Is uw bedrijf klaar voor gedeelde diensten?

Inleiding

Bedrijven moeten zo kosteneffectief mogelijk zijn en één optie die bedrijven kunnen nemen is het aannemen van een shared services model voor een aantal functies.

Gedeelde diensten kunnen een aantal processen omvatten, zoals verkoopafdeling of inkoop. Normaal gesproken kunnen deze soorten functies gedecentraliseerd, gestandaardiseerd of gecentraliseerd worden. Er zijn veel voordelen om gedeelde diensten te creëren, waaronder economische, kwaliteit, responstijd en strategische voordelen.

Organisatorische functies

Behalve het gedeelde servicemodel kunnen bedrijven andere functionele modellen zoals gedecentraliseerd, gestandaardiseerd of gecentraliseerd aannemen.

• Decentralized - Dit type model is gevonden waar een functie, zoals inkoop of verkoop, in elk van de locaties van een bedrijf kan zijn. Deze functie is autonoom, met eigen apart personeel en eventueel gescheiden technologie systemen. Dit model is echter zeer responsief op de behoeften van de gebruikers in de faciliteit.
• Gestandaardiseerd - In dit model is er tenminste een aparte functie van de faciliteiten die door apart personeel worden uitgevoerd. In dit model worden de processen echter gestandaardiseerd en kunnen zij dezelfde of soortgelijke technologie systemen gebruiken.
• Gecentraliseerd - Dit model werkt met een enkele afdeling die bestaat uit één faciliteit die wordt gebruikt door elke faciliteit in de organisatie. In dit model ligt de nadruk op efficiëntie en heeft er geen service level agreements (SLA) met gebruikers in een van de faciliteiten.

• Gedeelde diensten - Een gedeelde servicefunctie kan zich bevinden op een goedkope site, maar is klantgericht met afspraken over service level agreements. De prestatie van de shared service functie is gebaseerd op de meting van de service level overeenkomsten.

Voordelen van gedeelde diensten

Een gedeelde servicefunctie is meestal gebaseerd op een locatie die geschoolde werknemers heeft maar lager is in de kosten om te hosten.

Bijvoorbeeld, het creëren van een gedeelde dienstfunctie bij een bedrijfshoofd kan wellicht goed opgeleide personeel hebben, maar zou waarschijnlijk duurder zijn om te financieren dan een locatie in een goedkope omgeving.

Een gecentraliseerde functie lijkt op een gedeelde servicefunctie, maar is gebaseerd op het verminderen van de kosten van de functie in plaats van een functie te gebruiken die gericht is op het verbeteren van de klantenservice.

In een onderzoek van de Shared Services en Business Process Outsourcing Association (SBPOA) werden tien gebieden geïdentificeerd waar gedeelde diensten het meest populair waren. Deze waren - Betaalbare rekeningen 83%, Algemene boekhouding 65%, Vaste activa 57%, Vorderingen 56%, Loon 55%, Reizen en uitgaven 50%, Financieel verslag 48%, Personeelszaken 44%, Credit en collectie 43%, en Helpdesk functie 39%.

Risico's van gedeelde diensten

Hoewel er veel voordelen zijn voor het aannemen van een shared services-functie, zijn er soms problemen voor bedrijven na een dergelijke verhuizing.Enkele redenen waarom een ​​gedeelde dienstfunctie kan vallen, zijn onder meer: ​​

• Gebrek aan kosten - Als er een volledige kostenmeting niet is afgerond, kunnen de kostenverlagingen die door de implementatie van de shared service-functie worden verwacht, grof zijn overschat.
• Gebrek aan documentatie - Om een ​​gedeelde servicefunctie succesvol te maken, moeten de processen volledig gedocumenteerd zijn zodat de gedeelde diensten alle informatie hebben die zij nodig hebben om de nodige functies uit te voeren.
• Gebrek aan leidinggevendheid - Veel gedeelde dienstfuncties zijn niet succesvol zoals verwacht, omdat ze het nodige leiderschap hebben om belangrijke beslissingen te nemen.

Outsourcing Shared Services

Als een gedeeld servicemodel is besloten, is het mogelijk om de shared service-functie uit te besteden aan een derde. De outsourcing bedrijf die de shared service functie zal uitvoeren zal moeten akkoord gaan met de service level overeenkomst.

De uitbesteding van gedeelde diensten is succesvol wanneer er een executive management-inkoop is wanneer de processen in de onderneming gestandaardiseerd zijn en de omvang van de functie is duidelijk gedefinieerd.

De meest populaire gedeelde dienstfunctie die uitbesteed is, is Payments Payable. Andere gedeelde diensten die vaak worden uitbesteed zijn onder meer IT, Belastingdiensten en Werknemersvoordelen.

Bijgewerkt door Gary Marion, Logistiek en Supply Chain Expert.