Als een accountant bij uw bedrijf komt - bent u klaar?

Iedereen in het bedrijfsleven weet over IRS-audits, maar uw bedrijf kan worden geïnspecteerd of gecontroleerd door lokale, staats- en federale agentschappen en afdelingen voor een groot aantal zaken:

• Local Authorities , voor brandinspecties, bouwcodes, gezondheids- en veiligheidskwesties, en eventuele overtredingen van de Amerikanen met een handicapwet
• Staatsbureaus , voor de verkoopbelasting, bedrijfsregistratie en werkgelegenheidskwesties
• Federale agentschappen, > inclusief OSHA, de ADA, de afdeling Loon en Uur, en immigratie / douane (ICE).

Hier is een lijst van staats- en federale agentschappen die uw bedrijf kunnen inspecteren of inspecteren.

Soorten audits en inspecties

Sommige agentschappen moeten

• uw bedrijf inspecteren wanneer het wordt geopend. Dit zijn typisch lokale bedrijven zoals de afdeling gezondheidszorg of bouwafdeling. Enkele agentschappen
• inspecteer regelmatig . Lokale brand- en gezondheidsinspecteurs komen meestal op een roterende schema. Sommige agentschappen kunnen
• zonder reden op uw bedrijf zonder aankondiging komen . OSHA is een van die agentschappen. Sommige agentschappen komen
• in reactie op een klacht van een werknemer of klant of andere persoon. Immigratie-inspecteurs, ADA-inspecteurs en OSHA-inspecteurs reageren op klachten van een werknemer of klant. IRS-accountants of staatslastenbelastingrevisoren kunnen komen op een klacht van een onafhankelijke aannemer.

Voorbereid worden voor een controle of inspectie

Maak tijd voor het voorbereiden op mogelijke audits of inspecties:

Maak een lijst van mogelijke agentschappen

• die uw specifieke zaken kunnen inspecteren. Inclusief agentschappen die kunnen optreden als gevolg van de specifieke aard van uw bedrijf. Bijvoorbeeld, op voedsel gebaseerde bedrijven zou een gezondheidsinspecteur kunnen zijn. Ken uw rechten
• voor elk type inspectie. Kan u de inspecteur vragen om later terug te keren, wanneer het voor u handiger is? Heeft u het recht om de inspecteur of de auditor te begeleiden? Ga zitten met uw advocaat
• en bespreek uw rechten en verantwoordelijkheden tijdens deze audits en inspecties. Zet procedures
• voor u en uw medewerkers om te volgen wanneer een inspecteur of auditor opduikt en uw personeel trainen in wat u moet doen. Het kan een goed idee zijn om deze processen ergens in een notitieboek te plaatsen.

Besluit wie moet worden meegedeeld

• wanneer een inspecteur aankomt. Wat moet uw personeel doen als u niet beschikbaar bent? Wie is er nu aan de leiding? Moet uw advocaat worden gemeld en wanneer? Controleer uw bedrijfsgegevens
• die betrekking hebben op deze inspectie om ervoor te zorgen dat ze accuraat, compleet en in overeenstemming zijn met de wet. Bijvoorbeeld, een federale of staatsloon- en uurinspecteur wil tijdbladen of andere tijdopslagrecords zien. Het eerste ding dat u moet doen tijdens een inspectie of audit:

Wees vriendelijk en behulpzaam. Je houding moet zijn: "We willen de leugen gehoorzamen en het goede doen. Help ons weten wat dat is. Als er problemen zijn, willen we ze corrigeren."

Controleer de identiteit van de inspecteur

• en zorg ervoor dat de inspecteur het juiste papierwerk heeft, inclusief een warrant, indien nodig. False inspecteurs tonen soms aan dat ze proberen de werkgevers te intimideren om inspecties in te dienen, vervolgens boetes of boetes te betalen of om nalevingskits te kopen. Dan,
• zet je plan op zijn plaats. T
• ake foto's, of houd een logboek van de inspectie of audit. Volg de inspecteur of vraag of u bij de controle kunt zitten. Voltooi niets
• . Als u een vraag wordt gesteld, antwoord het dan. Voeg niets aan uw antwoord toe. Op het einde van de controle of inspectie,
• vraag om een ​​review. De meeste inspecteurs of auditors zullen zich niet aan iets specifiek voorleggen, maar ze zouden je een algemeen idee moeten geven over of er schendingen waren en wat je later zou verwachten. Na een controle of inspectie

Als er schendingen door de inspecteur zijn aangevochten, heeft u het recht op een

beroepsproces. Hoe deze stap wordt behandeld hangt af van het specifieke agentschap. Als vervolg dient elk agentschap u een schriftelijk verslag van schendingen te verstrekken, of deze corrigeren en hoe en welke boetes en sancties worden opgelegd. Op dit moment zal u waarschijnlijk contact opnemen met uw advocaat om een ​​reactie te bespreken.

Als er geen overtredingen zijn van de inspectie, spreek met je medewerkers wat goed gegaan, wat je hebt gehoord of gezien, en wat je de volgende keer beter kan leren.

Voor bijna elk bedrijf is er een volgende keer.