeling of bedrijfsnaam, uw naam, en een aanbod van hulp, zoals bij deze groepsgrootte van de groepspresentatie.

Een voorbeeld van een groepsgrootte van het bedrijfsnetwerk van een switchboard klinkt misschien wel, "XYZ Company. Dit is Bob. Hoe kan ik je oproep bellen? "

Een groet van iemand in de boekhoudafdeling klinkt misschien als dit," Accounting. Dit is Bob. Hoe kan ik u helpen? "

Geef de naam van het bedrijf of de afdeling op, zodat klanten en prospects weten dat ze op de juiste plaats zijn. Hoe vaak heb je vijf minuten in een alleen bellen om te realiseren dat de beller beter in een andere afdeling zou dienen?

Geef altijd uw naam aan, omdat het een teken van gezag is. Het vermelden van uw naam houdt in dat u aansprakelijk bent. telefoon begroeting met een vraag die uw wens om de beller te bedienen uitdrukken. (Zie 8 regels voor goede klantenservice.)

Telefoongroetjes moeten kort zijn

Houd het kort Ik heb telefonische groeten gehoord die zo lang zijn, ik vreesde dat de persoon die de telefoon beantwoordde zou hyperventileren en in een hartstilstand gaan proberen om het in een adem te krijgen.

Overmatig lange groeten zijn om vele redenen onprofessioneel. Het klinkt niet prettig of oprecht, omdat het technisch onmogelijk is om uit te voeren. Werknemers haten hen een omdat die gevoelens doorkomen. Bellers haten hen omdat ze hun tijd verspillen. Gelukkig, door de bovenstaande richtlijnen te volgen, is de beknoptheid verzekerd.

Samenvatting

Telefonische groeten zijn een belangrijk onderdeel van zaken. Om succesvol te zijn, houd telefonische groeten eenvoudig. Oefen een ritueel om aangenaam te zijn. Blijf ongeschreven. Wees kort.

Zie ook Tips voor tijdbeheer voor uitgaande telefoongesprekken en tijdbeheer voor tips voor inkomende telefoongesprekken.